Confira como deve ser um checklist de treinamento

O treinamento corporativo é um dos principais instrumentos do desenvolvimento e da capacitação dos recursos humanos da empresa. Ainda que muitos gestores tenham a visão de que o treinamento não passa de um gasto, a verdade é que ele é um investimento. Profissionais capacitados têm a possibilidade de agir de modo estratégico e com mais eficácia e eficiência em suas atividades diárias.

Além do desenvolvimento das competências técnicas, também existem muitos treinamentos corporativos voltados para as chamadas soft skills, ou seja, competências comportamentais. É o caso dos programas que desenvolvem a comunicação eficaz, o bom relacionamento interpessoal, a inteligência emocional, a organização, a administração do tempo, a criatividade, entre outros.

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A importância do checklist de treinamento

Em geral, os treinamentos corporativos são planejados e desenvolvidos pelo departamento de recursos humanos, em parceria com os gestores da empresa ou com empresas terceirizadas que oferecem treinamentos. Nessa etapa de planejamento, é fundamental elaborar um checklist para que tudo dê certo.

O checklist é uma lista de verificação que pode ser utilizada para diversas finalidades, permitindo a elaboração de mapas mentais e evitando que algum detalhe seja esquecido. Assim, uma simples lista de compras no supermercado é um checklist, que garante que nenhum dos itens necessários para a semana ou para o mês seja esquecido.

No caso dos treinamentos corporativos, é preciso fazer esse levantamento de tudo aquilo que deverá ser providenciado para que o programa seja de qualidade, satisfaça os participantes e efetivamente contribua com o desenvolvimento pessoal e profissional dessas pessoas.

Vantagens de fazer um checklist

A elaboração de um checklist é muito importante, e não são poucos os motivos que justificam essa afirmação. Na sequência, você confere as principais vantagens desse procedimento no contexto dos treinamentos corporativos.

1. Segurança

A lista de verificação permite a prevenção de falhas mentais que podem afetar o resultado do trabalho. Em outras palavras, confiar apenas na mente é arriscado. Um treinamento é um processo complexo que demanda muitas coisas básicas, mas também uma série de detalhes que podem passar batido se jogarmos toda a responsabilidade na mente. Assim, é melhor passar todos os itens para o papel. Assim, nada será esquecido, e ninguém ficará estressado, ansioso ou sobrecarregado.

2. Eficiência

Quando você e sua equipe se acostumam com a utilização do checklist, há uma tendência para tornarem-se mais rápidos e eficientes. Basta olhar para a lista (seja ela em papel ou digital) para verificar tudo aquilo que já foi feito e tudo o que ainda deve ser providenciado. Trata-se, portanto, de uma ferramenta de controle, que ajuda também na administração do tempo e dos custos.

3. Exatidão

Um checklist possibilita alcançar a exatidão dos procedimentos. A lista de tudo o que deve ser feito e providenciado pode ser acompanhada por todos os envolvidos no processo. Além disso, é possível utilizar a ferramenta para definir como cada tarefa deve ser feita, qual funcionário ficará responsável por ela, qual é o prazo para a sua realização e quanto dinheiro deverá ser investido em cada etapa.

4. Foco

Quando toda a equipe adota o checklist, fica mais fácil manter o foco no trabalho. Assim, todo mundo fica alinhado, ou seja, consciente do que precisa ser feito para que o treinamento em questão seja desenvolvido e aplicado com tranquilidade e eficácia. Além do mais, é interessante incluir no checklist os famosos “planos B”, isto é, o que fazer se alguma coisa der errado, nem que seja se a bateria de um microfone falhar.

Vale lembrar que o checklist não é uma ferramenta exclusiva dos ambientes de trabalho, pois pode também ser muito útil na vida pessoal. Ao planejar uma viagem, por exemplo, pode-se fazer um checklist dos itens que precisam ser colocados na mala, nas passagens (de ônibus, trem, avião etc.), das reservas de hotéis e dos lugares a serem visitados.

Checklist de treinamento

Você pode começar a utilizar o checklist a partir do seu smartphone, organizando as suas atividades diariamente, de modo a poupar tempo e a evitar erros. Ao fazer um checklist de treinamento, lembre-se de listar e verificar todos os recursos que serão necessários para o bom andamento da atividade, como:

• Local: onde o treinamento será realizado? Qual a capacidade da sala/auditório?
• Infraestrutura: quais ferramentas serão necessárias para a condução do treinamento? Lousa? Pincel atômico? Giz? Flip-chart? Projetor de slides? Mesas? Cadeiras? Microfones? Baterias? Iluminação específica? Ventiladores? Caixas de som?
• Material do aluno: quais materiais deverão ser providenciados ou solicitados aos alunos? Cadernos? Livros? Apostilas? CDs/ pen drives com o conteúdo? Cartolinas? Lápis? Canetas? Materiais específicos para dinâmicas?
• Treinador: quem ministrará o treinamento? Será um dos gestores da empresa? Será algum profissional contratado de outra instituição? Quais conhecimentos e experiências ele tem que o capacitam para aplicar o treinamento?
• Conteúdo: quais assuntos serão abordados no treinamento? De que forma esse conhecimento beneficiará os colaboradores e ajudará no alcance dos objetivos da empresa? Quem desenvolverá o conteúdo do programa? Quem criará os materiais de apoio (apostilas, slides etc.)?
• Divulgação: em quais canais de comunicação o treinamento será divulgado? Qual é o seu público-alvo? Haverá uma campanha de incentivo à participação? Como será?
• Metodologia: qual metodologia será utilizada durante as aulas? Serão palestras em que há a explicação dos assuntos? Haverá exibição de filmes? Sessões de leitura? Dinâmicas? Atividades práticas? Avaliação de aprendizagem ao final do curso?
• Itens adicionais: serão utilizadas listas de presenças? Serão aplicadas atividades avaliativas escritas? Haverá distribuição de certificados aos concluintes do treinamento?

Como você pode perceber, a organização de um treinamento corporativo demanda bastante trabalho, já que há muitas coisas, inclusive detalhes, que podem fazer a diferença na execução do programa. Por isso, deixar tudo a cargo da própria memória para dar conta é muito arriscado. Sendo assim, crie o seu checklist, seja ele em uma planilha no computador ou no bom e velho papel. O importante é ter a informação fixa em um lugar, de modo que não haja desculpa para qualquer esquecimento.

E você, querida pessoa, já fez algum checklist? O que pensa a respeito desse hábito? Deixe o seu comentário no espaço a seguir. Por fim, que tal levar estas dicas a todos os seus amigos, colegas, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!

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Imagem: 13Imagery / Shutterstock

Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.

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