A organização formal é pautada pela lógica e racionalidade, enquanto a informal está ligada à espontaneidade.O termo organização remete a uma infinidade de possibilidades para ser vivido tanto no âmbito pessoal quanto no âmbito profissional. O que vem à sua mente quando se fala em organização, querida pessoa? Arrumação? Regras? De certa forma, organização é algo similar a isso. A palavra tem origem na língua grega – “organon” e seu significado é utensílio, órgão ou instrumento utilizado para trabalho. Mas, afinal de contas, o que é organização?
Quando falamos em organização, falamos de um método sistêmico que garante o alcance dos objetivos traçados. Normalmente, ela é composta por pessoas que executam atividades e tarefas estrategicamente definidas, para que as metas previamente estabelecidas sejam cumpridas.
Partindo deste princípio, é possível perceber que a organização é algo que pode ser vivido em nosso cotidiano. Na escola, no trabalho, em nossos afazeres diários, em nossa casa e até mesmo em nossas relações sociais, ela se faz presente.
Aplicando este conceito no ambiente empresarial, pensamos na organização como algo ligado somente à questões formais, tais como: assinatura de papéis, estrutura hierárquica, leis trabalhistas, entre outras. Porém, é importante salientar que a aplicação do termo dentro do contexto corporativo vai muito além disso.
A empresa – seja ela de pequeno, médio ou grande porte – é um grande sistema formado por pessoas, que buscam objetivos em comum. Para que estas pessoas se envolvam e tenham o direcionamento que as conduzam rumo a este objetivo, é de extrema importância que elas se organizem. É nesse sentido que ter sistemas e metodologias que possam promover a organização no ambiente empresarial se fazem necessário, uma vez que são eles que garantirão que todos estarão cientes dos meios possíveis para alcançar os objetivos, bem como a estruturação das equipes e departamentos existentes nas empresas.
Em uma empresa é possível encontrar dois tipos de organização: a formal e a informal. Mas, o que significam estes termos? Quais os benefícios da organização para as empresas? Se você quer saber mais sobre estes tipos de organização, eu te conto agora, querida pessoa! Vamos lá?
Entenda a diferença entre organização formal e informal
Antes de qualquer coisa, é preciso salientar aqui que não existe organização melhor ou pior que a outra. Neste artigo, trago os conceitos da organização formal e da organização informal para que você compreenda como estas podem contribuir com o sucesso da sua empresa, começando pela rotina dos colaboradores até o cumprimento de metas e alcance de resultados extraordinários. Então, sem mais demora, vamos aos conceitos!
O que é Organização Formal?
Quando falamos em Organização Formal, falamos do conjunto de normas e regras que conduzem o andamento de todos os processos da empresa. A Organização Formal é pautada pela lógica e racionalidade. Ela engloba fatores importantes dentro da empresa, como:
- Código de ética do ramo de trabalho
- Organização Hierárquica
- Normas de conduta da empresa
- Políticas de gestão
- Plano de cargos e salários
Vale destacar que é através da Organização Formal que a empresa define seus valores, sua missão e sua visão. E é aqui que esta organização mostra sua potencialidade para além dos documentos, hierarquia e pagamentos. Ela tem influência positiva e direta nos comportamentos, atitudes e relações dentro da empresa. Ou seja, ela tem influência direta na construção da cultura organizacional destas.
A cultura organizacional é pautada e construída com base na missão, visão e valores das empresas. E é com base nestes fatores tão importantes que as relações sociais no ambiente de trabalho se darão. Além disso, são eles – missão,visão e valores – que fazem com que o negócio tome forma e se estabeleça no mercado.
Principais características da organização formal
Agora é chegado o momento de aprofundar ainda mais nossos conhecimentos sobre a organização formal, buscando entender suas principais características. Confira:
Divisão do trabalho
Levando em conta que o principal objetivo de todo e qualquer tipo de organização é a sua produção, é importante esclarecer que, para que esta aconteça de forma eficiente, é fundamental que ela se baseie em uma divisão de trabalho, que nada mais é do que a decomposição de determinado processo em inúmeras pequenas atividades.
