Conheça as principais ferramentas da qualidade total

Saiba quais são as ferramentas de qualidade total

Para obter resultados expressivos a partir de suas ações, todo e qualquer tipo de negócio precisa acompanhar constantemente a forma como estas são realizadas, para que assim tenha a oportunidade de mensurar sua performance, identificar possíveis gaps, resolvê-los e dar continuidade a este ciclo, pois somente dessa maneira aumentam-se as chances de sucesso no mercado. 

Todo este processo é essencial, pois é a partir dele que a empresa consegue garantir que tudo o que ela faz e oferece em seu segmento de atuação,ou seja, seus produtos e serviços, tenham a qualidade que seus clientes esperam que eles tenham.

É neste contexto que as ferramentas de gestão da qualidade se inserem e são fortemente utilizadas no meio corporativo. 

Convido você a me acompanhar nesta leitura e conhecer cada uma das principais ferramentas da qualidade total, para entender de que forma elas podem ser aplicadas dentro de uma empresa. Confira!

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O que são as ferramentas da qualidade total?

Utilizadas para mensurar e analisar os processos da empresa, com o intuito de determinar resoluções direcionadas aos problemas identificados, as ferramentas da qualidade total têm o objetivo de estipular ações preventivas capazes de oferecer qualidade às atividades da organização.

Ao iniciar um projeto, o gestor da empresa define uma equipe que será responsável por sua realização, e cada pessoa deve ficar encarregada de uma etapa deste, utilizando as ferramentas da qualidade para avaliar seu andamento. O gestor também deve estabelecer a comunicação entre todos os envolvidos, de modo que cada processo e ferramenta seja aplicado da forma correta.

É importante saber que o gestores que fazem parte da empresa podem, caso queiram e achem necessário, utilizar uma ou todas as ferramentas juntas. Mas antes disso, é preciso avaliar o contexto, para que isso não lhe gere ainda mais trabalho e o faça perder tempo, ao invés de ajudar as atividades desenvolvidas pela sua equipe no dia a dia dentro da organização. 

Principais ferramentas da qualidade total

Agora que você já sabem o que são e para que servem as ferramentas da gestão da qualidade total, conheça cada uma das 7 existentes e como elas podem ser implementadas em seu negócio. 

1- Fluxograma

A primeira ferramenta sobre a qual vou falar e o Fluxograma ou Fluxograma de processos, que basicamente trata-se da representação por meio de gráficos, que apresentam os passos e as etapas em sequência de determinado processo que acontece na organização. 

Geralmente ele é utilizado com a finalidade de desenhar estes processos, indicando, de forma visual, cada uma de suas etapas, como o início, o fim, as atividades realizadas neste, os momentos em que decisões precisam ser tomadas, os documentos necessários para que se dê andamento ao processo, o fluxo contínuo que acontece em uma informação, e assim por diante. 

Por ter como principal objetivo a identificação das etapas do produto/serviço no processo, o Fluxograma, que tem suas operações representadas por meio de figuras geométricas, entre elas setas e figuras, acaba por dar ao gestor uma visão ampla dos processos que são de sua responsabilidade, possibilitando a ele visualizar os gaps que existem e elaborar estratégias para correção de todos eles, evitando, assim, desperdícios e retrabalhos. 

2 – Diagrama Ishikawa (Diagrama de causa e efeito)

Por meio de uma estrutura gráfica, este diagrama apresenta as causas e os efeitos que  um problema pode ocasionar a determinado projeto. Também conhecido como Diagrama Espinha de Peixe, por ter um formato que realmente se assemelha à espinha de um peixe, esta ferramenta se torna uma opção extraordinária para os gestores que desejam compreender, de forma mais aprofundada, o que um efetivo negativo pode causar em um processo, dando-lhe a oportunidade de identificar e visualizar as possíveis variáveis existentes, que acabam por influenciar a ocorrência dos resultados inesperados. 

O Diagrama de Ishikawa é elaborado a partir do levantamento de categorias macro, que se dividem em categorias menores, para que assim seja possível encontrar os reais motivos que levam os processos analisados a enfrentarem problemas no dia a dia. 

