10 dicas de como fazer uma ata de reunião mais eficiente

A ata de reunião é um documento essencial para o registro das decisões a respeito das atividades que serão desenvolvidas na empresa

Ainda é grande o número de empresas que gastam horas em reuniões. Um encontro programado para ter apenas 30 minutos pode passar a ter 60 sem que os participantes percebam.

Fatores como fuga da pauta, discussões agressivas, fofocas e falta de objetividade são alguns dos pontos que podem contribuir para que a reunião fique mais longa do que o combinado. No fim da conversa, o grupo falou de tantos outros assuntos que será preciso marcar uma nova reunião.

Para evitar que isso aconteça e garantir a produtividade da reunião, é fundamental que se crie o hábito de sempre elaborar uma ata que documente os assuntos abordados e os fatos apresentados, de modo a oficializar o que foi discutido.

Com a elaboração da ata, todos os envolvidos na reunião e nos projetos discutidos ficam cientes a respeito do propósito da reunião, o que nela foi definido e o que cada um deve realizar.

A ata funciona como um resumo fiel de todos os assuntos abordados na reunião empresarial e, ao final do encontro, todos os colaboradores participantes devem assinar o documento para que seja comprovado que os envolvidos (concordando ou não) estão cientes quanto às resoluções.

Em outras palavras, a ata de reunião torna público todos os assuntos discutidos e serve para garantir que cada profissional saiba aquilo que deve fazer e que todos os compromissos sejam cumpridos, além de servir como documento para consultas posteriores.

Como elaborar uma ata eficiente

Confira agora quais são as recomendações necessárias para tornar sua reunião mais efetiva.