Especialização
No que diz respeito à especialização, podemos dizer que se trata basicamente de uma forma de encontrar estratégias verdadeiramente efetivas de aumentar a eficiência, diminuindo, consideravelmente, os custos de produção.
Hierarquia
Além de uma estrutura de funções, algo com o qual uma organização formal precisa obrigatoriamente contar é com uma estrutura hierárquica, que tem como principal responsabilidade gerir as operações relacionadas aos níveis hierárquicos que estão sob sua subordinação.
Distribuição da autoridade e da responsabilidade
Como eu disse, toda empresa possui hierarquia, sendo que dentro desta estrutura há aqueles que estão em posição de comando e têm maiores responsabilidades e aqueles que estão em posição de cumprir as ordens dadas.
Racionalismo da organização formal
Esta é uma das características básicas da organização formal e ela diz respeito à necessidade de cada membro da empresa de cumprir, de forma racional, com as regras e normas por esta estabelecidas.
O que é Organização Informal?
Enquanto a Organização Formal é pautada pela lógica e racionalidade, a Organização Informal é pautada pela espontaneidade. Ela está ligada a questões de ordem social, ideias e costumes, que os membros da empresa levam consigo e compartilham no ambiente de trabalho. Trata-se de um conceito que engloba as relações pessoais pautadas pela afinidade, pelo cooperativismo espontâneo e também pelo status.
Por ser um tipo de organização construída de maneira espontânea, a Organização Informal possui algumas características que a diferem da Organização Formal. Eis aqui alguns exemplos:
- A Organização Informal é construída pelos colaboradores;
- Esta organização ultrapassa as fronteiras de departamentos e pode acontecer entre colaboradores de áreas distintas;
- Muitas vezes, este tipo de organização acontece com base na empatia e simpatia que os colaboradores despertam entre si;
- Aqui, os grupos definem os comportamentos que são positivos, assim como as atitudes que são saudáveis e benéficas para todos.
Principais características da organização informal
Da mesma maneira que nos aprofundamos nas características da organização formal, faremos isso também na organização informal. Continue a leitura e confira:
Relação de coesão ou de antagonismo
Esta é uma característica que fala sobre as relações que são criadas dentro da empresa, sendo que as pessoas que fazem parte da organização podem tanto desenvolver simpatia/identificação umas pelas outras, como podem desenvolver o antagonismo/antipatia.
Status
Independentemente da posição ocupada dentro dos níveis hierárquicos da organização formal, cada pessoa, conforme o tempo vai passando, assume uma posição social e de status nos dos grupos dos quais fazem parte na empresa.
Colaboração espontânea
No que diz respeito à organização informal, esta nada mais é do que um reflexo da colaboração espontânea, que precisa ser implementada, efetivamente e na prática, no ambiente organizacional.
Possibilidade de oposição à organização formal
A partir do momento que a organização informal não é muito bem entendida ou construída dentro da empresa, o que pode ocorrer é uma oposição desta à organização formal, bem como às metas e objetivos que se deseja alcançar para os negócios.
Padrões de relações e atitudes
Dentro dos grupos informais que são desenvolvidos nas empresas, constroem-se, de forma espontânea, padrões de relações e atitudes, que são aceitos e absorvidos por seus membros, traduzindo, assim, as aspirações e interesses que o grupo desenvolveu com o passar do tempo.
Mudanças de níveis e alterações dos grupos informais
No contexto empresarial, as pessoas que dele fazem parte, costumam desenvolver relações umas com as outras, participando, assim, de vários grupos informais, independentemente dos departamentos que pertencem. A partir do momento que ocorrem mudanças, bem como alterações na estrutura da organização formal, a tendência é que estes grupos informais também se alterem.
