Conheça os principais níveis de planejamento

Níveis de Planejamento – Conheça os principais

Para que uma empresa alcance o sucesso desejado, ela deve embasar suas ações e estratégias em um planejamento eficaz — que consiste em um processo, que envolve os profissionais de todos os níveis da organização e possui como objetivo principal a coordenação das atividades realizadas e otimização dos recursos, a fim de alcançar determinada meta.

A atuação de uma empresa, a partir de um planejamento, torna-a melhor posicionada no mercado, em comparação à uma empresa que possui um funcionamento apenas orgânico, sem decisões pensadas previamente e munidas de dados e informações sobre sua organização e o mercado externo. 

Vale ressaltar que o planejamento empresarial não envolve apenas os membros da organização, que estão no alto escalão da hierarquia. Pelo contrário, é importante que sejam incluídas nas reuniões de planejamento todas as pessoas que colaboram na empresa, pois em sua rotina cotidiana podem haver problemas, que são a realidade de funcionários que não estão na diretoria da empresa, sendo essas pessoas as mais indicadas para descrever o problema e mesmo trazer soluções. 

Nesse sentido, existem várias metodologias para organizar e executar o planejamento de sua empresa. Apresentarei aqui um método de planejamento que se divide em 3 etapas.

Níveis de planejamento

Uma empresa passa por três níveis de planejamento, são eles: estratégico, tático e operacional. Conheça as características de cada um deles e como influenciam nos resultados da organização:

Planejamento estratégico

Refere-se à visualização do futuro da empresa. Essa etapa de definição subdivide-se em duas: a fase de orientação da empresa e após com a fase de diagnóstico. Nessa primeira etapa, se não houver definido dentro da organização, é voltada para o conhecimento da empresa. Assim sendo, é importante definir o negócio, a missão, a visão, os valores e horizonte estratégico da companhia. 

Já a segunda etapa, consiste na identificação de problemas, que assolam a realidade da companhia e já começam a projetar algumas possíveis soluções. 

Orientação

Inicia-se a fase de orientação com a definição do negócio, consistindo em delimitar a área de atuação da empresa. Lembrando que se essa área for muito abrangente, provavelmente acarretará em uma empresa não muito competitiva nos segmentos de mercado nos quais decidir atuar. Dessa forma, especificar um nicho de atuação facilitará a tomada de decisões estratégicas, posicionamento da marca, definição de um público-alvo, entre outros setores dentro da organização. 

Observa-se que a empresa se torna mais competitiva ao delimitar seu nicho mercadológico. Ainda, a não delimitação de uma área de atuação pode acarretar a perda de foco da organização e consequente diluição de recursos e esforços nas variadas frentes, que a empresa decidir atuar.

Após essa definição inicial do negócio, cabe aqui uma análise se o modelo adotado é coerente com o negócio em si. Por exemplo, o sistema de start-ups geralmente é mais colaborativo e não se observa tanta hierarquia dentro da organização da empresa. Em contrapartida, empresas tradicionais, mesmo no ramo da tecnologia e competidoras das start-ups, possuem um modelo de negócio mais rígido e com níveis de hierarquia bem definidos.

A análise da missão da empresa consiste em pensar a razão de ser e existir dessa organização. É um momento em que se deve pensar o porquê dessa empresa existir. Sugere-se que ela seja desafiadora e ao mesmo clara e objetiva. É importante, por exemplo, que os clientes percebam com facilidade o seu propósito. Isso pode facilitar a fidelização de clientes ao passo que eles se identifiquem com este propósito. 

A definição dos valores da empresa deve ser embasada nos princípios pelos quais a organização deseja ser lembrada. Além disso, deve haver uma congruência entre o discurso e a prática funcional com relação aos seus valores declarados. Não adianta, por exemplo, escrever em seu site que a organização tem como um de seus valores o cumprimento de prazos, se na prática as entregas dos seus projetos são em sua maioria com atraso. Outro aspecto importante é que esses valores devem permear todas os demais níveis do planejamento da empresa, assim como a atuação empresarial diária. 

