Confira um guia para uso do seu email corporativo.
Os e-mails são importantes ferramentas de trabalho e, por isso, manter sua caixa organizada é fundamental para executar suas atividades de forma eficiente. Uma caixa de e-mails ordenada facilita a visualização de mensagens importantes, permite excluir o que não é relevante e evita erros. Para ter uma rotina de trabalho mais bem organizada, é interessante ter uma conta corporativa, ou seja, exclusiva da companhia.
Um e-mail com domínio próprio da empresa oferece mais credibilidade para realizar contatos, especialmente a primeira interação. Contudo, mesmo havendo uma conta exclusiva para uso empresarial, há profissionais que não conseguem geri-la adequadamente, perdendo a eficiência.
Entender qual é a melhor maneira de organizar as mensagens, o melhor momento para respondê-las e como evitar o acúmulo de tópicos irrelevantes é decisivo. No artigo a seguir apresentaremos algumas dicas de como usar o e-mail corporativo de forma mais eficiente. Assim, será possível aumentar a sua produtividade e diminuir o seu estresse com mensagens indesejadas. Vamos começar?
E-mail corporativo: 7 dicas de como usar de maneira eficiente
Utilizar essa ferramenta no trabalho proporciona maior credibilidade à companhia e ajuda a aumentar o contato com clientes e fornecedores. Isso porque, nesse tipo de conta, depois da arroba aparece o nome da firma, evitando que os destinatários confundam a mensagem com vírus ou spams.
Contudo, para evitar erros comuns e, desse modo, otimizar seu tempo, é necessário saber utilizar esse serviço. Essa compreensão de uso deve ser tanto do ponto de vista técnico da plataforma quanto do bom uso profissional.
Confira algumas dicas para fazer um bom uso do e-mail empresarial:
1. Verifique seus e-mails diariamente
Ao chegar ao trabalho, verifique seus e-mails e responda-os antes de fazer qualquer atividade. Isso ajudará a identificar quais atividades serão prioridades, além de evitar que deixe mensagens importantes passarem despercebidas em meio a tantos e-mails misturados.
No início da jornada de trabalho é mais natural ter maior atenção aos pequenos detalhes. Então, ao definir a organização do seu tempo reserve meia hora para abrir e responder e-mails no começo do expediente. No decorrer do dia, é interessante conferir se respostas chegaram ou até novas demandas.
2. Organize suas mensagens
Outra dica importante é organizar seus e-mails. O Gmail, por exemplo, oferece a opção de criar pastas que facilitam o tagueamento e separação de mensagens de acordo com o assunto, empresa ou projeto. Os marcadores e submarcadores ajudam a organizar melhor sua rotina, além de auxiliar a separar e-mails importantes e simplificar a procura de mensagens antigas.
Se a sua empresa tem um setor ou pelo menos um profissional da área de Tecnologia da Informação (TI) é válido investir no desenvolvimento ou adaptação de plataformas de e-mail. Entender como os profissionais da companhia irão utilizar o e-mail corporativo é decisivo para adaptar a plataforma aos usos desejados.
3. Atenção ao redigir um e-mail
É importante lembrar que um e-mail dentro do ambiente organizacional é um documento importante e tudo o que for redigido ficará registrado. Por isso, evite o uso de seu e-mail corporativo para assuntos pessoais. Afinal, você não quer atrelar assuntos particulares ao ambiente corporativo.
Quando for redigir uma nova mensagem, procure escrever o assunto de maneira clara e objetiva. Use saudações que demonstram respeito, como “prezado”, “bom dia” e “atenciosamente”. Procure ser bem claro em suas mensagens para que seu cliente e colaboradores não fiquem confusos com as informações.
Se realmente precisar escrever um texto mais longo, procure utilizar os marcadores de tópicos que ajudam na organização de ideias e facilitam a leitura. Um texto longo que não faz a separação dos itens por tópicos pode acabar sendo lido sem grande atenção.
Sendo assim, tenha o cuidado de destacar os pontos mais relevantes. Insira os destinatários somente quando terminar de redigir seu e-mail, isso evitará que a mensagem seja enviada sem conclusão.
4. Seja profissional
A conta corporativa é empregada para a comunicação no meio profissional. Por isso, deve-se evitar o envio de mensagens particulares por meio dela. É recomendável que cada colaborador, quando for necessário, tenha um correio eletrônico pessoal e outro corporativo para livrar-se de constrangimentos e até de demissão por justa causa.
Algumas empresas usam sistemas que impedem que os profissionais acessem páginas de e-mails pessoais ou redes sociais. Talvez, essa não seja a medida mais interessante, pois eventualmente o profissional pode ter algum assunto pessoal para resolver. A construção de uma relação de confiança entre colaboradores e lideranças é determinante e evita esse tipo de situação.
5. Tenha cuidado com a escrita
Não tenha pressa em enviar uma mensagem, pois um erro gramatical pode causar transtornos. Faça a correção do texto algumas vezes, atentando-se à grafia das palavras e à clareza do recado que se pretende transmitir, e selecione apenas as pessoas às quais o assunto realmente interessa.
Também é importante ter atenção a possíveis ambiguidades, o texto pode estar gramaticalmente correto, mas ser incompreensível. Sendo assim, leia e releia a mensagem para ter certeza de que os destinatários entenderão exatamente o que você está tentando dizer.
6. Lembre-se de que o e-mail é um documento
Cada e-mail trocado nesse tipo de conta profissional é um documento. Procure arquivar todas as mensagens importantes para não perdê-las. Além disso, não repasse e-mails de trabalho para amigos ou ex-funcionários, visto que essa atitude pode causar vazamento de informações relevantes e sigilosas da empresa.
Outro ponto relevante é excluir e-mails de ex-funcionários do seu e-mail corporativo. Assim você evita enviar mensagens por engano para contas que talvez possam ser acessadas por pessoas que não fazem mais parte da equipe. Fazer essa limpeza de contatos de tempos em tempos é importante.
7. Faça limpezas de e-mails antigos
Por fim, recomendamos que os usuários de e-mails corporativos tenham o hábito de fazer limpezas recorrentes. Algumas plataformas apresentam mau funcionamento se estão sobrecarregadas, então é válido eliminar e-mails desnecessários. Quando tiver um tempo sobrando, elimine os e-mails mais antigos e que não terão mais relevância para os projetos atuais.
Ao fazer esse tipo de limpeza você pode até mesmo se dar conta de ciclos que foram concluídos ao longo de todo o período em que atua na companhia. Mas, não se esqueça de que o e-mail corporativo é também um arquivo, então deixe armazenadas mensagens que funcionam como comprovação de acordos, por exemplo. No dia a dia de uma empresa é importante ter a documentação para usar como fonte de eventuais consultas.
E-mail corporativo: um grande aliado
Com essas simples atitudes, o e-mail corporativo será usado de modo mais eficiente. Isso irá gerar um aumento na produtividade da equipe, possibilitar o arquivamento de mensagens que podem ser úteis no dia a dia e ajudar os funcionários novatos a conhecerem o histórico de trabalhos já realizados pela companhia.
Uma dica bônus diz respeito a oferecer orientações a respeito do bom uso do e-mail corporativo para novos colaboradores. Pode ser um material gráfico com as informações do que pode ou não ser feito, por exemplo. Palestras e até mesmo orientações de colegas mais experientes também são bem-vindos. O e-mail corporativo é um canal comunicativo interno e externo da empresa, então preservá-lo é determinante.
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Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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