Geralmente, este levantamento é feito a partir de reuniões com a equipe, em que todos apontam as possíveis causas geradoras do problema em determinado processo e em seguida é elaborado o diagrama. 

3 – Folha de verificação

Seguindo adiante na apresentação das ferramentas da qualidade total, agora vou falar sobre a Folha de Verificação, que nada mais é que uma lista, contendo os itens necessários, para que gestores e equipes consigam se certificar sobre as condições relacionadas a um serviço, produto, processo, ou para se certificar sobre o cumprimento de determinada tarefa. 

Alguns passos e etapas são determinados e conforme vão sendo cumpridos estes são assinalados, a medida que são realizados e/ou avaliados. Com esta ferramenta, a empresa consegue otimizar o tempo e evita o retrabalho, além de ter um documento que forneça uma análise de dados completa.

Também conhecida como Checklist, trata-se de uma ferramenta que, apesar de simples, é de grande auxílio dentro das empresas, pois ela contribui para que os gestores e os profissionais responsáveis pelos processos possam acompanhar tudo o que já foi e o que ainda precisa ser feito, evitando, assim, que ocorram falhas pelo simples fato de alguém ter esquecido de fazer algo. 

4 – Diagrama de Pareto

Refere-se a um recurso gráfico capaz de estabelecer uma ordem referente às frequências de ocorrências. Assim, a organização consegue identificar quais problemas merecem prioridade.

Criado por Joseph Juran, o Diagrama de Pareto explica que 80% das consequências/efeitos tem 20% de causas, sendo que ele pode ajudar gestores e equipes a identificar problemas, analisar as principais causas relacionadas a não conformidades e também investigar se tudo o que cada profissional faz no dia a dia está trazendo resultados positivos ou não. 

5 – Histograma

A partir de um gráfico de barras, a distribuição de frequência de dados é apresentada. A intenção desta ferramenta é analisar o comportamento de determinada atividade.

A visualização deste gráfico, apresentado pelo Histograma, também conhecido como Gráfico de Distribuição de Frequências, contribui para que os responsáveis pelo processo consigam compreender melhor os casos relacionados à quantidade de produtos que estão em não conformidade e também a dispersão de medidas de um determinado produto. 

Outro contexto em que o Histograma se encaixa bem é quanto às variáveis quantitativas e que pedem algum tipo de mensuração, como peso, largura, comprimento, tempo, volume, entre outros. 

6 – Diagrama de dispersão

A ferramenta permite a identificação da relação entre duas variáveis (desde que elas possam ser medidas ou contadas). O objetivo é verificar a intensidade de uma variável.

O Diagrama de Dispersão, que também pode ser chamado de Gráfico de Dispersão ou de Correlação é verdadeiramente extraordinário para aqueles que querem verificar se uma relação de causa e efeito realmente tem sentido. A partir desta análise, o gestor tem a possibilidade de eliminar quaisquer interferências ou interpretações que sejam equivocadas e que podem ter surgido em decorrência de alguma outra variável. 

Para que seja elaborado, o Gráfico de Dispersão se baseia em duas variáveis:

• Variável independente: que são as causas relacionadas à uma consequência;
• Variável dependente: que é basicamente o efeito ou consequência em si. 

Aprofundando-nos ainda mais sobre o assunto, quando um gestor utiliza a ferramenta para investigar a relação existente entre as variáveis, ele se depara com três tipos de correlações:

• Correlação positiva: diz respeito à duas variáveis que vão aumentando e tomando a mesma direção;

• Correlação negativa: já aqui as variáveis têm correlação, no entanto, à medida que uma aumenta, a outra decresce.
• Correlação nula: neste tipo de correlação o que acontece é que, na tentativa de correlacionar duas variáveis, entende-se que não há a existência de nenhuma tendência positiva ou negativa. Dessa maneira, os pontos demonstrados no gráfico acabam ficando dispersos, provando, assim, que não existe a correlação esperada entre uma variável e outra. 

7 – Cartas de controle

Monitora quão estável é um processo, bem como suas variações. A intenção é verificar se determinada atividade está sob controle.

Sua representação ocorre de forma gráfica e ela ajuda o gestor que está utilizando a ferramenta a visualizar o processo, de uma forma geral, e também as possíveis variáveis relacionadas a ele. 

