Para que um gestor realize uma boa gestão administrativa do capital da sua empresa, seja ele próprio ou de terceiros, existem algumas habilidades importantes que ele deve ter. São elas:
Procure ajuda profissional
No início de uma empresa, é natural que o gestor acabe fazendo vários tipos de atividades. Entretanto, conforme o negócio for crescendo e as funções aumentando, contratar ajuda de um profissional é importante, principalmente para cuidar das finanças.
Claro que o empreendedor pode e deve continuar acompanhando as finanças da empresa de perto. Entretanto, ter um colaborador para atividades como fazer pagamentos e conciliação bancária, por exemplo, tornará a gestão administrativa muito mais eficiente.
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Controle financeiro eficiente
Uma das primeiras coisas que você deve fazer é se educar sobre os vários aspectos das finanças. Para começar, aprenda a ler as demonstrações financeiras da empresa. Por meio delas você terá todas as informações necessárias sobre o seu dinheiro, como entradas, saídas e destinos.
As demonstrações contábeis contêm 4 detalhes essenciais:
- Demonstrativo de fluxo de caixa: analisa as atividades operacionais, investimentos e entradas e saídas financeiras;
- Balanço Patrimonial: o Balanço Patrimonial fornece informações relacionadas aos ativos, passivos e patrimônio líquido da empresa;
- Demonstração de resultados: mostra a receita obtida dentro de um período de tempo específico;
- Patrimônio líquido: representa o valor pelo qual a empresa é financiada por meio de ações ordinárias e preferenciais.
Finanças pessoais e empresariais separadas
Mantenha sempre suas finanças pessoais e empresariais separadas. Isso inclui abrir uma conta bancária exclusiva para uso da empresa. Dessa forma, todos os meses, você poderá transferir para a sua conta pessoal o seu pró-labore, ou seja, o seu salário. Esse valor deve ser calculado levando em consideração todos os custos e os lucros da empresa.
Redução de custos
É importante que os empresários estejam sempre atentos para manter suas despesas sob controle, mas, claro, sem prejudicar a satisfação do cliente. Cada negócio tem dois tipos de custos: fixos e variáveis.
Os custos fixos são aqueles que vão existir mesmo se a empresa não realizar nenhuma venda, enquanto os variáveis são aqueles que podem ser maiores ou menores, dependendo do quanto a empresa gastou para vender ou fabricar produtos, por exemplo.
É possível reduzir os dois tipos de custos com algumas medidas simples, tais como: utilizar softwares para fazer ligações gratuitas pela internet, colocar telhas transparentes em alguns pontos para economizar os gastos com luz elétrica, fazer acordos com fornecedores para conseguir descontos, entre outros.
6 Tipos de custos mais comuns de uma empresa
Os custos de uma empresa vão desde os investimentos iniciais, até a criação e comercialização de um produto ou serviço.
Os gastos de uma empresa são necessários para que ela consiga oferecer produtos/serviços de qualidade a seus clientes, gerando receita e lucro. Esses gastos estão presentes em inúmeros setores da organização, e identificá-los é essencial para que uma gestão assertiva possa ser realizada e torne o lucro superior aos gastos.
Os custos de uma empresa vão desde os investimentos para iniciar suas atividades, até a criação e comercialização de um produto/serviço. É necessário identificar cada um destes e de outros custos para que o ciclo de vida da empresa não seja comprometido.
Principais tipos de custos de uma empresa
Contratação de colaboradores
Contratar, capacitar e até demitir um colaborador são ações que trazem custos para a empresa. Na fase de contratação, a organização está empenhada em encontrar o profissional ideal e, enquanto isso não ocorre, ela perde tempo e produtividade. Quando um colaborador é contratado, iniciam-se os custos com treinamentos para que ele seja capacitado a desempenhar corretamente as atividades exigidas pela empresa. Quando um profissional é demitido, por outro lado, existem os custos com pagamentos, direitos trabalhistas e FGTS.
Aquisição de materiais
Referem-se aos custos de matéria-prima, móveis, equipamentos e produtos. É necessário que esses custos sejam apurados de forma precisa, de modo que o excesso ou escassez de materiais não gerem prejuízo para a empresa. Outro fator importante é o uso consciente e sustentável dos móveis e equipamentos, já que a depreciação desses bens pode ocasionar em gastos maiores.
Aluguel
Correspondem aos gastos com aluguel e condomínio da infraestrutura da empresa. É importante que o dono do empreendimento analise se o espaço disponível é realmente necessário para o funcionamento do seu negócio e não se torne mais um gasto desnecessário.
Insumos produtivos
São os custos ligados ao funcionamento do maquinário e à produção dos produtos e serviços, tais como água, eletricidade, internet e telefone. Esses custos afetam diretamente a produtividade da empresa e devem entrar no valor final do produto/serviço.
Logística
Estoque, armazenagem, transporte e encomenda são alguns dos custos referentes a logística da empresa.
Custos referentes a escassez
São os custos de quando a empresa não possui estoque para suprir a demanda do seu público-alvo. São por exemplo: multas de contrato e perda de venda que resulta em diminuição do fluxo de caixa.
É fundamental que a empresa identifique quais são os seus custos fixos e quais são os seus custos variáveis:
- Custos fixos: são aqueles que não sofrem variação de valor, independentemente da produção do mês;
- Custos variáveis: são estabelecidos de acordo com a produtividade da empresa.
Ao identificar esses custos, a empresa consegue estipular quanto deve cobrar pelos seus produtos/serviços, bem como o que pode ser vetado, economizado e mantido para garantir o funcionamento de suas atividades, além de garantir a definição de estratégias de rentabilidade.
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Para que todos os custos sejam estabelecidos, o gestor deve conhecer bem o seu negócio, de modo a ser capaz de tomar decisões assertivas e elaborar um planejamento e uma gestão financeira eficaz. Para ajudar neste processo, o Coaching é uma metodologia que fornece consultoria empresarial para que o gestor entenda seu negócio, bem como seu público-alvo, produto/serviço e atividades realizadas dentro da empresa.
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Imagem: Andrei_R / Shutterstock
Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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