Trabalhar na identificação de possíveis problemas é o primeiro passo para quem deseja aprimorar-se cada vez mais.
A identificação precoce de problemas é decisiva para encontrar soluções mais eficientes. No universo corporativo, é fundamental estar atento para fatores capazes de gerar problemas em algum momento para sua companhia. Há métodos que permitem ter essa visão mais clara a respeito de situações que podem se tornar prejudiciais para o negócio. Continue lendo para entender como fazer tal identificação.
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10 Dicas de como identificar problemas em uma empresa
Toda e qualquer empresa está suscetível a eventuais problemas em seu dia a dia. Cabe ao gestor saber quais técnicas utilizar para identificar essas situações e resolver os entraves. A seguir listamos dicas pertinentes para fazer essa detecção de problemas com eficácia.
1. Adote um sistema de gerenciamento de processos
Utilizar um sistema de gerenciamento de processos é fundamental para a identificação de potenciais gargalos. Se o seu empreendimento já passou por essa etapa, é interessante fazer ajustes em busca da melhoria contínua. Será necessário contar com um bom software de automação para que seus planos sejam devidamente validados.
2. Invista na qualificação dos seus colaboradores
Embora a automação de processos contribua para reduzir as falhas e potenciais problemas, não se deve descuidar do fator humano. Os colaboradores têm um papel fundamental, tanto na detecção de problemas quanto na formulação de soluções. O ideal é investir na capacitação contínua dos seus funcionários.
Quanto mais bem preparados eles estiverem, mais conseguirão enxergar com clareza potenciais obstáculos. Além disso, o conhecimento é uma vantagem competitiva inigualável em um cenário em que o mercado corporativo anda tão acirrado. Uma política interna que contribua para manter a capacitação contínua e sistemática dos colaboradores é o segredo para enfrentar menos dificuldades.
3. Atenção aos dados
O avanço tecnológico computacional tornou possível analisar um grande volume de dados praticamente em tempo real. O uso de Big Data, Analytics e Inteligência Artificial permite gerar relatórios essenciais para analisar tendências e observar eventuais falhas. Além de tornar mais fácil a detecção de problemas, também permite ter acesso a uma solução mais pertinente.
O ideal é trabalhar com uma boa base de dados e a formulação de indicadores de desempenho (KPI) alinhados com as metas. Quando se sabe para o que olhar (indicativos corretos) e se tem a estrutura tecnológica, é muito mais fácil chegar à resposta que se busca.
4. Valide as informações
No tópico acima explicamos o quanto é importante ter acesso a informações a partir de dados concretos. O passo seguinte consiste em validar essas informações, isto é, verificar como elas se encaixam na realidade do seu empreendimento. Ao identificar que existe um problema na linha de produção, por exemplo, é necessário investigar de perto a questão.
Mais do que saber que o problema está lá e como resolvê-lo, é necessário conhecer a sua origem. A partir do entendimento da origem fica mais simples evitar que aconteça novamente. Para que um problema seja realmente solucionado em sua companhia é fundamental que haja a segurança de que não irá acontecer novamente.
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5. Saiba avaliar a dificuldade do problema
A partir da coleta e análise de informações que permitem formular um problema, é necessário conhecer a extensão da dificuldade. Cada problema deve receber a importância que possui, nem mais e nem menos. Uma forma de ter um entendimento mais real da questão é comparar a situação com outras passagens similares.
Lembre-se de que dificuldades surgem a todo o momento, sendo crucial saber como explicá-las. Somente a partir de uma avaliação precisa se pode chegar a soluções palpáveis e relevantes.
6. Utilize softwares com atualização de status
Um software de monitoramento com a possibilidade de atualização de status das tarefas é uma forma prática de identificar e solucionar problemas. A equipe envolvida em um projeto consegue saber em tempo real quais etapas já foram realizadas. Os colaboradores conseguem realizar suas atividades com mais eficiência e identificam potenciais dificuldades.
Os membros da equipe conseguem perceber que há um problema quando um status de atividade demora para ser atualizado. A partir desse entendimento, os profissionais podem se organizar para tentar solucionar a questão. Os processos se tornam mais ágeis com essa metodologia.
7. Invista em monitoramento remoto
Atualmente, quase todo mundo ter um smartphone e acesso contínuo a internet. Isso quer dizer que investir em monitoramento remoto pode ser uma excelente aposta. Se os profissionais puderem ter acesso a arquivos e processos, mesmo fora dos limites da empresa, será mais fácil detectar problemas. É possível adotar o uso de aplicativos com atualização de status em tempo real. Se algo estiver fora do esperado, logo será identificado.
8. Atenção as técnicas de Design Thinking
O Design Thinking é uma técnica inovadora que contribui para a prevenção e resolução de falhas com mais agilidade. O primeiro passo para aplicar essa técnica é identificar quais são as necessidades da empresa. Com essa análise feita, é importante seguir para o próximo passo, que é entender como a tecnologia implantada pode auxiliar no atendimento dessas necessidades.
Devem ser então definidos processos chave para resolver as eventuais falhas a partir de um vasto panorama de ideias. Discuta as possibilidades com o máximo de colaboradores para chegar a boas soluções. Faça testes e valide os planos, construindo um método blindado contra falhas.
9. Aplique os preceitos da filosofia Lean no seu empreendimento
A essência da filosofia Lean é eliminar os desperdícios e desenvolver soluções para os problemas. A ideia é desenvolver métodos sistemáticos para alcançar esses resultados. Trabalhando de forma sistemática e contínua é possível chegar a um total de zero falhas e perdas. É possível aplicar essa filosofia na manutenção preventiva, por exemplo, reduzindo prejuízos na quebra de produção.
10. Avalie as soluções aplicadas
A identificação precoce de problemas permite formular soluções com mais calma. Para ter certeza de que os caminhos seguidos em diferentes situações foram os melhores, faça uma avaliação. Identifique como a solução aplicada foi potencialmente eficiente para aquele problema em particular. Será que você poderia ter feito de outra forma? Esse tipo de avaliação é sempre positivo para formular soluções melhores no futuro.
Gostou dessas dicas? Aplique em sua empresa e prepare-se para colher excelentes resultados! Aproveite para deixar seu comentário sobre o assunto abaixo e compartilhar o conteúdo em suas redes sociais!
Imagem: Por Flamingo Images
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Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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