Também conhecida como Gráfico de Controle, a Carta de Controle tem como objetivo contribuir para que haja uma identificação estatística dos desvios e também das modificações inesperadas, que venham a acontecer em alguma das etapas de um processo organizacional. 

De acordo com especialistas da área, uma das formas mais comuns para criar o gráfico da Carta de Controle é tendo como base o desvio padrão apresentado no processo analisado. Isso porque, segundo estes teóricos, a variação decorrente de uma amostra pode ser três vezes maior ou menor que o desvio padrão identificado.

No que diz respeito especificamente ao Gráfico de Controle, ele apresenta os seguintes elementos:

• Linha superior de controle: trata-se de uma linha constante no gráfico, que aponta os limites máximos de controle em determinado processo analisado;
• Linha inferior de controle: esta linha também é constante, porém ela aponta os limites inferiores de controle em algum processo analisado;
• Linha central: já a linha central é aquela que a variabilidade que ocorre em determinado período e pode ser identificada acima da linha superior, abaixo da linha inferior ou entre as duas. A partir do momento que ela é localizada entre ambos os limites, entende-se que há a existência de um desvio padrão menor que as variações permitidas.

É importante ressaltar que, tanto limite superior quanto inferior, são definidos em função do comportamento real de um processo no decorrer do tempo, eliminando, assim, a imagem de que ambos os limites de controle fazem parte de uma escolha aleatória.  

Esta é uma ferramenta que pode utilizar características variáveis ou atributos, sendo que as primeiras são representações numéricas como peso, espessura, entre outras. Já os atributos são definidos por nomenclaturas, como Conforme, Não Conforme, Defeituoso e

Não Defeituoso. 

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Benefícios da utilização das ferramentas da qualidade total

A implementação das ferramentas da qualidade total traz benefícios como:

• Elevação da qualidade de entrega dos projetos;
• Diminuição dos custos operacionais;
• Melhor execução das atividades;
• Identificação de problemas no projeto;
• Cooperação dos profissionais envolvidos.

São ferramentas que realmente e verdadeiramente valem muito a pena serem utilizadas dentro de todo e qualquer tipo de empresa, que deseje melhorar ainda mais a qualidade de seus produtos, serviços e processos. 

Atenção!

Como eu disse no início do texto, um gestor pode escolher trabalhar com um só ou com todas as ferramentas de gestão da qualidade ao mesmo tempo. Porém, é preciso que se tenha atenção em alguns pontos, que isso não acabe prejudicando mais do que ajudando. Veja quais são eles a seguir:

Analise

É preciso investir um tempo em uma análise prévia dos processos organizacionais de uma forma geral. Fazer isso evita que se utilize algo que não faz sentido para o negócio e que não trará nenhum resultado verdadeiramente efetivo. 

Entenda o contexto

Seguindo adiante, o segundo passo é entender o contexto em que a ferramenta será aplicada, pois assim consegue-se utilizar aquela que será mais assertiva, evitando, com isso, perder tempo e se esforçar desnecessariamente. 

Incentive a utilização

É fundamental incentivar todos a utilizarem as ferramentas definidas para a análise, acompanhamento e mensuração dos resultados decorrentes dos processo. Isso porque a utilização por parte de todos garante a qualidade seja realmente alcançada e os produtos e serviços da empresa sejam constantemente melhorados. 

Faça uma escolha assertiva

Escolha a ferramenta que será mais adequada aos processos que você deseja acompanhar e melhorar em seus negócios. Para isso, é importante que você leve sempre em consideração os objetivos que deseja alcançar, já que são eles que vão determinar com assertividade qual das ferramentas de gestão estarão de acordo com o que você almeja.

Todas essas ferramentas possuem o objetivo de antecipar determinadas ações, identificando possíveis problemas e promovendo a diminuição de seus impactos. Tudo isso permite que a empresa eleve seu nível de qualidade e entregue um produto/serviço cada vez melhor a seu público-alvo, proporcionando o lucro que a organização tanto deseja.

Você já conhecia essas sete ferramentas da qualidade total? Já as implementou em seu negócio? Comente e compartilhe o artigo nas redes sociais.

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Copyright: Jirsak / Shutterstock

Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.

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