Quem é empresário ou empreendedor precisa estar sempre atento a tudo que envolve seus negócios, pois isso lhe permite tomar decisões cada vez mais assertivas, para manter a empresa sempre competitiva no mercado em que atua.
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Diante disso, é fundamental elaborar estratégias que permitam, não só a empresários e empreendedores, mas também a seus líderes, gestores e demais colaboradores de suas empresas a realizarem ações que sejam resolutivas, no sentido de minimizar ao máximo os erros que acontecem nos processos organizacionais.
Pensando nisso, hoje vou abordar um assunto que vai trazer bastante esclarecimento e ajudar aos mais diversos tipos de empresários, no sentido de entenderem um pouco mais sobre um recurso altamente eficiente na minimização e até mesmo eliminação de erros e falhas que acontecem diariamente na empresa. Estou falando do Gráfico de Pareto. Confira:
O que é Diagrama de Pareto?
O gráfico de Pareto, também chamado de diagrama de Pareto, é uma ferramenta administrativa usada por empresas e organizações com o objetivo de identificar e enumerar problemas e erros que devem ser resolvidos, solucionados ou eliminados.
Como o próprio nome sugere, trata-se de um gráfico que dispõe a constância de erros e falhas em ordem crescente, por meio de um diagrama com colunas que enumera todos os problemas enfrentados pela empresa por ordem de prioridade — das mais complexas às mais simples. Isso permite que os gestores escolham e privilegiem as causas urgentes que precisam ser resolvidas, para que os negócios mantenham-se atuantes no mercado.
Esta metodologia foi criada por Vilfredo Pareto, um cientista e economista italiano que defende que 80% dos problemas são gerados por 20% das causas. De acordo com essa porcentagem, são os pequenos problemas e dificuldades que trazem resultados desastrosos aos negócios. Por isso, é essencial saber calcular a quantidade e a constância de cada crise ou obstáculo vivenciado no dia a dia organizacional, para entender a melhor maneira de lidar com cada um deles.
Quando Usar o Diagrama de Pareto
Qual o melhor momento que uma empresa deverá usar essa ferramenta? Sendo o Diagrama de Pareto uma excelente ferramenta para as tomadas de decisões das empresas, ele é útil em diversas situações pois ajuda o empresário a identificar quais devem ser as prioridades da gestão, a fim de acelerar os resultados. É indicado para:
• Verificar a frequência com que ocorrem falhas dentro da organização.
• Definir quais os problemas devem ser priorizados.
• Entender melhor a causa de cada falha.
• Apresentar dados de forma mais clara para outros membros da empresa.
Como fazer um Gráfico de Pareto?
Comece criando uma planilha de duas colunas, uma de motivos — onde serão listados todos os problemas e dificuldades que a empresa enfrenta diariamente — e outra de frequência, que apontará a regularidade com que cada problema acontece.
Exemplo: Reclamações de clientes – 50 vezes.
Elabore um diagrama contendo colunas (que representarão o percentual de cada problema) e linhas – que representarão o total da regularidade com que acontecem. Feito isso é possível avaliar o percentual de problemas e o percentual com que cada um acontece, indicando os problemas que são mais frequentes e quais devem ser priorizados.
Passo a passo para elaboração do Diagrama de Pareto
O primeiro passo para criar o diagrama é montar uma planilha, que é composta por 5 partes, que são: descrição das falhas, número de ocorrências, total de ocorrências, casos acumulados, porcentagem por falha e porcentagem acumulada. O processo pode ser todo realizado em programas de edição de planilhas, como o Excel. Veja como cada área deve ser preenchida:
Descrição das Falhas: Anote neste campo os problemas que pretende analisar por meio do diagrama. Exemplos: Faturamento incorreto, atraso na entrega, preço errado, produto avariado, etc. Posicione-os em ordem decrescente, começando pelas falhas mais frequentes.
Número de Ocorrências: Registre o número de ocorrências de determinado período de cada uma das falhas que anotou.
Total de Ocorrências: Some o total de ocorrências de todas as falhas registradas.
Casos Acumulados: Registre o total de ocorrências de cada problema.
Porcentagem Por Falha: Para chegar à porcentagem de cada falha, faça o seguinte cálculo: Some o total de ocorrências do período, de todas as categorias, e, então, divida o número de ocorrência de cada categoria por este valor.
Exemplo:
Total de Ocorrências: 300 casos
Atraso na entrega: 70 casos
70 / 300 = 0,23 = 23%
Porcentagem Acumulada: Repita o mesmo cálculo, porém considerando a quantidade de casos acumulados.
