Como fazer uma boa gestão administrativa com capital próprio e de terceiros

Como fazer uma boa gestão administrativa com capital próprio e de terceiros
O primeiro passo para fazer uma boa gestão administrativa é entender de onde vem e para onde vai todas as finanças da empresa.

Para que um gestor realize uma boa gestão administrativa do capital da sua empresa, seja ele próprio ou de terceiros, existem algumas habilidades importantes que ele deve ter. São elas:

Procure ajuda profissional

No início de uma empresa, é natural que o gestor acabe fazendo vários tipos de atividades. Entretanto, conforme o negócio for crescendo e as funções aumentando, contratar ajuda de um profissional é importante, principalmente para cuidar das finanças.

Claro que o empreendedor pode e deve continuar acompanhando as finanças da empresa de perto. Entretanto, ter um colaborador para atividades como fazer pagamentos e conciliação bancária, por exemplo, tornará a gestão administrativa muito mais eficiente.

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Controle financeiro eficiente

Uma das primeiras coisas que você deve fazer é se educar sobre os vários aspectos das finanças. Para começar, aprenda a ler as demonstrações financeiras da empresa. Por meio delas você terá todas as informações necessárias sobre o seu dinheiro, como entradas, saídas e destinos.

As demonstrações contábeis contêm 4 detalhes essenciais:

  • Demonstrativo de fluxo de caixa: analisa as atividades operacionais, investimentos e entradas e saídas financeiras;
  • Balanço Patrimonial: o Balanço Patrimonial fornece informações relacionadas aos ativos, passivos e patrimônio líquido da empresa;
  • Demonstração de resultados: mostra a receita obtida dentro de um período de tempo específico;
  • Patrimônio líquido: representa o valor pelo qual a empresa é financiada por meio de ações ordinárias e preferenciais.

Finanças pessoais e empresariais separadas

Mantenha sempre suas finanças pessoais e empresariais separadas. Isso inclui abrir uma conta bancária exclusiva para uso da empresa. Dessa forma, todos os meses, você poderá transferir para a sua conta pessoal o seu pró-labore, ou seja, o seu salário. Esse valor deve ser calculado levando em consideração todos os custos e os lucros da empresa.

Redução de custos

É importante que os empresários estejam sempre atentos para manter suas despesas sob controle, mas, claro, sem prejudicar a satisfação do cliente. Cada negócio tem dois tipos de custos: fixos e variáveis.

Os custos fixos são aqueles que vão existir mesmo se a empresa não realizar nenhuma venda, enquanto os variáveis são aqueles que podem ser maiores ou menores, dependendo do quanto a empresa gastou para vender ou fabricar produtos, por exemplo.

É possível reduzir os dois tipos de custos com algumas medidas simples, tais como: utilizar softwares para fazer ligações gratuitas pela internet, colocar telhas transparentes em alguns pontos para economizar os gastos com luz elétrica, fazer acordos com fornecedores para conseguir descontos, entre outros.

6 Tipos de custos mais comuns de uma empresa

Os custos de uma empresa vão desde os investimentos iniciais, até a criação e comercialização de um produto ou serviço.

Os gastos de uma empresa são necessários para que ela consiga oferecer produtos/serviços de qualidade a seus clientes, gerando receita e lucro. Esses gastos estão presentes em inúmeros setores da organização, e identificá-los é essencial para que uma gestão assertiva possa ser realizada e torne o lucro superior aos gastos.

Os custos de uma empresa vão desde os investimentos para iniciar suas atividades, até a criação e comercialização de um produto/serviço. É necessário identificar cada um destes e de outros custos para que o ciclo de vida da empresa não seja comprometido.

Principais tipos de custos de uma empresa

Contratação de colaboradores

Contratar, capacitar e até demitir um colaborador são ações que trazem custos para a empresa. Na fase de contratação, a organização está empenhada em encontrar o profissional ideal e, enquanto isso não ocorre, ela perde tempo e produtividade. Quando um colaborador é contratado, iniciam-se os custos com treinamentos para que ele seja capacitado a desempenhar corretamente as atividades exigidas pela empresa. Quando um profissional é demitido, por outro lado, existem os custos com pagamentos, direitos trabalhistas e FGTS.

Aquisição de materiais

Referem-se aos custos de matéria-prima, móveis, equipamentos e produtos. É necessário que esses custos sejam apurados de forma precisa, de modo que o excesso ou escassez de materiais não gerem prejuízo para a empresa. Outro fator importante é o uso consciente e sustentável dos móveis e equipamentos, já que a depreciação desses bens pode ocasionar em gastos maiores.

Aluguel

Correspondem aos gastos com aluguel e condomínio da infraestrutura da empresa. É importante que o dono do empreendimento analise se o espaço disponível é realmente necessário para o funcionamento do seu negócio e não se torne mais um gasto desnecessário.

Insumos produtivos

São os custos ligados ao funcionamento do maquinário e à produção dos produtos e serviços, tais como água, eletricidade, internet e telefone. Esses custos afetam diretamente a produtividade da empresa e devem entrar no valor final do produto/serviço.

Logística

Estoque, armazenagem, transporte e encomenda são alguns dos custos referentes a logística da empresa.

Custos referentes a escassez

São os custos de quando a empresa não possui estoque para suprir a demanda do seu público-alvo. São por exemplo: multas de contrato e perda de venda que resulta em diminuição do fluxo de caixa.

É fundamental que a empresa identifique quais são os seus custos fixos e quais são os seus custos variáveis:

  • Custos fixos: são aqueles que não sofrem variação de valor, independentemente da produção do mês;
  • Custos variáveis: são estabelecidos de acordo com a produtividade da empresa.

Ao identificar esses custos, a empresa consegue estipular quanto deve cobrar pelos seus produtos/serviços, bem como o que pode ser vetado, economizado e mantido para garantir o funcionamento de suas atividades, além de garantir a definição de estratégias de rentabilidade.

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Para que todos os custos sejam estabelecidos, o gestor deve conhecer bem o seu negócio, de modo a ser capaz de tomar decisões assertivas e elaborar um planejamento e uma gestão financeira eficaz. Para ajudar neste processo, o Coaching é uma metodologia que fornece consultoria empresarial para que o gestor entenda seu negócio, bem como seu público-alvo, produto/serviço e atividades realizadas dentro da empresa.

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Imagem: Andrei_R / Shutterstock

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