Confira algumas dicas de como usar a Técnica Pomodoro na sua empresa.
Algumas empresas sofrem com a baixa produtividade dos colaboradores e, por isso, não conseguem crescer. Uma boa aposta nesse caso é a implementação da Técnica Pomodoro.
Talvez você já tenha ouvido falar desse método que é bastante utilizado por estudantes. Saiba que essa técnica pode ser o que estava faltando para impulsionar os bons resultados da sua empresa. Continue lendo e saiba mais!
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O que é a Técnica Pomodoro?
O sistema de gerenciamento do tempo conhecido como Método ou Técnica Pomodoro foi desenvolvido pelo empresário e escritor italiano Francesco Cirillo. Basicamente, nesse método o indivíduo foca integralmente em numa tarefa por 25 minutos contados no relógio.
Segue, então, uma pausa de 5 minutos e um novo ciclo de 25 minutos. O nome do método, “Pomodoro” (tomate em italiano), foi escolhido como referência ao cronômetro em forma de tomate usado por Cirillo.
Como a Técnica Pomodoro funciona?
A Técnica Pomodoro é focada no gerenciamento do tempo a partir da divisão de tarefas em blocos de 25 minutos. Entre os blocos de 25 minutos há tempos de descanso de 5 minutos.
A ideia é simples, enquanto estiver realizando uma atividade, não desvie a sua atenção. Quando o tempo de 25 minutos acaba, você pode relaxar. Completando quatro blocos de 25 minutos, você poderá fazer uma pausa de 15 minutos.
Os períodos de pausas devem ser usados para dar uma volta pelo ambiente, conversar rapidamente com alguém ou até beber um cafezinho. O ideal é fazer algo que alivie a tensão gerada pela realização da atividade.
Contudo, é fundamental que não se ultrapasse o tempo de 5 minutos de descanso. Assim como Cirillo fazia, você pode usar um cronômetro e nem precisa ter a forma de tomate, pode ser o do celular mesmo!
Implementando a Técnica Pomodoro dentro da empresa
Agora que você já conhece a Técnica Pomodoro e sabe para que ela serve, deve estar se perguntando se dá para implementar na empresa. Com disciplina e colaboração dos funcionários é possível usar esse método para impulsionar a produtividade. Contudo, é muito importante que todos estejam focados e comprometidos com os blocos de tarefas. Confira, a seguir, algumas dicas de como usar a técnica na sua empresa.
1. Sistematize o método
O funcionamento da Técnica Pomodoro depende da realização de blocos de 25 minutos de tarefas e 5 de descanso. Para que o método seja realizado com organização, é importante que a equipe esteja alinhada na sua realização. Isso significa que todos devem cumprir os 25 minutos de atividades ao mesmo tempo.
Quando não há sincronização, pode acontecer de algumas pessoas ficarem dispersas durante o período, enquanto outras estão fazendo as pausas. Sendo assim, o gestor da equipe deve fazer uma reunião com todos para explicar a implementação do método.
Todos devem opinar na forma como irá funcionar e, se acharem pertinente, até podem mudar o tempo do bloco de tarefa. Dependendo da atividade da empresa, 25 minutos pode ser pouco para concluir uma atividade, por exemplo.
2. Organização das tarefas
Para que o Método Pomodoro funcione, é crucial também que haja organização de prioridades. É interessante começar a semana de trabalho com uma reunião em que sejam definidas as prioridades. Dessa forma, os colaboradores saberão o que devem fazer antes do restante. As prioridades mais urgentes devem ser realizadas nos primeiros blocos de atividades.
Ter um quadro físico ou mesmo um aplicativo em que estejam anotadas as prioridades em ordem de urgência é interessante. Assim os colaboradores podem consultar esse registro de tempos em tempos para saber como estão se saindo. Lembramos que é possível fazer ajustes de tempos em tempos. Só evite pular passos para que a atividade caiba no período.
3. Atualização das tarefas concluídas
No decorrer do tempo, é importante ir riscando as atividades que já foram concluídas. O ideal é que cada colaborador da equipe tenha a sua própria lista para riscar. As listas devem ser correlacionadas, de maneira que a conclusão de atividades de X possa impulsionar a de Y, por exemplo.
Algo interessante é que os colaboradores anotem quantos blocos foram necessários para concluir cada atividade. Dessa forma, no futuro, será mais fácil determinar em quantos períodos será possível eliminar algumas tarefas da lista. O gestor pode usar essas anotações como uma ferramenta para organizar a gerenciamento do tempo.
4. Avaliação do desempenho
Francesco Cirillo dizia que a divisão do tempo em blocos traz mais concentração para as atividades que estão sendo realizadas. Após algum tempo trabalhando com a lógica do Pomodoro, se torna mais simples executar as tarefas nesse ritmo.
O cérebro se acostuma com esse sistema e foca nos 25 minutos para poder usufruir dos 5 de descanso. As pausas contribuem para que os colaboradores aliviem a tensão e se tornem mais produtivas.
O ideal para saber que está alcançando esse resultado é fazer avaliações constantes. Essas avaliações não devem ser vistas como uma caça às bruxas e sim como uma avaliação do método. O objetivo é saber se o Método Pomodoro está sendo realmente eficaz para a sua empresa.
Os colaboradores estão conseguindo entregar maior volume de trabalho e com mais qualidade? Qual foi o aumento de resultados desde que o Pomodoro foi implementado? Vale dizer que, em geral, se leva uns 15 dias para a adaptação. Sendo assim, dê duas semanas para que a sua equipe se adapte a esse rimo para poder avaliar a eficiência.
5. Incentive a equipe
Um dos segredos para a que a Técnica Pomodoro dê certo é a motivação de prosseguir com ela. Dessa forma, cabe ao líder motivar a sua equipe a cumprir os blocos de atividades da melhor maneira possível. Uma forma de dar esse incentivo é oferecer um ambiente de trabalho que proporcione maior foco.
Tornar o departamento menos ruidoso e oferecer boas ferramentas de trabalho contribui para a concentração dos colaboradores. A concentração é a base para concluir as atividades no período de tempo previsto e ter bons resultados em médio e longo prazo.
A Técnica Pomodoro é uma grande aliada para aumentar a produtividade na sua empresa! Já experimentou utilizá-la em sua rotina de trabalho? Deixe seu comentário abaixo!
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Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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