Definir a visão da empresa versa sobre o estado em que se deseja estar ao fim do prazo estabelecido para executar o planejamento estratégico. Nessa fase, é importante ter em mente que esses estados futuros desejáveis de onde a empresa estará devem ser consistente com a realidade da organização. Entretanto, a estipulação da visão não deve se ater apenas ao que seja possível realizar. É necessário desafiar em certo nível a capacidade de ação da equipe e da empresa.  

O horizonte estratégico nada mais é que a delimitação de um prazo específico para que a visão seja concretizada. Recomenda-se que esse prazo não extrapole o prazo de 3 (três) anos. Dessa forma, nota-se que a visão da empresa não é algo fixo, muito pelo contrário, ela deve ser variável. A medida em que as visões desejáveis forem atingidas, novos posicionamentos futuros devem tomar seu lugar. 

A partir daí, ocorre análise de fatores internos e externos juntamente com a missão, visão e valores da organização, profissionais de altos níveis hierárquicos ficam responsáveis pela definição de objetivos e tomada de decisões a longo prazo. Por se tratar de um período extenso, as ações não são descritas em detalhes e precisam passar por revisão e atualização conforme o tempo vai passando.

Diagnóstico 

Depois da fase de orientação, dá-se início à fase de diagnóstico. O objetivo aqui é diagnosticar os mais variados aspectos da empresa. Nesse sentido, consiste em conhecer profundamente a organização e isso é essencial para definir mais para frente os seus objetivos estratégicos. Espera-se gerar reflexões e análises de todos os aspectos da empresa. 

Importante ressaltar que a participação da equipe como um todo mostra-se um diferencial na construção dessa fase, pelo fato de que cada membro tem uma percepção diferente da organização. A partir dessa pluralidade de visões, deve-se equalizar essas percepções, através de um sistema de notas. Independentemente do critério de avaliação escolhido, quais sejam notas de 0 a 10 ou de critérios ‘A’, ‘B’, ‘C’ e ‘D’, o fundamental é classificar essas percepções das mais importantes para as menos importantes. 

Para essa etapa existem várias ferramentas que ajudam no diagnóstico da situação atual da empresa. Citaremos aqui algumas delas: 

• Modelo de Negócio Canvas: 

Proposto por Alex Osterwalder em seu livro Business Model Generation, ele ajuda no conhecimento tanto interno como externo da empresa ao expressar, por exemplo, o ramo de atuação, os recursos chave necessários para entregar o que a empresa propõe, entre outros aspectos.

• Análise do “Estado atual x Estado desejado”:

Consiste na avaliação dos aspectos internos atuais (estrutura, normativos, processos, tecnologia, pessoas, serviços ou produtos, resultados econômicos e financeiros), e dos aspectos externos atuais (participação no mercado, satisfação dos clientes). Após, realiza-se uma prospecção, tanto dos aspectos internos como dos externos que são desejáveis. 

• Análise de cenário: 

Consiste em avaliar tendências (grandes probabilidades de ocorrência) e incertezas (menor probabilidade de ocorrência). Assim como possibilidades de impactos das tendências e incertezas na empresa. Por fim, realiza-se uma análise contextual (abrangente) e transacional (mais próximo da nossa realidade).

• Análise SWOT:

SWOT é uma sigla em inglês que fará a análise dos seguintes aspectos da empresa:

1. Strenghts (forças): recursos e potencialidades que a empresa possui;
2. Weakness (fraquezas): restrições, oportunidades de melhoria que a organização apresenta;
3. Opportunities (oportunidades): possibilidades que se aproveitadas ajudam a atingir os objetivos da empresa;
4. Threats (ameaças): possibilidades que podem impactar negativamente o alcance do objetivo da empresa.

Planejamento tático

A partir do que foi definido no planejamento estratégico, o nível tático traduz os objetivos e estratégias em processos mais específicos. Para isso, o planejamento tático é aplicado a médio prazo e por área da empresa, a fim de otimizar e provocar melhorias nos resultados de cada uma. Nessa etapa, serão criados os objetivos estratégicos, a definição de metas e indicadores da empresa, com o objetivo de materializar o que foi estabelecido no planejamento estratégico. 

