Conheça os conceitos de comunicação vertical e horizontal
A comunicação é de extrema importância para qualquer ser humano, e por muitas vezes é subestimada. Ela apresenta-se como uma das armas mais poderosas que uma empresa pode ter e tem como objetivo, criar um ambiente onde seja possível o fornecimento e a troca de informação entre duas partes.
Dentro da empresa, gozar de uma comunicação fluída e agradável entre os companheiros, pode gerar a sinergia, motivação entre diversos outros benefícios, essenciais para o seu bom funcionamento, bem como para a melhora na produtividade dos colaboradores. Dessa maneira, entende-se que o papel da comunicação envolve querer, planejar e criar objetivos para alcançar o êxito desejado.
Para que você entenda melhor este papel tão importante que a comunicação exerce no ambiente organizacional e também os conceitos de comunicação vertical e horizontal, convido você a me acompanhar nesta poderosa leitura e conferir.
[php_everywhere instance=”2″]
A importância da comunicação no ambiente organizacional
Antes de falar especificamente sobre o conceito de comunicação vertical e horizontal, acredito ser necessário falar sobre a importância deste processo dentro do ambiente organizacional.
Neste sentido, quando se fala em comunicação organizacional, o que se sabe é que ela compreende uma série de ferramentas que visam manter todos os colaboradores a par do que está acontecendo na empresa, assim como a sua missão, visão e valores, planos estratégicos, ações táticas e procedimentos operacionais. Suas quatro funções mais básicas são: controle, motivação, expressão e informação passada. As empresas que possuem a intenção de manter a excelência em todos os seus níveis precisam ter ciência de que a comunicação é fundamental na hora de conseguir esta importante meta.
Portanto, saber se comunicar é fundamental para que a mensagem não tenha nenhum ruído, sendo que isso se enquadra também, no meio corporativo. Para que tenha o efeito esperado, ela deve ser clara, uma vez que para se comunicar não basta apenas passar uma informação para os demais, mas sim conseguir falar e ser entendido.
Outro objetivo da comunicação é informar o funcionário sobre os valores da empresa, bem como sobre o ambiente de trabalho, propiciando a valorização participação de todos os colaboradores no andamento dos negócios, além de facilitar o relacionamento interpessoal, dentre outros.
O conceito de comunicação vertical e horizontal
A comunicação interna de uma empresa refere-se às informações que transitam entre os setores da mesma, em diferentes níveis hierárquicos. Ser capaz de avaliar o cenário como um todo e a importância desta ferramenta influencia na qualidade e entrega do produto final! É importante que o que os clientes externos buscam seja o mesmo que o público interno entregue.
Para isso, a comunicação empresarial ocorre em diversos níveis e atinge pessoas diferentes, com personalidades, crenças e necessidades diferentes. Conhecer seus públicos e elaborar uma comunicação que seja adequada para cada um deles, aumenta a eficiência da mensagem e melhora os resultados da empresa. Esse fluxo se divide basicamente em duas partes, vertical e horizontal. Desta maneira:
Comunicação vertical
Refere-se à comunicação a nível hierárquico, ocorrendo entre profissionais de cargos diferentes, sendo assim, para que ela se configure, é necessário que haja uma hierarquia.
Os líderes não são líderes por acaso, já que a sua participação é essencial para emitir as informações necessárias aos seus liderados, de maneira natural e simplificada, evitando ruídos desnecessários. Seu objetivo é o de tornar o trabalho dentro de uma empresa padronizado e integrado e isso ocorre através de políticas institucionais, informações de seus processos, seus produtos/serviços, etc.
Essa comunicação é feita entre pessoas de níveis hierárquicos diferenciado e o seu fluxo pode se dar de duas formas:
Comunicação vertical ascendente
Ela acontece de baixo para cima, portanto, refere-se à comunicação de um colaborador com alguém de nível hierárquico superior. Aqui, ocorre envio de relatórios, sugestões, reclamações, esclarecimento de dúvidas, pesquisa de clima organizacional, entre outros.
É uma iniciativa que favorece a organização de diferentes atividades no ambiente de trabalho, o que permite que distintas equipes trabalhem em grupo de uma maneira mais organizada, além de facilitar a eliminação do desânimo, aumentar o companheirismo e por fim formar laços positivos entre os diversos membros da companhia.
