Planejamento de otimização do ciclo operacional de uma empresa.
Entre a decisão de abrir o seu próprio negócio e criar a empresa efetivamente, existe um caminho árduo e longo, pautado por muitos estudos e análises, planejamentos e definições. Uma das questões que precisam ser definidas com exatidão é a gestão do ciclo operacional da empresa.
Mas, afinal, o que é ciclo operacional? De que forma esse ciclo pode ser otimizado para garantir melhores resultados para o empreendimento? No artigo a seguir iremos explicar com mais detalhes esse conceito e como torná-lo otimizado.
Conceito de ciclo operacional de uma empresa
De forma bem simples e direta, quando falamos em ciclo operacional estamos falando das etapas que um negócio atravessa até se tornar algo rentável e lucrativo. Dessa maneira, se trata de uma base para que o empreendimento seja colocado em prática de forma segura.
O ciclo operacional é traçado pelas etapas que vão desde a criação de ideias que se transformam em produção, venda e lucro. É de extrema importância que os gestores tenham ciência de como funciona o ciclo operacional da empresa para que as tomadas de decisões sejam coerentes e eficientes.
Afinal, o ciclo operacional de uma empresa é algo que está intimamente ligado ao fluxo de caixa e aos processos de produção. Mas, como aperfeiçoar o ciclo operacional da sua empresa com efetividade e segurança?
Separamos algumas dicas que podem te ajudar neste processo. Confira como otimizar o ciclo operacional da sua empresa.
1. Sua empresa precisa de Capital de Giro
É fundamental ter meios para investir em formas que auxiliem a gestão deste ciclo operacional. Portanto, tenha um capital de giro para fazer investimentos necessários. Mas, o que é capital de giro?
O capital de giro nada mais é do que a diferença entre os recursos disponíveis em caixa e a somatória das contas e despesas a quitar. Confira abaixo o passo a passo de como calcular o capital de giro:
– Primeiro faça a soma das contas a receber + o valor do estoque.
– Em seguida, some o valor das contas a receber + o valor do estoque + contas a pagar + valor de impostos e despesas.
– O resultado dessa conta indica qual é o capital de giro necessário, ou seja, qual é o valor necessário para manter a operacionalidade. Em outras palavras, esse é o valor que a empresa precisa para continuar trabalhando.
Confira dicas de como manter o capital de giro satisfatório:
Identifique e corte gastos desnecessários
Analise criteriosamente as contas da sua empresa e encontre os gastos que não se justificam. Cortes significam mais dinheiro para investir no que é realmente importante.
Seja disciplinado
Tenha como seu principal mantra não usar o capital de giro para cobrir despesas, salvo se for absolutamente necessário. Caso não tenha escolha e precise fazer isso, devolva o dinheiro assim que possível. A falta de disciplina pode levar a situações desastrosas.
Negocie com fornecedores e clientes
Manter a operacionalidade e o bom funcionamento do seu empreendimento deve ser um dos seus principais focos. Converse com os seus fornecedores para chegar a possíveis acordos que sejam positivos para todos. Se for preciso, peça aumento do prazo de pagamento e descontos para pagamento à vista.
Em relação aos clientes, procure sempre diminuir o tempo de financiamento. Esse ponto pode ser mais difícil de conquistar, mas não é impossível. Você só saberá se tentar, então tente.
2. Adquira softwares e sistemas que auxiliem a gestão
Há no mercado vários softwares e sistemas que oferecem soluções eficazes para otimizar este ciclo. Avalie qual atenderá melhor às necessidades da sua empresa e faça a implantação deste sistema envolvendo os colaboradores no processo de mudança.
Quando a empresa possui sistemas e softwares voltados para a gestão do ciclo operacional, é possível obter informações precisas sobre o andamento dele. Além disso, a otimização permite identificar potenciais pontos de melhoria.
Por exemplo, se existe um sistema para controlar as finanças da empresa é possível identificar gastos que podem ser cortados. Quando não se tem esse controle, tais gastos podem passar despercebidos e continuar representando um peso para a sua companhia.
A otimização também contribui para aumentar a produtividade e reduzir o retrabalho. As tarefas repetitivas, além de cansativas para os colaboradores, podem induzir a erros que geram a necessidade de refação. Então, os softwares e sistemas são grandes aliados para liberar o tempo dos seus colaboradores e evitar possíveis erros.
Nesse processo de implementação dos softwares e sistemas, é válido considerar o quanto as interfaces são amigáveis. A mudança deve ser gradual e oferecer aos colaboradores treinamento e tempo para que se adaptem. Esse processo de adaptação precisa ser considerado.
3. Integre Compras, Vendas e Financeiro
Para que este ciclo operacional siga de modo otimizado, é de extrema importância que os departamentos de Compras, Vendas e o Financeiro trabalhem de maneira integrada. Estes são os departamentos que estão diretamente ligados ao fluxo de caixa e a gestão financeira da empresa.
A sinergia entre estes departamentos é fundamental para o sucesso do negócio. Se não existe uma troca constante de informações entre esses departamentos podem acontecer desencontros entre as ações e os recursos.
A implementação de softwares e sistemas contribui para estabelecer essa relação entre os departamentos. Colaboradores dos diferentes setores podem ter acesso às mesmas informações, identificando oportunidades e eventuais dificuldades.
É interessante também haver uma rotina de conversas e reuniões entre esses setores. A ação conjunta de Compras, Vendas e Financeiro é extremamente estratégico para o sucesso da companhia. Os resultados alcançados por essa junção tendem a incluir redução de gastos e uma operação mais organizada.
Inclusive, desse alinhamento pode surgir um grande volume de dados pertinentes para planejar o futuro da empresa. Cruzando os dados dos três setores é possível gerar relatórios que permitam entender a realidade da companhia, identificando potenciais oportunidades.
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Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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