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Os objetivos estratégicos são aqueles de longo prazo e representam a materialização da Visão e do Estado Desejado, que foram determinados anteriormente. Recomenda-se defini-los em quatro grandes áreas: financeiro, cliente (nível de satisfação, índice de retenção, aquisição de novos, atributos de valor percebido pelos clientes), processos internos (processos críticos), aprendizado e crescimento (infraestrutura, capacitação de pessoas, desenvolvimento de sistemas, procedimentos organizacionais capazes de viabilizar a Visão). 

As metas consistem na quantificação dos objetivos estratégicos e devem ser: específicas (devem ser facilmente compreendida); mensuráveis (possuir uma unidade de medição do objetivo a fim de apurar seu cumprimento); atingíveis (desafiadoras, porém realistas e praticáveis); relevantes (ter coerência com o objetivo traçado) e temporais (definir prazos para que cada meta seja cumprida). Já os indicadores são, por sua vez, fatores que permitem verificar se a empresa está indo ao encontro das metas ou não.

Planejamento operacional

Nesse nível de planejamento, as ações são de menor abrangência e visam implementar estratégias junto aos colaboradores. Por meio da elaboração de documentos, são descritos os recursos necessários para a realização das atividades, bem como os procedimentos que são de responsabilidade de cada setor, prazos e entregas, qualidade esperada do produto/serviço e resultado final que deve ser alcançado. A realização das ações definidas no planejamento operacional ocorre a curto prazo e tem como objetivo, monitorar a rotina da empresa, garantindo que todos os processos definidos sejam executados e entregues.

A finalidade do planejamento é garantir que a empresa consiga atingir o desempenho considerado ideal. Nesse sentido, ele se faz necessário para manter a organização no mercado em que atua e garantir que ela consiga competir de igual para igual com a concorrência. Ou seja, é a definição dos passos que a empresa deverá dar para concretizar a sua Visão. 

Dessa maneira, deverá criar planos de ação voltados para cada uma das quatro áreas delimitadas durante a etapa de definição dos objetivos estratégicos, quais sejam: financeiro, clientes, processos internos, aprendizado e crescimento. 

Ao definir os planos de ação da empresa deve-se potencializar os pontos fortes, desenvolver os pontos de melhoria, aproveitar as oportunidades e neutralizar as ameaças. Ainda, é preciso se atentar ao orçamento da empresa, considerando a maior ou menor disponibilidade de recursos, uma vez que podem ser limitantes a determinados planos de ações. É importante ficar atento também aos recursos disponíveis, o nível de contribuição de cada membro da equipe e nível de facilidade de determinado plano de ação. 

Essas questões são bem traduzidas nessa famosa sequência: “O quê? Quem? Quando? Onde? Por quê? Como? Quanto?”. Dessa maneira, ao elabora um plano de ação deve-se perguntar qual é objeto desta ação; quem será o responsável por executar; qual o prazo de execução desse plano; qual o motivo dessa ação; de que maneira isso será executado e qual o valor que será investido nesse projeto. 

Um bom planejamento operacional deve se ater a aos resultados, responder as seguintes questões pode ajudar a perceber se os resultados esperados estão sendo obtidos.  Após o início de execução de um plano de ação, sua potencialidade de resultado pode ser mensurada através das seguintes perguntas:

• As ações estão sendo implementadas conforme o previsto?
• Os resultados obtidos estão coerentes com o esperado?
• Como será realizado o monitoramento do ambiente externo?
• Estão sendo definidas – e implementadas tempestivamente – ações com o objetivo de corrigir eventuais distorções entre o previsto e o realizado?
• O que aprendemos nesse Planejamento Estratégico que podemos levar para a próxima rodada?

Os processos da sua empresa passaram por esses três níveis de planejamento? Quais foram os resultados obtidos? Comente e compartilhe o conteúdo nas redes sociais.

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Imagem: Rawpixel.com / Shutterstock

Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.

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