Ao incorporar esta forma de diálogo modifica-se para melhor o ambiente de trabalho e todos os objetivos são alcançados com uma facilidade maior, podendo, assim, procurar soluções com mais rapidez para os distintos obstáculos que apareçam no desenvolvimento do negócio. Igualmente, é um tipo de comunicação que assegura resultados num reduzido espaço de tempo.
Mas como obter êxito na comunicação horizontal, para que se introduza na empresa pela porta maior? É importante levar em consideração que ela requer muita supervisão. É possível que os profissionais que formam os respectivos negócios estejam acostumados a trabalhar sozinhos, e que não desfrutem das vantagens que podem ser obtidas por trabalhar em comum e ajudarem-se uns aos outros.
Por isso há que incitar para que se produzam situações nas quais a comunicação horizontal se possa aplicar de uma maneira benéfica. Mudar as atitudes dos empregados e fazer lhes ver que tudo tem uma forma de ser realizado com a ajuda dos demais permitirá que a dinâmica de grupo melhore de forma significativa.
Ter a certeza de que todos os membros da empresa são conscientes da importância deste tipo de comunicação será algo que nos ajudará a conseguir um impulso importante para o rendimento do negócio. Por este motivo existem muitos especialistas de recursos humanos que têm o costume de não contratar novos profissionais pelas suas capacidades individuais, mas pensando em como encaixá-los na dinâmica de grupo e se a sua presença será positiva para a empresa.
Comunicação vertical descendente
Este tipo significa o mesmo que dizer de cima para baixo e está relacionado a estrutura de dependência hierárquica. É um tipo de comunicação em que a informação desloca desde a direção até os demais membros da organização seguindo a linha hierárquica.
Consiste na comunicação dos gestores para os colaboradores, sendo as informações transmitidas basicamente de cunho organizacional, como regras, normas, instruções, dados para desempenho de funções entre outras.
Os problemas encontrados neste modelo são os que muitas organizações saturam os canais de comunicação descendente, sobrecarregando a caixa de mensagens, em uma ordem que pode confundir e acabar por frustrar os colaboradores.
A sua função básica é informar, instruir, dirigir toda a equipe. Basicamente reflete as características de quem está na liderança. Dentre suas funções, se destacam:
- Selecionar e encaminhar ordens múltiplas ao longo da hierarquia;
- Proporcionar aos membros da empresa informações relacionadas a cada trabalho feito;
- Tornar mais fácil o resumo do trabalho realizado e acabar por orientar os profissionais, para que os mesmos reconheçam os objetivos da organização.
Comunicação Horizontal
É a comunicação que acontece entre profissionais de mesmo nível hierárquico, portanto, não existe fluxo de baixo para cima ou vice versa, uma vez que este tipo ocorre horizontalmente, entre membros do mesmo setor ou de diferentes departamentos. Também pode ser chamada de comunicação lateral, o que remete a um cenário de colaboradores lado a lado, no mesmo nível.
O objetivo desta comunicação é o de auxiliar a compreensão entre as partes, tornar o trabalho das equipes mais holístico, coordenar as atividades e solucionar problemas.
A comunicação entre todos da empresa, propõe que as relações estabelecidas sejam baseadas em credibilidade e qualidade. Para que isso seja possível, é papel do gestor, entender o funcionamento de suas equipes e como cada colaborador se comporta. Dessa maneira, através da cultura da empresa, ele será capaz de estabelecer uma comunicação eficaz entre todos. Isso permite que os processos sejam realizados de forma assertiva, fortalecendo assim, a identidade da organização e garantindo a entrega de resultados de excelência.
Esse tipo de ferramenta permite uma organização de tarefas de maneira mais simplificada, que possibilita uma melhor integração e compartilhamento de informações importantes entre os membros constituintes do mesmo nível.
O líder que proporciona o fluxo de comunicação horizontal dentro da empresa consegue gerar mais colaboração e união entre os funcionários, através de canais que possibilitam essa participação dos departamentos. Além disso, contribui para um crescimento mútuo dos integrantes, além de melhorar o ambiente organizacional.
Como implementar uma comunicação eficaz?
Para que esses fluxos de comunicação sejam implementados e alcance os resultados esperados dentro de uma empresa, alguns pontos devem ser levados em consideração:
1. Cultura da empresa
Analisar a cultura da empresa, bem como seus valores, missão, é de suma importância para definir os processos de comunicação interna, afinal isso irá contribuir para nortear as práticas de comunicação a serem repensadas e para serem implementadas.
