Use seu email corporativo de maneira eficiente

Email corporativo

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Os e-mails são importantes ferramentas de trabalho e, por isso, manter sua caixa organizada é fundamental para executar suas atividades de forma eficiente.

Uma caixa de e-mails ordenada facilita a visualização de mensagens importantes, permite excluir o que não é relevante e evita erros.

Utilizar essa ferramenta no trabalho proporciona maior credibilidade à companhia e ajuda a aumentar o contato com clientes e fornecedores. Isso porque, nesse tipo de conta, depois da arroba aparece o nome da firma, evitando que os destinatários confundam a mensagem com vírus ou spams. Contudo, para evitar erros comuns e, desse modo, otimizar seu tempo, é necessário saber utilizar esse serviço. Confira algumas dicas para fazer um bom uso do e-mail empresarial:

 Verifique seus e-mails diariamente

Ao chegar no trabalho, verifique seus e-mails e responda-os antes de fazer qualquer atividade.

Isso ajudará a identificar quais atividades serão prioridades, além de evitar que você deixe mensagens importantes passarem despercebidas em meio a tantos e-mails misturados.

Organize suas mensagens

Outra dica importante é organizar seus e-mails. O Gmail, por exemplo, oferece a opção de criar pastas que facilitam o tagueamento e separação de mensagens de acordo com o assunto, empresa ou projeto.

Os marcadores e submarcadores ajudam a organizar melhor sua rotina, além de auxiliar a separar e-mails importantes e simplifica a procura de mensagens antigas.

Atenção ao redigir um e-mail

É importante lembrar que um e-mail dentro do ambiente organizacional é um documento importante e tudo o que for redigido ficará registrado. Por isso, evite o uso de seu e-mail corporativo para assuntos pessoais.

Quando for redigir uma nova mensagem, procure escrever o assunto de maneira clara e objetiva e use saudações que demonstram respeito, como “prezado”, “bom dia” e “atenciosamente”. Procure ser bem claro em suas mensagens para que seu cliente e colaboradores não fiquem confusos com as informações.

Se realmente precisar escrever um texto mais longo, procure utilizar os marcadores de tópicos que ajudam na organização de ideias e facilitam a leitura.

Insira os destinatários somente quando terminar de redigir seu e-mail, isso evitará que a mensagem seja enviada sem conclusão.

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Seja profissional

A conta corporativa é empregada para a comunicação no meio profissional. Por isso, deve-se evitar o envio de mensagens particulares por meio dela. É recomendável que cada colaborador, quando for necessário, tenha um correio eletrônico pessoal e outro corporativo para livrar-se de constrangimentos e até de demissão por justa causa.

Tenha cuidado com a escrita

Não tenha pressa em enviar uma mensagem, pois um erro gramatical pode causar transtornos. Faça a correção do texto algumas vezes, atentando-se à grafia das palavras e à clareza do recado que se pretende transmitir, e selecione apenas as pessoas às quais o assunto realmente interessa.

Lembre-se de que o e-mail é um documento

Cada e-mail trocado nesse tipo de conta profissional é um documento. Sendo assim, procure arquivar todas as mensagens importantes para não perdê-las. Além disso, não repasse e-mails de trabalho para amigos ou ex-funcionários, visto que essa atitude pode causar vazamento de informações relevantes e sigilosas da empresa.

Com essas simples atitudes, o e-mail corporativo será usado de modo mais eficiente. Isso irá gerar um aumento na produtividade da equipe, possibilitar o arquivamento de mensagens que podem ser úteis no dia a dia e ajudar os funcionários novatos a conhecerem o histórico de trabalhos já realizados pela companhia.

 

Aproveite as dicas e bom trabalho!

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Sobre o autor

Autor

José Roberto Marques

José Roberto Marques é presidente do IBC, Master Coach Senior e Trainer. Um dos pioneiros em Coaching no Brasil, com mais de 25 anos de experiência em treinamento e desenvolvimento humano. Fundador e também presidente da Editora IBC, possui diversas obras publicadas. É professor convidado da Universidade de Ohio. Como Coach atende CEO’s e líderes de grandes organizações.

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