A organização informal transcende a organização formal
Isso, basicamente, quer dizer que a organização informal é construída através das relações e interações que seus membros desenvolvem dentro da organização formal. Porém, estas relações não ficam restritas às espaço físico do escritório ou ao horário de expediente, uma vez que elas vão além destas limitações.
Padrões de desempenho nos grupos informais
Por mais que a organização formal determine um padrão de desempenho para todos, dentro dos grupos informais os padrões podem ser outros. Para que o grau de correspondência seja maior ou menor, ou para que esteja em perfeita harmonia ou não com estes padrões, tudo vai depender do grau de motivação do grupo com os objetivos da empresa.
Por que a Organização Formal e a Organização Informal são importantes para as empresas?
O que é possível perceber é que apesar destes termos serem antagônicos – formal e informal – os dois modelos de organização são fundamentais para o bom andamento dos trabalhos e atividades dentro das empresas. Afinal, cada uma delas atua em áreas importantes e que contribuem positivamente com a gestão das empresas.
Para se ter uma ideia, a Organização Informal tem impacto direto no nível de satisfação e motivação dos colaboradores. As relações interpessoais saudáveis são fundamentais para que os profissionais se sintam felizes e motivados para executar suas tarefas. A Organização Informal se faz presente nos horários de almoço, nas comemorações de aniversário de algum colaborador ou membro da equipe e até mesmo, na colaboração para a execução de alguma atividade.
Enquanto isso, cabe a Organização Formal o desenvolvimento de processos e aplicação de ferramentas que garantam, de forma assertiva, o cumprimento das regras normas e, principalmente, a excelência dos resultados alcançados. Faz parte da Organização Formal:
- Planejamento estratégico
- Gestão de pessoas
- Definição de metas
- Gerenciamento financeiro
- Fluxograma de atividades e tarefas
- Organograma empresarial
- Definição de missão,visão e valores
- Estratégias de vendas
- Pagamentos e sistemas de comissões
Seja a Organização Formal ou a Informal, é importante que a empresa encontre meios seguros e eficazes para que as duas sejam construídas com autenticidade e responsabilidade. No caso das organizações informais, é importante identificar quem são os colaboradores que estão à frente dos processos e criar relações amigas.
No caso da Organização Formal, é importante que haja um envolvimento intenso por parte dos gestores e diretores na busca por ferramentas, metodologias e profissionais que possam construir um sistema que contemple todos os processos da empresa, assim como contribua para o desenvolvimento das tarefas. Investir na capacitação de gestores e líderes, sistemas de gerenciamento de atividades, implementação de feedbacks, organograma e até mesmo, o expediente de trabalho são algumas das muitas questões que fazem parte deste tipo de Organização.
Acredito verdadeiramente que saber de que forma se constitui a estrutura de uma empresa é de fundamental importância para todos nós, pois, dessa maneira, conseguimos desenvolver estratégias cada vez mais assertivas e eficientes, não só para o alcance de metas, objetivos e de resultados extraordinários, mas também para motivar constantemente os colaboradores, uma vez que sem o empenho, dedicação e trabalho de excelência destes, as chances de que uma organização, seja ela formal ou informal, seja bem-sucedida em seu mercado de atuação diminuem de forma significativa.
Neste sentido, é essencial investir neste tipo de conhecimento, pois ele tem o potencial muito grande de agregar e contribuir para o crescimento da empresa, de seus gestores e também de seus colaboradores.
Espero que este artigo tenha contribuído para que você tenha insights poderosos que farão da sua empresa uma grande organização empresarial de sucesso! Agora, eu quero que você me conte, querida pessoa: como é a Organização Formal da sua empresa? E como é a Organização Informal? De que maneira estas organizações estão estruturadas no contexto do qual você faz parte? Use o espaço abaixo para nos contar a sua experiência e a sua opinião sobre o assunto.
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Imagem: Gajus / Shutterstock
Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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