• Pesquise primeiro se existem regras para as reuniões: verifique, antes da reunião, se existe um modelo de ata a ser seguido se formal ou informal, se segue algum guia oficial. Depois, verifique também o que é relevante ser registrado.
• Qual o seu papel? Verifique qual a sua função na reunião, se participa ou não, se dá opiniões, ou se apenas será responsável por anotar tudo.
• Papel e caneta na mão: Antes de entrar para a reunião, não se esqueça de preparar seu material de trabalho. Caneta e papel de sobra para não interromper a reunião atrás de material. Imprescindível para fazer todas as anotações pertinentes e necessárias.
• Acomode-se no melhor local: a pessoa que irá lavrar a ata de reunião tem que estar acomodada no local onde melhor ouve todas as pessoas envolvidas na reunião. Precisa ouvir com bastante clareza toda a discussão.
• Grave sua reunião: outra opção muito usada hoje é gravar toda a reunião e depois, ouvir com calma e redigir. Essa opção é muito segura pois não fica margem de dúvidas entre os participantes. Caso haja, existe a possibilidade de voltar a gravação e checar.
• Objetividade: a ata de uma reunião deve ser um documento simples e de fácil compreensão. Não vale escrever detalhes que não irão influenciar no dia a dia do trabalho ou conversas paralelas. Fique atento as decisões e as tarefas programadas. Também preste atenção para que o documento não contenha gírias e abreviações, seja de fácil leitura e não inclua rasuras.
• Nome da organização: criar uma ata sem o nome da empresa é “falha nossa” mesmo. Não se esqueça dessa informação importante.
• Localização: informe data, hora e local da reunião. Pode parecer algo não tão essencial para algumas pessoas, mas conte como um ato de precaução. Imagine daqui a alguns meses quando você precisar lembrar-se de algum prazo que foi dito em determinada reunião. Com essas informações de localização será mais fácil encontrar o que procura. Além disso, fica como forma de organização para todos que irão ler o documento.
• Tipo de reunião: é preciso explicar qual é a característica do encontro. Pode ser algo regular, semanal, mensal, anual ou emergencial. Isso ajuda na identificação dos assuntos mais importantes.
• Líder: aponte quem irá fazer a gestão da conversa. Uma reunião empresarial é convocada por um funcionário da organização. Não importa se foi o assistente, analista ou gerente, é essencial indicar quem chamou os participantes.
• Quantidade e nomes dos participantes: apresente quem está no compromisso. Isso será muito importante caso precise cobrar ações não cumpridas.
• Lista de presentes e ausentes: providencia uma lista onde serão identificados quem compareceu ou não na reunião. Esse controle é importante para futuras questões que envolverão a reunião, por exemplo, alguma tomada de decisão.
• Pauta: escrever qual é o assunto principal do encontro e quais são os temas discutidos é essencial. Além de deixar o documento mais fácil para pesquisa, isso ajuda aos participantes. Basta que o escrevente da ata lembre a todos de ficar dentro dos temas estipulados se houver muita dispersão.
• Decisões importantes: registrar as decisões que foram tomadas e os itens que foram rejeitados é fundamental. Esse é o momento de quem escreve ser rápido, objetivo e preciso com as anotações. Outro ponto importante é a atenção. Uma palavra errada pode mudar o sentido de uma sentença, portanto, é preciso ser ágil sem perder a concentração.
• Não relate o confidencial: se caso algum relato na reunião for confidencial, não anote. Somente escreva que o foi informado que a discussão era confidencial. Nesse caso não é preciso registrar.
• Tarefas: outro ponto fundamental é apontar as tarefas a serem realizadas e seus respectivos responsáveis. Dessa maneira, as atividades têm donos que devem se dedicar para realizá-las da melhor forma possível.
• Ouça os relatos e anote tudo: Se houver algum relatório apresentado ou algo parecido, anote os dados e informações do documento, de quem apresentou e procure obter uma cópia do documento. Se for o caso, registre também este documento e anexe junto a ata.
• Interrompa quando necessário: quem está com a tarefa de lavrar a ata, pode, a qualquer momento, interromper ou perguntar novamente, caso haja alguma dúvida.
• Registre todas as ordens e decisões. Anote todas as decisões tomadas na reunião, não se esqueça de nenhum detalhe, se foi o presidente ou algum membro da diretoria.
• Prazos: coloque os prazos para a execução das atividades. Mesmo que na reunião os prazos não sejam definitivos, é importante colocar ao menos um período de entrega. Isso assegura que os donos das tarefas devem apresentar os resultados em um momento que irá beneficiar a todos.
• Espaço para sua assinatura: não se esqueça de deixar um espaço para você, que irá lavrar a ata, assinar. Você sempre irá assinar o seu trabalho.
• Faça um checklist: Dê uma olhada se sua ata está completa de informações ou se falta algum dado importante.
• Compartilhamento: passe o documento aos participantes. Não adianta nada se dedicar para fazer toda essa redação e não compartilhar com quem esteve na reunião e com demais interessados. É essencial que todos vejam o documento assim que estiver pronto e o aprovem. Por conta do ritmo dinâmico que muitos encontros podem ter é possível que quem escreva a ata deixe passar alguma informação ou anote algo errado. Sem problemas! Quem receber as anotações deve ler e estar atento às necessidades de alteração. Atualmente é mais simples fazer esse compartilhamento por e-mail. Para deixar o processo ainda mais fácil, já escreve a ata no próprio computador. Caso não tenha um notebook disponível, escreva no papel e passe para o computador.
• Redação clara e objetiva: a pessoa que for redigir a pauta deve ter uma redação clara, objetiva e coesa para não ter duplas interpretações. Erros de português devem ser corrigidos. Se não for transcrever para o computador, a caligrafia deve ser fácil leitura.
• Formate a ata em parágrafos: a leitura e a compreensão ficará mais fácil. Cada assunto deverá ficar em parágrafos separados.
• Corrija erros gramaticais: Quando for digitar o documento, procure um editor de texto que te auxilie na correção ortográfica.
• Não dê opiniões: quem redige a ata não pode dar opiniões nelas. Seja bem objetivo e não faça observações pessoais. Muito cuidado com as interpretações pessoais!
• Foque no que será feito: Normalmente não se relata na ata as discussões durante a reunião, somente o que foi definido. Limite-se a anotar tudo o que foi feito e não o que foi dito.
• Numere as páginas: não se esqueça de numerar as páginas para que fique tudo em ordem e facilite a referência.  
• Logomarca da empresa: alguns modelos de ata levam a logo da empresa e slogan. Se for o caso, não se esqueça de aplicar.
• Mantenha o mesmo tempo verbal: Use o mesmo tempo verbal na redação da ata. Ou no presente ou no pretérito perfeito. Não misture os dois.
• Comece a transcrever assim que terminar a reunião: as informações estarão fresquinhas na sua memória logo que terminar a reunião. Pode ser que você tenha deixado de anotar algo importante. Redigir o documento de imediato, a chance de lembrar de todo o assunto é maior.
• Dê opção aos modelos prontos: alguns anos atrás, as atas eram só escritas à mão e sem rasuras. Hoje existem modelos com layouts prontos. Isso facilita muito pois na falta do profissional que lavre a ata, qualquer pessoa poderá fazer.
• No computador: se decidir que irá digitar diretamente no seu notebook, procure redigir com bastante rapidez para não perder nenhuma informação, caso contrário, melhor fazer a mão e depois digitar com calma.
• Disponibilize para uma prévia: logo após digitar a ata no computador, é importante que envie uma cópia para os participantes, para ciência.
• Mantenha arquivado: sempre mantenha uma ata arquivada em local de segurança ou mesmo salvo em seu computador em uma pasta destinada a isso.

Dica extra: stand up meeting

Você já ouviu falar de stand up meeting? Esse é um tipo de reunião em que o foco é a base para sua realização correta. Geralmente o stand up meeting é feito de manhã,  tem aproximadamente 15 minutos de duração e os participantes ficam de pé. O encontro tem um foco e todos devem falar estando atentos a esse objetivo. Por isso, é essencial definir quais são as informações prioritárias que devem ser comunicadas. Como a reunião é curta e bem dinâmica é possível que a ata seja feita em tópicos.

Hora de colocar em prática

Agora que você sabe quais são as principais recomendações para fazer uma pauta de sucesso é hora de começar o trabalho! Se os colaboradores da sua empresa não têm o costume de fazer ata, inicie você essa cultura.

Comece fazendo a ata das reuniões em que participa. Seguindo as dicas de objetividade, pauta, organização e compartilhamento, você terá resultados efetivos. Com o passar do tempo, outras pessoas irão sentir os benefícios de se fazer uma ata e começarão a criar também. Desse modo, você terá desenvolvimento um método que pode ser replicado em diversas áreas.

Na empresa em que você trabalha existe o hábito de elaborar a ata das reuniões? Deixe um comentário no espaço abaixo. Aproveite para curtir e compartilhe este conteúdo nas suas redes sociais.

Imagem: Olena Yakobchuk / Shutterstock

Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.

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