O Método Kanban de produção é um conceito de origem japonesa que significa sinalizar de forma visual. Trata-se de uma metodologia que utiliza cartões, blocos coloridos ou post-its para controlar e gerenciar os fluxos de produção de um determinado negócio, permitindo o acompanhamento da execução de demandas ou processos organizacionais.
Este método consiste no planejamento, diagnóstico ou análise dos fluxos de uma empresa por meio da utilização de pequenos papéis, cartões ou bloco de anotações com indicações sobre o andamento de tarefas e projetos. É uma maneira visual, criativa, chamativa e eficiente de comandar o volume e o desenvolvimento de determinados trabalhos.
O Kanban é uma estratégia utilizada há muitos anos para fazer com que as linhas de produção e processos das organizações sejam cada vez mais eficientes de acordo com sua necessidade. Portanto, trata-se de uma ferramenta de gestão extremamente flexível, organizada e cronometrada. Ou seja, é uma técnica que se apresenta de uma maneira bastante simples e barata de se aplicar com ótimos retornos e aumento de rendimento e eficiência.
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Origem do método Kanban
O famoso processo foi criado no Japão, em meados da década de 50, com o intuito de controlar o funcionamento das produções em série. Também conhecido como Gestão Visual, Sistema Toyota ou Sistema Just in Time, o método tem como ideia básica minimizar atrasos a partir do desenvolvimento de um método que coordena a logística entre produção e demandas de forma prática e visual.
Com o passar dos anos, o método passou a ser implantado em empresas e organizações de diferentes segmentos, adaptando-se a cada modelo de negócio com o objetivo de gerir recursos, demandas internas e controlar estoques.
Como funciona o procedimento japonês
Basicamente o Método Kanban funciona em torno de três campos principais: To Do (para fazer), Doing (Em execução) e Done (Finalizado). Cada campo é preenchido com cartões, blocos coloridos ou post-its, que trazem informações sobre a tarefa a ser executada, o nome da pessoa responsável e a hora que foi pedido. Cada cartão deve conter apenas uma tarefa.
De acordo com as necessidades e lógicas de trabalho dentro da cadeia produtiva da empresa, podem ser criados novos campos para complementar o método.
Assim, conforme o profissional responsável pela tarefa vai desenvolvendo o trabalho, ele mesmo vai mudando o cartão de lugar, para Doing e Done, escrevendo a próxima tarefa a ser desenvolvida e indicando um responsável.
Para facilitar, a empresa pode usar cores diferentes de cartões para identificar o andamento das atividades (em dia, em andamento, atrasadas ou com impedimento) ou o departamento responsável (vendas, desenvolvimento, design e conteúdo). Para potencializar a eficácia do método e deixar todos os membros da equipe a par do que está acontecendo, recomenda-se, ainda, separar os primeiros cinco minutos do dia para fazer uma avaliação geral do quadro e definir novas diretrizes.
Na maioria das vezes, o Método Kanban utiliza as cores da seguinte forma:
- Verde: para indicar que a produção está em bom funcionamento;
- Amarelo: para indicar atenção à produção;
- Vermelho: para indicar que há algum problema no processo.
É importante lembrar que o método Kanban é uma ferramenta indicada para qualquer tipo de negócio ou empresa, independentemente de seu nicho ou porte não se restringindo apenas àquelas que trabalham com produção em série.
Benefícios para quem usa com frequência
Como vimos, a grande vantagem do sistema Kanban é que ele possui características que podem ser adaptadas a qualquer modelo de negócio que deseja tornar seus processos mais ágeis e sua rotina mais dinâmica.
De forma visual, o método Kanban apresenta toda a cadeia produtiva organizada e dispensa burocracias que travam a execução de tarefas ou a realização de novos processos. Isso acontece porque as demandas passam a ser identificadas através da própria quantidade de cartões, e não de sistemas burocráticos, documentos, ofícios ou memorandos de difícil circulação pela área de trabalho da empresa.