Após o preencher a planilha, o próprio Excel será capaz de gerar o diagrama, para que os dados fiquem mais claros para a análise. Dessa forma, o gestor poderá entender quais são as causas que estão gerando os maiores problemas e, assim, focar nas soluções certas. Isso permite que aconteça uma aceleração dos resultados, já que a empresa poderá concentrar os seus esforços naquilo que realmente importa.
10 Dicas importantes na construção do Diagrama de Pareto
- Realize uma reunião com a equipe para selecionar o tópico a ser avaliado. Por exemplo, podemos avaliar tipos de defeitos, custo de manutenção por equipamento, entre outros.
- Selecione um padrão de comparação com unidade de medida. Geralmente, utilizamos o custo ou frequência de ocorrência como medida de comparação.
- Especifique o período de tempo em que os dados serão coletados. Exemplo: Uma semana, um mês.
- Elabore uma planilha de dados, com as seguintes colunas: Categorias, Quantidades (totais individuais), Totais acumulados, Porcentagens, Porcentagens acumuladas.
- Colete os dados necessários para cada categoria. Exemplo: Defeito A ocorreu X vezes ou defeito C custou Y.
- Preencha a planilha de dados, listando as categorias em ordem decrescente com relação à unidade de comparação.
- Marque o eixo horizontal no lado esquerdo com a escala de zero até o total da coluna Quantidade da planilha de dados. Identifique o nome da variável representada neste eixo e a unidade de medida utilizada, caso seja necessário.
- Marque o eixo vertical do lado direito com uma escala de zero até 100%. Identifique este eixo como “Porcentagem acumulada”(%).
- Liste as categorias da esquerda para direita no eixo horizontal em ordem decrescente de frequência ou custo. Os itens de menor importância podem ser combinados na categoria “Outros”, que é colocada no extremo direito do eixo, com a última barra.
- Identifique cada intervalo do eixo horizontal escrevendo os nomes das categorias, na mesma ordem em que eles aparecem na planilha de dados.
- Construa um gráfico de barras utilizando a escala do eixo vertical do lado esquerdo. Para construir um gráfico de barras, acima de cada categoria, basta desenhar um retângulo cuja a altura representa a frequência ou custo daquela categoria.
- Construa a curva de Pareto marcando os valores da porcentagem acumulada acima e no centro ou lado direito do intervalo de cada categoria, e ligue os pontos por segmentos de reta.
De que forma esta ferramenta te ajuda na crise?
Nos últimos anos o nosso país tem passado por uma crise econômica, que fez com que diversas empresas, até mesmo de grande porte e multinacionais encerrassem suas operações e demitissem inúmeros funcionários. Trata-se de uma triste realidade, que infelizmente não pôde ser evitada e aumentou, de forma considerável, os números do desemprego no país.
Para as empresas que ainda mantêm suas portas abertas, a minha dica é que prestem atenção no que tem acontecido, não só externamente, mas também, e, principalmente, internamente, pois erros e falhas corriqueiros podem ser fatais para aqueles que não dão a devida importância a eles.
Assim, no contexto que enfrentamos atualmente, o Gráfico de Pareto se encaixa perfeitamente e pode ser bastante útil. Saiba como, a seguir:
Identifica as menores falhas, mas as mais nocivas
De acordo com o seu criador, uma das grandes funções do Gráfico de Pareto é lançar um olhar mais cuidadoso sobre aqueles erros e falhas que consideramos inofensivos, mas podem gerar transtornos grandiosos aos negócios.
Esta possibilidade é de extrema importância em um cenário de crise, já que, se utilizada a tempo, oferece a empresários a oportunidade de tomarem atitudes altamente resolutivas, no sentido de minimizar ou eliminar a ocorrência de tais erros, já que, como eu disse anteriormente, diante de uma crise econômica, qualquer cuidado é pouco e toda ação deve ser mais do que imediata, para encontrar soluções que contribuam para que a empresa mantenha-se de portas abertas.
Permite a realocação de recursos desperdiçados
Se erros e falhas estão acontecendo, talvez seja porque os recursos aos quais a empresa dispõe estejam sendo utilizados de maneira incorreta ou sendo, até mesmo, desperdiçados. Quando a crise é iminente ou chega a se instalar, é importante saber de que forma estes mesmo recursos podem ser realocados e melhor explorados, com o objetivo de fazer com que os problemas sejam resolvidos com maior assertividade.
