Confira as principais características da Gestão de Processos.
A Gestão de Processos contribui para aumentar a competitividade e agregar valor à gestão da empresa como um todo. Entender o conceito e como funciona sua aplicação na prática é crucial para quem deseja ter um empreendimento de destaque no mercado. Continue lendo para ampliar a sua compreensão do tema.
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O que é Gestão de Processos?
Nos últimos tempos, muito se tem falado a respeito de Gestão de Processos, mas você sabe o que é? Trata-se do conjunto de práticas que objetivam o aperfeiçoamento contínuo de processos de uma empresa.
Esses processos podem ser diversos, incluindo desde a compra de insumos até a entrega do produto final aos consumidores. A Gestão de Processos é também chamada de Business Process Management (BPM).
Como a Gestão de Processos funciona?
Cabe aos gestores estarem preparados para a identificação, desenvolvimento, documentação, monitoramento e controle dos processos nesse sistema. Algo que se aplica também à própria Gestão de Processos que nada mais é do que um processo, ou seja, um conjunto de práticas organizadas.
Os processos nada mais são do que conjuntos de atividades feitas por pessoas ou equipamentos de uma empresa. As atividades em questão se concentram na transformação de insumos (entradas) em produtos finais. Um dos principais exemplos de processo de produção em uma indústria é a transformação da matéria-prima em produto final.
Para sair de um extremo ao outro (matéria-prima até produto final) há uma série de pequenos processos. A administração da empresa também conta com um conjunto de processos. Praticamente tudo o que é realizado em uma empresa se baseia em processos organizacionais ou pelo menos deveria. Em linhas gerais, a Gestão de Processos consiste na organização das etapas necessárias para concluir um processo.
Gestão de Processos: conheça as principais características
Para que seja mais fácil compreender o funcionamento da Gestão de Processos confira a seguir as principais características desse sistema.
Modelação
Para aderir a esse modelo de gestão, a empresa deve estar aberta para realizar amplas mudanças nos seus processos. Embora pareça algo simples, é importante ressaltar que deve ser bem trabalhado para não se tornar uma verdadeira batalha interna. A cultura organizacional deve ser flexível para que os colaboradores aceitem bem as mudanças.
Documentação
A documentação dos processos é crucial para evitar que apenas alguns colaboradores saibam como realizar determinada atividade. O gestor deve ter em mente que a qualquer momento o colaborador pode deixar a companhia. Se um colaborador deixar o quadro da sua empresa, haverá algum impacto? Com a documentação é mais fácil preparar outros funcionários para assumir a função.
Processos que entregam valor
É fundamental que se tenha a compreensão de que os processos existem para agregar valor à empresa, marca ou produto/serviço. Isso quer dizer que os processos devem entregar valor.
Para que a implementação da Gestão de Processos seja bem-sucedida, é necessário que se tenha o entendimento de qual é esse valor. Quando isso não está claro indica que há um problema a ser administrado.
Monitoramento
Monitorar os processos é uma parte essencial do seu gerenciamento, pois se compreende se eles estão entregando o esperado. Para que esse monitoramento aconteça de forma eficiente, é importante determinar os indicadores de avaliação dos processos ao desenhá-los. Os indicadores devem se atentar para questões relevantes de cada processo.
Sistematização
A Gestão de Processos, como já citamos, é um processo em si mesmo. Logo, deve ter um conjunto de práticas que sigam as características apresentadas acima. É fundamental que a implementação aconteça de acordo com um critério bem determinado.
O ideal é aproveitar oportunidades de melhoria que antecipem problemas em vez de esperar que eles aconteçam. Prevenir a ocorrência de problemas é melhor do que gerenciar suas consequências.
Gestão de Processos: conheça as etapas para sua implementação
A Gestão de Processos pode ser implementada de diferentes formas e a seguir você irá conferir um método didático com divisão por etapas. Essas etapas foram pensadas de acordo com as fases de criação de um processo.
Etapa 1 – Planejamento
Essa é a etapa inicial em que se faz a análise do conjunto de atividades envolvidas. Nesta fase, é importante refletir sobre o objetivo do processo e a sua relação com a estratégia adotada pela companhia.
Etapa 2 – Modelagem
Essa é a etapa em que elabora o desenho dos fluxos de trabalho, isto é, como será a prática do processo em desenvolvimento. É interessante dedicar algum tempo a ela, haja vista que funcionará como base para o restante do processo.
Etapa 3 – Simulação
Aqui, serão realizados testes das atividades definidas na etapa 2. Período em que se verifica como aquilo que foi previsto se manifesta na prática. De que maneira os colaboradores estão respondendo aos novos processos?
Essa é uma questão central a ser investigada para que se chegue a uma resposta satisfatória em relação ao planejamento. Trata-se de uma etapa importante desse processo, porque permite ter insights para aperfeiçoar a proposta que está sendo testada.
Etapa 4 – Execução
A etapa de simulação permite identificar pontos que devem ser ajustados para tornar o processo mais eficiente. Dessa forma, fica evidente que a etapa 3 funciona como um teste para melhorar os resultados da etapa 4 (execução).
Etapa 5 – Monitoramento
Tão importante quanto a etapa de simulação é a etapa de monitoramento. Nessa fase, são colhidos dados de acordo com as métricas e indicadores definidos nas etapas de planejamento e monitoramento.
A verificação da efetividade dos resultados é necessária para saber se os objetivos esperados foram alcançados. Avaliação constante é a base para evoluir a qualidade dos seus processos.
Etapa 6 – Aperfeiçoamento
É importante ter em mente que é possível utilizar o mesmo trabalho de modelagem para um processo novo no futuro. Por esse motivo, é necessário manter o acompanhamento e evolução de um sistema de modelagem. A base para ser bem-sucedido na implementação de um sistema de Gestão de Processos é ter como lema a melhoria contínua.
Gestão de Processos é um sistema que permite organizar e realizar processos com maior efetividade! Aproveite para deixar suas percepções no espaço para comentários abaixo e compartilhar o conteúdo através das suas redes sociais!
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Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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