Além disso, a adoção da ferramenta também traz os seguintes benefícios para a empresa:
- Diminuição de gastos e desperdícios;
- Gerenciamento de produção;
- Melhoria dos processos internos;
- Simplificação de atividades;
- Controle de estoques;
- Redução do tempo gastos na execução de atividades e projetos;
- Cumprimento dos prazos.
É importante lembrar, no entanto, que o método Kanban só se prova eficiente quando o número de post-its nos campos “to do” e “doing” for menor do que na coluna referente às tarefas e processos que já foram finalizados.
Conheça o E-Kanban
Como muitas ferramentas de gestão, o método Kanban também se modernizou com o passar dos anos e tem usado de artifícios tecnológicos para agilizar e melhorar ainda mais os processos de produção. Desde a sua criação, o sistema apresentou técnicas relativamente simplificadas para sua aplicação, agora, com as conveniências do ambiente digital, traz ainda mais agilidade, eficiência e novas possibilidades ao processo de comunicação interna da empresa.
O E-Kanban pode ser feito em um simples aplicativo genérico de planilhas em que se possa editar as linhas e colunas com cores, ou ainda ganhar novas possibilidades com programas especializados que dinamizam e otimizam o processo organizacional das linhas de produção, possibilitando a todas as engrenagens de um sistema a devida participação, comunicação e ação nos processos produtivos dentro do tempo necessário para, não sobrecarregar e nem deixar ociosos funcionários e maquinários.
Dicas para o uso simples do processo
Confira algumas recomendações simples para se adequar a metodologia:
- Prepare a sua equipe: antes de adotar o Kanban, é importante que a equipe esteja preparada para assimilar os conceitos e princípios do método. Além disso, é importante apresentar os conceitos, princípios, e um exemplo básico de uso da técnica e dos benefícios que a equipe poderá obter com seu uso.
- Identifique os estágios de trabalho: identifique os Estágios de Trabalho que sua equipe segue para concluir um produto, projeto ou serviço. A partir deles, tente definir limites de tempo que cartões podem ficar em determinados estágios.
- Priorize o que é importante: posicione o que é mais prioritário (tem que ser feito antes) sempre na parte superior do Kanban. Mantenha um controle constante do que é prioritário identificando, sempre que possível, mudanças na ordem ou novos cartões que sejam necessários. Dessa forma você melhora a qualidade e reduz os custos, eliminando/adiando o trabalho desnecessário.
- Invista na melhoria contínua: simule os riscos durante a execução do trabalho, procurando encontrar as falhas antes que elas apareçam. Isso ajuda a determinar planos de ação preventivos, que diminuem consideravelmente os riscos.
Comunicação neurolinguística
Como vimos, o método Kanban baseia-se na comunicação visual aliada aos processos para otimizar o tempo e a produção dentro de uma organização. Nesse sentido, o Instituto Brasileiro de Coaching (IBC) investiu na Formação em Programação Neurolinguística (PNL), que oferece, por meio de técnicas e ferramentas, toda a base inicial da teoria para que você possa atingir metas e alcançar resultados positivos no âmbito pessoal e profissional.
O treinamento em PNL apresentará as ferramentas adequadas para que você consiga assumir o controle da sua mente, e assim, aumente sua inteligência emocional e desenvolva percepções e comportamentos necessários para atingir seu potencial. Além disso, a metodologia será capaz de gerar amplitude em sua visão de mundo, permitindo assim, que você identifique e modifique padrões mentais e emocionais e supere suas limitações.
A formação tem como premissa, a ideia de que a mente, o corpo e a linguagem, interagem para criar a percepção que cada indivíduo tem do mundo, e tal percepção pode ser modificada a partir das técnicas e ferramentas da PNL. O curso em PNL do IBC, é voltada para todos as pessoas que desejam ampliar sua expertise, trabalhando aspectos que envolvem a mente, comportamentos e linguagem.
E você, já conhecia ou já utilizou o Método Kanban na sua empresa ou negócio? Como foi este processo? Deixe o seu comentário e contribua com o conhecimento!
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Imagem: Creative Mood / Shutterstock
Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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