Como fazer análise de valor agregado em projetos e quais suas vantagens

A análise de valor tem como objetivo reduzir os gastos e custos da empresa.

A análise de valor tem como objetivo reduzir os gastos e custos da empresa.

Análise de valor, também chamada de AV, nada mais é do que uma junção de esforços e técnicas utilizadas com o intuito de diminuir gastos e custos de produtos, serviços, projetos ou qualquer tipo de processo.

O objetivo principal desta ferramenta é resolver problemas e baratear produtos ou serviços sem comprometer sua qualidade, características, técnicas e funções.

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O termo surgiu durante a Segunda Guerra Mundial, quando houve a necessidade de descobrir recursos alternativos com um custo inferior que pudessem substituir os que estavam sendo utilizado na época, devido à escassez causada pela guerra. Isso sem prejudicar a qualidade dos materiais que eram produzidos.

Com o tempo o termo foi sendo aplicado nas empresas de diferentes portes e segmentos como uma forma de reduzir gastos, administrar despesas e investimentos, além de promover melhorias em todos os processos administrativos.

A partir daí surgiu o termo análise do valor agregado que nada mais é do que o controle de recursos e orçamentos de projetos organizacionais. É uma forma de controlar melhor todos os custos de qualquer projeto que uma empresa necessite realizar.

Trata-se de uma análise precisa sobre o valor agregado, isto é, o valor do projeto realizado em comparação com todos os custos gastos no projeto dentro de um prazo determinado. Ou seja, o orçamento que foi planejado gastar em relação ao que realmente foi gasto.

Como fazer uma análise de valor agregado

 

Antes de fazer uma análise de valor agregado em projetos é importante avaliar três elementos:

·         Valor Planejado

Trata-se do valor do orçamento de todos os gastos e despesas com as atividades ou projeto que serão feitos.

·         Valor agregado

Trata-se da soma de todos os custos planejados para o projeto até o momento.

·         Custo real

Trata-se da soma de todos os custos já gastos até agora.

A partir daí a análise é feita em 5 fases:

  1. Detalhamento de tudo o que o projeto deve conter;
  2. Determinação de todos os prazos para a conclusão do projeto;
  3. Definição de todos os orçamentos que serão gastos na execução do projeto;
  4. Elaboração da relação dos custos de cada uma destas três etapas do projeto;
  1. Acompanhamento e conclusão do projeto através de indicadores;

Vantagens da análise de valor agregado

 

Confira algumas das vantagens que uma análise de valor agregado pode oferecer para as empresas:

Mensuração de performances – Bons indicadores de desempenho contribuem para tornar o negócio mais competitivo, afinal, auxiliam na tomada de decisões mais ágeis e certeiras. Os indicadores podem estar relacionados a diversos aspectos internos, como a satisfação dos clientes, o crescimento da empesa ou o retorno financeiro de projetos. Por isso, é necessário entender os mais importantes e saber como aplicá-los em cada departamento.

Melhor controle de gastos e custos corporativos – Um bom controle de gastos empresarias é fundamental para o sucesso de todo empreendimento. E o contrário pode ser dito: uma empresa que não controla corretamente os seus gastos pode enfrentar muitas dificuldades financeiras e isso refletirá no negócio como um todo. A falha, em grande parte dos casos e principalmente em micro e pequenas empresas, está objetivamente na falta de controle, de gestão. Ou seja, os gastos existem, os sócios e gestores têm conhecimento de sua relevância, mas há gargalos no que diz respeito ao controle dessas saídas de dinheiro.

Melhora de desempenho nos projetos realizados – identificar onde estão os pontos de melhorias. Esses pontos podem estar relacionados a correta estruturação das receitas, custos e despesas; na identificação e controle; no registro correto das informações ou talvez no uso das informações registradas para realizar boas análises. Métricas totalmente calculáveis e adaptáveis ao tipo de negócio da empresa; Dados palpáveis; Decisões mais assertivas e direcionadas; Previsão precisa de possíveis problemas empresariais;

Análise de resultados – Em resumo, podemos dizer que existem algumas informações básicas que podem te ajudar na hora de analisar o seu negócio. São fatores de grande importância: Realizar um bom controle e registro das informações (receitas, custos e despesas); Ter um bom fluxo de informações gerenciais; Realizar uma interpretação e análise assertiva dos gastos; Tomar as melhores decisões; Acompanhar bem os planos de melhorias. O controle e registro de informações permite que os gestores tomem decisões mais assertivas. Afinal, irão basear suas providências de acordo com dados e não achismos. Muitas vezes, quando a empresa não possui controle nenhum, é comum que os resultados sejam piores do que os esperados. Mas o melhor é encarar a realidade e tentar recuperar a situação enquanto é tempo.

O que é Gestão de Valor Agregado?

Veja quais os benefícios de aplicar esta abordagem:

1 – Contribuição para tomadas de decisão mais eficazes

É igualmente válido acrescentar à lista de benefícios que a Gestão de Valor Agregado também viabiliza um processo de tomada de decisão mais assertivo. Isso porque, através de alguns dados, é possível antever os valores que serão gastos, se é preciso fazer alguma modificação com relação ao cronograma.

2 – Planejamento e execução do projeto

É necessário que o projeto seja bem planejado e executado, pois o gerenciamento das informações é essencial para a Gestão de Valor Agregado. Dados imprecisos e incorretos podem dar às análises, por exemplo, um sentido totalmente equivocado.

3 – Funcionalidade em empresas colaborativas e com boa comunicação

A Gestão de Valor Agregado envolve, rotineiramente, coletar, sintetizar, analisar e divulgar informações sobre os projetos de baixo para cima. É uma metodologia que requer uma coordenação eficaz e uma boa comunicação em toda a organização, pois os dados precisam ser coletados em tempo útil.

4 – Ajuda a complementar outras técnicas e metodologias de gerenciamento de projetos

A Gestão de Valor Agregado é apenas mais um dos métodos utilizados para otimizar e tornar o gerenciamento de projetos mais eficaz. Combinada a outras técnicas, ela costuma ser bem mais eficiente no controle de custos, por exemplo.

5 – Importante apoio da diretoria da empresa

A Gestão de Valor Agregado é melhor aceita e usada mais facilmente quando suportada pelo alto escalão da empresa. A razão óbvia é que ela requer recursos para ser implementada.

Em projetos simples, a GVA pode ser implementada usando ferramentas prontamente disponíveis, como o Microsoft Excel, por exemplo. Já em projetos complexos, é necessário ter uma tecnologia mais sofisticada, contabilidade e apoio organizacional.

Além disso, independentemente do tamanho ou do tipo de projeto, a equipe precisará de treinamento na metodologia.

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Imagem: PORTRAIT IMAGES ASIA BY NONWARIT / Shutterstock

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