Uma vez que tudo é relativo e está em constante evolução, a teoria contingencial é a melhor forma de administrar uma empresa.
É inegável que vivemos em um mercado que passa por mudanças constantes e cada vez mais rápidas, sendo este um ponto que precisa ser levado em consideração pelas empresas que desejam manter-se competitivas e atuantes.
Assim, para lidar com as nuances deste mesmo mercado, suas características e, principalmente, com as mudanças que nele ocorrem com frequência, é fundamental se basear em teorias e conhecimentos, que vão contribuir para uma performance mais aprimorada dos negócios de uma forma geral.
Acompanhando este contexto, convido você a continuar esta leitura e saber um pouco mais sobre uma destas teorias, que é a Teoria Contingencial e como a sua aplicação funciona dentro dos processos administrativos de uma empresa.
O que é Teoria Contingencial?
A teoria contingencial é uma teoria comportamental, que defende a inexistência de uma única maneira ideal de projetar estruturas organizacionais. De acordo com esta ideia, o melhor método para administrar uma empresa depende da situação interna e externa, já que tudo é relativo e está em constante mudança.
O intuito dessa abordagem é adaptar o projeto da empresa às incertezas enfrentadas pela organização, como cenários de crise ou a situação de mercado. O ponto central consiste em projetar uma estrutura organizacional que possa passar por situações de contingência — ou seja: situações inesperadas — de maneira eficaz e eficiente.
Outros tipos de teoria e métodos de administração muitas vezes falham porque negligenciam que os estilos de gestão e as estruturas organizacionais são influenciadas por vários aspectos. Portanto, não deve haver apenas um projeto ideal para as empresas, já que nenhuma empresa é completamente semelhante a outra e porque cada uma enfrenta seu próprio conjunto de contingências, que resulta em diferentes níveis de incertezas.
Aspectos básicos da Teoria Contingencial
Essa teoria enfatiza o fato do ambiente externo ser o responsável pelas modificações de estruturação e organização de uma empresa. Ela também foca na tecnologia como um alicerce que influencia os resultados da empresa. Partindo desse pressuposto, a empresa deve ser ajustada e adaptada ao ambiente e à tecnologia, da mesma forma que seus processos regulamentadores, como meio de se manter ativa e eficiente.
Trata-se de um modelo dotado de grande flexibilidade, descentralização e desburocratização. É colocado como opção para ambientes em constante mutação e condições instáveis, contrapondo-se, de certa forma, ao modelo mecanicista que prevalece em situações e ambientes relativamente estáveis.
Dessa forma, a abordagem contingencial foca no fato de que não existe apenas um único e exclusivo modelo para organização da empresa. Nem mesmo um modelo que seja implantado para atingir a eficiência e eficácia. Sendo que, tanto a estrutura e o funcionamento das empresas estão dependentes da relação com o ambiente e a tecnologia.
Para se encaixar nos aspectos básicos da teoria contingencial, é preciso que uma empresa tenha seu sistema aberto, assim como suas características devem ser os resultados das relações entre a empresa e o ambiente no qual ela está inserida. Além de que as características do ambiente são variáveis e independentes, enquanto as características da empresa também são variáveis, mas dependentes do ambiente.
Breve análise da Teoria Contingencial
Tendo como base o estudo das teorias da administração nas organizações, já podemos identificar preceitos de teorias diversas. Teorias essas que são aplicadas por administradores e, consequentemente, a todos os integrantes que pertencem aos grupos de colaboradores. É importante adquirir conhecimento frente às teorias da administração para que na aplicação do trabalho diário, sejam utilizados os meios mais adequados para seu melhor funcionamento.
Dessa forma, os gestores que aplicam a teoria da contingência, respondem às causas dos problemas individuais, e não ao problema em si. Eles procuram entender todas as influências que levam à dificuldade. Por exemplo, a redução da produção pode parecer, à primeira vista, o resultado de negligência dos funcionários. Porém, a partir do momento que é realizada uma análise mais profunda, a mesma pode revelar que a iluminação fraca e climatização insuficiente estão causando sonolência entre os funcionários.
Como aplicar a Teoria Contingencial em uma empresa?
A aplicação da teoria em uma empresa deve acontecer da seguinte forma: a equipe administrativa trabalha para encontrar soluções específicas para lidar com problemas no local de trabalho e satisfazer as necessidades dos clientes, adaptando-se às necessidades deles.
Quando escolhe essa teoria para seguir, a empresa passa a ter um maior controle sobre o comportamento e desempenho de seus funcionários. Assim, eles passam a exercer suas funções seguindo exatamente o que lhes é passado, sem autonomia para tomar decisões. Isso significa que é importante atribuir aos funcionários tarefas baseadas em competências relevantes, como desenvolver estratégias para cumprir prazos e integrar esses esforços para fornecer um plano de ação que possa ser plenamente realizado.
Qual o papel do líder?
Voltemos ao ponto de partido do exemplo que citei acima, sobre a má iluminação e climatização, deixando os funcionários com sono. Nesse caso, se o gestor tivesse confiado apenas nas teorias motivacionais, como uma resposta automática aos problemas de produtividade, ele poderia ter perdido a verdadeira causa da queda na produção.
Os gerentes têm um papel extremamente importante na abordagem contingencial, uma vez que são eles que irão atribuir funções para cada colaborador, de acordo com as necessidades que surgirem pelo caminho. Por isso, é fundamental ser flexível para alterar o planejamento e as delegações de função sempre que necessário.
Dessa forma, a teoria contingencial incentiva os gestores a pensarem sobre as consequências de uma decisão no que se refere a toda a empresa. Suas ações devem refletir a cultura, o compromisso com a segurança e o bem-estar dos funcionários. Além da orientação para os resultados, o posicionamento da marca e as atitudes de atendimento ao cliente de toda a organização.
Em contrapartida, ao mesmo tempo, é preciso que o gestor responda ao problema em questão, de acordo com as causas imediatas. Esse duplo foco na organização geral e nas especificidades de um problema requer que um gestor visualize o macro e o micro ao mesmo tempo.
Pontos negativos da Teoria Contingencial
Um negócio que usa a abordagem de contingência pode facilmente cumprir prazos apertados. No entanto, isso pode causar problemas a longo prazo, pois quando a empresa se concentra apenas em problemas atuais, acaba ignorando o seu dever de capacitar os funcionários com habilidades que serão relevantes no futuro. Dessa forma, a organização não se prepara para projetos a longo prazo.
Portanto, é importante que o gestor encontre uma forma de aproveitar o que essa teoria tem a oferecer de melhor, sem deixar de se preparar para projetos futuros.
Em poucas palavras: a teoria contingencial é ampla e prescreve uma abordagem para a estrutura organizacional, enfatizando a natureza sistêmica. Tendo como premissa fundamental o inter-relacionamento complexo das organizações com o ambiente no qual as mesmas são inseridas.
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Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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