Comunicação Efetiva- Essencial para sua carreira

Dicas para uma comunicação efetiva na sua empresa

Nos últimos anos muito se fala sobre carreira e sobre como obter um melhor desempenho dos profissionais. As empresas estão exigindo cada vez mais de seus colaboradores e é essencial que estes invistam em aprimoramento constante. 

Neste sentido, é preciso que estes profissionais considerem que um fator importante para o crescimento e relacionamento na carreira é a comunicação. Indivíduos com facilidade para se comunicar obtêm maiores oportunidades de serem contratados por grandes empresas, já que as habilidades de comunicação tanto verbal, como não verbais, são muito importantes ao sucesso de toda organização bem como de seus profissionais.

Fato este justifica o ato de algumas empresas investirem em treinamentos para que os seus colaboradores aprendam, cada vez mais, como se comunicar com eficácia e praticidade. Assim, uma comunicação efetiva representa muito mais do que ter boas conversas e um bom relacionamento interpessoal com colegas e superiores, ou ainda de saber fazer relatórios escritos e mandar e-mails.

Uma boa comunicação tem benefícios, que se mostram na forma como os colaboradores se comunicam com os clientes, colegas, líderes, fornecedores e parceiros de negócios. Portanto, além de ajudar na harmonização do ambiente, cuidar deste elemento essencial também traz excelentes resultados de curto, médio e longo prazo à organização e aos seus membros.

Por esta razão, hoje vou abordar este tema tão relevante, que é essencial, não só para a sua carreira, mas também para o sucesso de todo e qualquer tipo de negócio existente no mercado atualmente. Continue esta poderosa leitura e confira!

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O que é comunicação efetiva?

A comunicação efetiva é uma competência necessária a todo ser humano, principalmente no mundo em que vivemos, pois as empresas dão cada vez mais valor a isso. E cada vez mais os profissionais estão mais conscientes da importância da boa comunicação, buscando aperfeiçoá-la continuamente. 

Cursos e programas com o intuito de melhorar a comunicação no dia a dia e eliminar, por exemplo, o medo de falar em público são muito procurados por executivos. E estes líderes já se deram conta de que a habilidade de se comunicar é uma alavanca para a carreira. 

Os cinco estágios da comunicação

Em todo relacionamento é essencial a comunicação e algumas fases dela precisam ser seguidas para melhorar os resultados na sua carreira e também na empresa. 

Veja quais são os cinco estágios da comunicação a seguir:

Estágio 1 – Comunicação Básica

Neste estágio estão os cumprimentos, a conversação formal e também superficial. Esse nível é executado por todo nós, quando entramos na empresa e saudamos todo mundo com um “bom dia” ou “olá”. Ele é básico, porque não gera comprometimento, aproximação ou outro tipo de relacionamento.

Estágio 2 – Comunicação de Rotina

Neste momento há uma troca de informações que podem ou não ser seguidas de comentários pessoais. Após a saudação inicial se propõe um breve diálogo. Esse é um estágio comum nas empresas, bastante utilizado pelo departamento administrativo, por exemplo.

Estágio 3 – Comunicação das Ideias

Aqui tem o início da liberdade, onde os membros da organização se arriscam na exposição de seus próprios pensamentos e opiniões. É um estágio em que o profissional começa a se sentir mais solto para fazer suas ponderações sobre o tema discutido. Ao chegar neste nível de comunicação, a pessoa está mais propensa ao crescimento profissional, pois expõe com mais facilidade suas ideias.

Estágio 4 – Comunicação Efetiva

A comunicação começa a atingir um nível gerencial, em que as decisões passam a ser elaboradas de modo consistente. As pessoas se comunicam de forma mais clara, com a voz mais branda, o peso da autoridade está condicionado não ao poder e sim à responsabilidade das decisões expostas.

Estágio 5 – Comunicação por Resultados

Um nível de conhecimento aliado à uma grande expertise, histórico de mercado, empresas e de produtos são relevantes. Profissionais nesse estágio estão normalmente envolvidos em reuniões e o tempo é um bem precioso, por isso, utiliza-se o nível 1 e 2 com a maioria da empresa, dedicando-se e atendo-se a profissionais de nível 3 e 4.

O poder da comunicação efetiva

A tarefa do líder é conseguir melhorar a empresa nos diversos estágios de comunicação, proporcionando assim, condições de crescimento e comprometimento, para que cada profissional possa superar seus limites.