Esses processos comunicativos precisam estar bem alinhados com a cultura que a empresa exerce. Assim, a identidade organizacional é reafirmada para todo o quadro de colaboradores, tendendo a alcançar com mais facilidade o êxito nesses processos.
2. Fomente o diálogo e evite conflitos
Proporcionar diálogos abertos, através de uma comunicação alinhada, pode evitar problemas relacionados a fofocas e mal entendidos dentro do ambiente de trabalho.
Não atentar-se ao fato de que sua equipe pode receber alguma informação de maneira distorcida pode acarretar situações negativas e que, se não evitadas, prejudicam o clima organizacional, contribuindo para o mal estar dos colaboradores, afetando a produtividade e os resultados.
3. Comunicação acessível
Para que a empresa alcance os benefícios que os fluxos de comunicação interna oferecem, são necessários canais que sejam efetivos no ambiente interno, permitindo que as informações cheguem a seus destinatários sem ruídos e em tempo real.
Além disso, as ferramentas de comunicação devem ser atrativas para os colaboradores, para que haja assertividade nas práticas de comunicação dentro da empresa.
A tecnologia, por exemplo, vem favorecendo as empresas no que tange ao fluxo de informações e atratividade para equipes de trabalho. É interessante também promover encontros onde há comunicação face a face entre as equipes, para que se conheçam, troquem experiências e conhecimentos. Isso proporcionará um ambiente mais confortável para os funcionários.
4. Ouça sua equipe
Empresas que querem crescer e engajar colaboradores também devem ouvi-los e estarem abertas à sua participação. Dê voz aos colaboradores e permita que eles deixem opiniões, sugestões, incluindo-os em decisões importantes. Lembre-se de que seu colaborador está todos os dias exercendo uma função importante na empresa e que o conhecimento que tem pode agregar para toda a organização.
Quando o colaborador percebe que tem abertura na empresa, e que sua participação é valorizada, é gerado um senso de pertencimento, que aumenta as chances de engajamento e retenção dos talentos.
[php_everywhere instance=”2″]
E quando a comunicação é ruim?
Agora, se o contrário acontece, ou seja, se esta comunicação não é satisfatória, os efeitos podem ser nocivos e decisivos para a organização como um todo. No cotidiano é comum que a troca de informações gere muita gaps, por falta de clareza e interpretações indevidas.
Estes tipos de falhas na comunicação podem gerar desalinhamentos, atrasos em prazos e projetos devido à falta de entendimento a respeito de como desenvolver determinadas demandas, além de ser alvo de desmotivação dos colaboradores. Uma equipe que não estabelece uma boa comunicação entre seus membros passa a impressão de estar à deriva, o que dá oportunidade para o erro e, consequentemente, o retrabalho.
Tais instituições devem se preocupar com a sua comunicação, pois é através de tal ato, que as informações acerca de seus processos serão transmitidas. Ou seja, a comunicação dentro da organização, se configura também, como estratégia e garante um ambiente de trabalho sem falhas, visto que através dela, gestores e colaboradores são capazes de acompanhar ações, verificar o impacto das atividades, passar feedback, negociar, discutir ideias e acompanhar os resultados obtidos, além de garantir motivação e aumento da produtividade.
A comunicação é hoje uma das principais preocupações das empresas num mundo globalizado, pois todas elas, para terem sucesso, devem trabalhar em equipe. Quando ela é ineficaz, eventos indesejáveis acontecem. Torna-se, pois, indispensável à elaboração de uma estratégia de comunicação eficiente, que leve em conta as variáveis internas e externas da empresa.
E no local em que você trabalha como são os processos comunicativos e sua eficácia? Analisar os fluxos que a empresa utiliza atualmente é importante para identificar gargalos e falhas na comunicação, evitando danos futuros.
Você consegue identificar os fluxos de comunicação da sua empresa? Quais são as ações e estratégias tomadas para melhorar a comunicação organizacional do seu negócio? Comente e compartilhe o artigo nas redes sociais.
[php_everywhere instance=”1″]
Copyright: ID:556761580 Roman Samborskyi https://www.shutterstock.com/pt/g/Roman+Samborskyi
Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
*Esse conteúdo não é fonte para veículos jornalísticos ou matérias para imprensa, para utilização ou referência por favor entre em contato conosco.