Sendo assim, se você se identificou com esta realidade, a minha dica é que aplique o Gráfico de Pareto em sua empresa, buscando entender melhor o cenário em que ela se encontra e como os recursos físicos, financeiros e humanos estão sendo utilizados. Caso verifique que mudanças precisam ser implementadas, não hesite em fazê-las, pois a falta de ação, pode custar bem caro para você.
Orienta por onde começar
É normal ficarmos um tanto quanto perdidos quando enfrentamos qualquer tipo de crise em nossos negócios, não é mesmo?! Assim, a aplicação do Gráfico de Pareto neste momento permite que se tenha uma visão ampla sobre os problemas que mais estão afetando os negócios e como estes podem ser priorizados para que sejam resolvidos com assertividade.
Quando temos uma visão mais clara de onde podemos começar, é possível eliminar, um a um, os problemas mais urgentes, passando, em seguida, para aqueles mais fáceis de serem resolvidos.
Outras aplicações do Diagrama de Pareto
Na disciplina de ciência de sistemas, Joshua M. E. Epstein e Robert Axtell criaram um modelo de simulação social baseada em agentes chamado SugarScape, a partir de uma abordagem de modelagem descentralizada, baseado em regras de comportamento individual definidas para cada agente na economia. A distribuição de riqueza e princípio 80/20 de Pareto emergiram nestes resultados, que sugere que o princípio é uma consequência coletiva destas regras individuais.
O princípio de Pareto tem muitas aplicações em controle de qualidade. É a base do Diagrama de Pareto, uma das ferramentas-chave usadas em técnicas de gestão da qualidade total e de Seis Sigma (um conjunto de práticas originalmente desenvolvidas pela Motorola para melhorar sistematicamente os processos ao eliminar defeitos). O princípio de Pareto serve como linha de base para as análises ABC e XYZ em gerenciamento de tempo, amplamente usadas em logística e armazenamento com a intenção de otimizar a estocagem de bens e os custos de manter e abastecer estes estoques.
Em assistência médica nos Estados Unidos, descobriu-se que 20% dos pacientes usam 80% dos recursos.
Alguns casos de super-propagação se conformam à regra 80/20, em que aproximadamente 20% dos indivíduos infectados são responsáveis por 80% das transmissões. No entanto, pode-se dizer que a super-propagação também pode ocorrer quando super-propagadores respondem por uma porcentagem mais baixa ou mais alta das transmissões. Em epidemias com super-propagação, a maioria dos indivíduos infecta relativamente poucos contatos secundários.
O Estudo de Saúde e Desenvolvimento Multidisciplinar Dunedin descobriu que 80% dos crimes são cometidos por 20% dos criminosos. Esta estatística é usada para apoiar tanto práticas de revista policial, como políticas de janelas quebradas (uma teoria que pode ser sumarizada na ideia de que se uma janela de um edifício for quebrada e logo não receber reparo, a tendência é que passem a arremessar pedras nas outras janelas e posteriormente passem a ocupar o edifício e destruí-lo), supondo que, detendo criminosos que cometem crimes menores, provavelmente serão encontrados muitos criminosos procurados por ou que normalmente cometem infrações maiores.
Como o Coaching ajuda na aplicação do Gráfico de Pareto
O Coaching, a maior e mais eficiente metodologia de capacitação de desenvolvimento humano da atualidade, pode ser um ótimo aliado na construção do gráfico de Pareto, auxiliando empresas e organizações a avaliar suas dificuldades e lidar de forma positiva com cada uma delas.
Por meio da aplicação de uma série de técnicas e ferramentas, é possível identificar os motivos ou dificuldades que estão impedindo a empresa de crescer e se desenvolver. Além disso, o Coaching também atua na identificação de pontos fortes e de melhoria, bem como de comportamentos sabotadores que podem e devem ser melhorados, ao longo do tempo, para que os negócios tenham a chance de crescer e se tornarem cada vez mais bem-sucedidos.
Se você é empresário e empreendedor e ficou interessado em saber mais sobre como o Coaching pode te auxiliar e auxiliar a sua empresa na implementação de melhorias, evitando assim, a frequência de erros e falhas, principalmente em momentos de crise, convido você a conhecer o IBC Corporativo, unidade de negócios aqui do Instituto Brasileiro de Coaching – IBC, que vai contribuir para que a sua organização atinja o seu potencial máximo e alcance resultados extraordinários.
E você, já utilizou o Gráfico de Pareto em sua empresa? Como ele contribuiu para a melhoria do seu negócio em um momento de crise? Deixe o seu comentário me dizendo o que achou e lembre-se sempre de nunca esquecer de compartilhar este e todos os conteúdos aos quais você tiver acesso aqui, com seus amigos em suas redes sociais.
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Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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