Assim, um profissional pode ser altamente capacitado, mas se ele não souber se comunicar de maneira efetiva, provavelmente terá mais dificuldades de obter boas oportunidades. 

É importante esclarecer, que quando falo sobre saber se comunicar, não estou me referindo a pessoas extrovertidas e que falam muito, pois indivíduos tímidos também podem ser ótimos comunicadores. 

A comunicação efetiva é aquela em que o indivíduo sabe filtrar e organizar as informações que deve repassar e escolhe o canal ideal a ser utilizado, para transmitir a sua ideia. Ou seja, se pessoalmente, por e-mail, telefone ou videoconferência, por exemplo.

Todo ser humano comunica de alguma maneira. A diferença é que algumas pessoas se comunicam melhor do que outras. Pesquisas mostram que bons comunicadores são mais bem preparados para serem empreendedores de sucesso, recebem remunerações maiores, têm melhor autoestima e até casamentos mais duradouros.

Além destes benefícios, existem outros que tornam a comunicação efetiva algo verdadeiramente poderoso na vida, carreira e empresa de uma pessoa. Confira abaixo quais são eles:

Equipe Mais Unida

Quanto mais as pessoas se comunicam de forma aberta e franca, mais elas criam um laço de conforto e segurança. Em se tratando de membros de um mesmo setor da organização, isso é importante, porque os une, transformando-os em uma equipe unida, com objetivos em comum.

Evita Mal-Entendidos

Quando a comunicação é falha, abre-se espaço para conflitos e mal-entendidos. Este tipo de situação não é nada positiva dentro de uma empresa e pode causar a desunião da equipe. Com uma comunicação positiva muitos conflitos são evitados.

Melhora na Tomada de Decisões

Quando todos os colaboradores dentro da organização se comunicam com eficácia, o gestor sempre sabe de problemas que estão acontecendo ou de algo que está dando certo. Dessa forma, é possível tomar decisões muito mais acertadas, baseadas nas informações dadas por quem vive o dia a dia da empresa de perto.

Delegação Mais Eficaz

Saber delegar funções é fundamental para que nenhuma atividade importante seja deixada de lado ou realizada sem a atenção necessária. Com uma comunicação eficiente, a delegação é completa e inclui o que é preciso fazer e como deve ser feito. Assim as chances de a atividade ser realizada com sucesso se tornam muito maiores.

Fluxo de Comunicação Circular

Quando a comunicação é eficiente, o modelo escolhido pode ser o circular, que é aquele em que as informações são passadas para todos os níveis da organização, sem seguir padrões tradicionais. Esse modelo é muito mais moderno e ideal para o momento atual, em que as empresas estão dando muito mais liberdade para seus colaboradores tomarem decisões e se desenvolverem.

A comunicação efetiva no trabalho é essencial para que os colaboradores estejam em sintonia, além de ser interessante para que se possa buscar um mesmo ideal, ou seja, mesmas metas e objetivos, que é o sucesso da organização e dos seus profissionais e, obviamente, a satisfação dos seus clientes.

Dicas para ter uma comunicação verdadeiramente efetiva

Como em qualquer âmbito, a efetividade na comunicação exige prática e foco constante para o seu desenvolvimento. Não é necessário ser líder de empresa ou falar para grandes públicos para se comunicar bem, basta fazer de cada interação uma oportunidade de melhoria pessoal e profissional. Ou seja, o essencial é verdadeiramente praticar.  

O que essas pessoas fazem de diferente é colocar alguns conceitos simples em prática, mas que têm enorme peso na transformação das relações humanas.

Abaixo compartilho uma lista de algumas dicas a se seguir para uma comunicação efetiva. Confira:

• Vá direto ao ponto

A primeira dica não poderia ser outra, pois ir direto ao ponto envolve mais do que objetividade. Antes de começar a se expressar você precisa saber claramente qual é o ponto aonde quer chegar. 

Digamos que uma tarefa esteja lhe sobrecarregando e você deseje comunicar isso a um superior. Qual é a solução esperada para resolver isso? Falar de forma direta e clara, para que juntos vocês possam chegar à um solução de seja benéfica para ambos. 

• Utilize a persuasão positiva

Em seu clássico livro, “Como Fazer Amigos e Influenciar Pessoas”, Dale Carnegie traz diversas técnicas de como utilizar a persuasão para ser entendido e, sobretudo, atendido. O autor mostra como a influência pode ser algo positivo quando aproxima as pessoas, como ao fazer o outro se sentir importante para que se torne mais receptivo à sua mensagem.

• Tenha conhecimento do que fala

Poucas coisas enfraquecem mais um debate do que achismos. Em reuniões, isso pode representar perdas de grandes oportunidades. Então se prepare para diferentes situações, amplie seu conhecimento técnico na área de atuação, leia fontes confiáveis e refine seus argumentos constantemente. E se em alguma circunstância você não tiver certeza de algo, é melhor deixar claro que não sabe. 

• Reflita bem sobre suas palavras

A escolha criteriosa das palavras é fundamental por dois motivos: dar um sentido exato à mensagem e respeitar as outras pessoas. Muitas expressões antes eram comuns, hoje já não são mais aceitáveis em ambientes de trabalho ou em quaisquer outras situações, por serem desrespeitosas, como as relacionadas a gênero, cor, religião etc.

• Ouça as pessoas

Comunicação é conexão. Ao comunicar, você cria um canal de mão dupla e deve prestar tanta atenção no outro quanto em si. Muitos conflitos podem ser evitados com o simples hábito de pressupor menos e perguntar mais. Ouça o outro lado, procure entender o que o leva a pensar ou agir desta ou daquela forma e responda com um argumento de acordo. 

• Pratique a empatia

Colocar-se no lugar das outras pessoas é mais um sinal de inteligência emocional e de respeito ao próximo. É tirar o foco de si e fortalecer sua relação com o outro, evitando a passividade ou a agressividade excessivas. Além disso, quando se parte do que mais interessa à outra parte, o seu lado é mais facilmente aceito.

• Preste atenção ao próprio corpo

Muito da comunicação ocorre em um contexto não verbal. Mesmo que tenha domínio sobre o que fala e meça bem cada palavra, seus gestos e seu tom de voz podem contradizer você. Manter a postura e a voz calma, mas firme, reforça seu poder de persuasão.

• Escolha o momento certo

Quando se tem empatia pelo outro e conhecimento de si, cria-se uma sensibilidade para avaliar o melhor momento de se manifestar. Afinal, a ideia certa na hora errada pode ser ignorada ou perdida. Às vezes é preciso ceder a fala a outra pessoa até que ela termine, noutras é necessário dar tempo para acalmar os ânimos — só a interpretação correta do contexto poderá dizer.

Comunicar-se efetivamente na íntegra é…

• Conseguir passar as informações de forma clara e checar se quem as recebeu compreendeu exatamente aquilo que foi pretendido dizer. Peça para que a pessoa repita, com suas próprias palavras, qual foi a compreensão do que foi dito. Faça o mesmo quando de maneira inversa, ou seja, quando for você a pessoa que recebeu a mensagem. Diga com as suas palavras o que entendeu do que ouviu. Uma das maiores causas de mal-entendidos é o ruído nesta comunicação.
• Preparar-se antecipadamente para dizer aquilo que você quer comunicar. Isso fará com que fique mais seguro e lhe permitirá encontrar a melhor maneira de organizar seu pensamento, a fim de atingir o objetivo da sua comunicação. 
• Tentar ser natural. Preparar o que dizer não significa deixar de ser espontâneo. Você precisa ter em mente os principais aspectos da sua comunicação, mas não precisa agir como se estivesse seguindo um roteiro de cinema.
• Estar atento à linguagem não verbal do seu interlocutor enquanto ele fala. Tanto o corpo quanto a expressão facial não mentem e expressam o que está se passando dentro da pessoa. Tente ser simples e objetivo em sua fala. Procure sempre se colocar no lugar do outro. Ao realizar tal ação você amplia a sua percepção sobre o assunto em questão.
• Observar as reações assim que efetivar sua comunicação. O feedback recebido é uma excelente maneira de saber se está sendo efetivo, ou não. Além disto, saiba que a única maneira de fazer com que alguém faça o que você quer é despertando na outra pessoa o desejo de fazê-lo. Mostre apreciação pelas pessoas, valorize suas qualidades e dê a cada o mesmo tratamento que gostaria de receber.

No mercado de trabalho, entre amigos ou mesmo em casa, quanta coisa é dita sem haver de fato uma conexão? Quantas vezes entendemos ou somos entendidos de forma até contrária ao que foi pretendido? A resposta para essas questões se resume a uma afirmação: nem toda comunicação é efetiva. A efetividade é uma competência que precisa ser realmente desenvolvida. 

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Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.

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