Confira as vantagens de quem opta pelo Escritório Virtual.
Abrir uma empresa é uma ação que demanda muito trabalho, dedicação e investimento. Isso porque é preciso adquirir uma série de equipamentos, infraestrutura, insumos produtivos e contratar serviços relacionados à limpeza e mão de obra especializada. Para que todos esses desafios iniciais possam ser ultrapassados de maneira mais simples, o mercado oferece a opção de Escritório Virtual para as empresas.
O Escritório Virtual conceitua-se em uma estrutura com atendimento telefônico, gerenciamento de correspondências, endereço físico e outros serviços. A ideia é que todo esse suporte seja realizado por uma empresa terceirizada, de modo que o novo empreendedor não precise gastar recursos financeiros com esse tipo de trabalho.
Em geral, o Escritório Virtual é utilizado por profissionais que não precisam estar todos os dias no local de trabalho e pequenas empresas que não possuem recursos financeiros para montar uma organização com tudo que ela necessita. Consumidores e parceiros da sua companhia recebem atendimento de qualidade ao entrar em contato e o empreendedor não perde nenhuma ligação.
Vamos entender melhor sobre como esse serviço funciona? Continue lendo e confira!
O que é Escritório Virtual?
O serviço de Escritório Virtual está se tornando bastante popular por permitir a empresas e profissionais autônomos contar com uma excelente estrutura de atendimento por um preço mais em conta. Nesse conceito, a parte física é o escritório e a virtual é o seu negócio.
Geralmente, o pacote de serviços do Escritório Virtual inclui o endereço fiscal e o endereço comercial. O endereço fiscal é aquele registrado oficialmente nos órgãos públicos. Por sua vez, o endereço comercial é aquele que constará nos materiais de divulgação. O profissional ou empresa contratante pode ou não trabalhar remotamente.
Em alguns casos, o pacote de Escritório Virtual inclui ainda uso de espaço físico alguns dias por mês ou por semana. Tudo depende do que a sua companhia precisa. Esse é um dos pontos positivos desse tipo de serviço, o fato de pagar somente pelo que irá usar. É possível até mesmo locar salas de reunião por dia ou período para encontros que demandem um espaço com estrutura profissional.
Como funciona um Escritório Virtual?
O serviço de Escritório Virtual se diferencia de um escritório tradicional. Não é necessário pagar aluguel, contratar e pagar a manutenção do espaço e nem assumir outros custos de um escritório convencional.
Basicamente, o contratante do serviço tem acesso a um endereço comercial e/ou fiscal através de um contrato que oferece outros serviços fundamentais. Entre os serviços geralmente oferecidos estão:
- Recepção;
- Apoio administrativo;
- Recebimento/transmissão de correspondência, ligações e e-mails;
- Endereço físico e postal;
- Sala de reunião (pode estar incluso no contrato o uso de sala privativa ou ter opção de locação com desconto);
- Serviços como internet, impressão, copiadora, telefone e videoconferência;
- Office-boy;
- Centros e salas de treinamento para eventos que necessitam de um número elevado de acomodações.
Quem utiliza os serviços do Escritório Virtual?
O modelo de Escritório Virtual é indicado para empresas prestadoras de serviços, especialmente as que estão começando. Também é uma excelente alternativa para profissionais que atuam no sistema home office e precisam de suporte de um escritório. Para aqueles que atuam diretamente alocados no cliente também funciona bem.
Trata-se de uma solução que inclui todos os serviços fundamentais de um escritório sem o custo que geraria pagar aluguel e funcionários. Vale lembrar que o Escritório Virtual pode adicionar serviços diferentes de acordo com a demanda do seu negócio.
A economia e a qualidade do atendimento são os principais destaques do que a solução oferece. Confira a seguir uma lista dos principais perfis que podem se beneficiar desse modelo de serviço:
- Empresas que desejam focar apenas na atividade final;
- Pessoas que precisam do registro de uma empresa para emitir nota fiscal;
- Empresas de serviços, que não são obrigadas a ter grande infraestrutura;
- Profissionais que trabalham home office e necessitam de um espaço para eventuais reuniões;
- Empresas que precisam realizar atividades em cidades onde não possuem escritórios;
- Multinacionais;
- Profissionais que precisam de suporte telefônico;
- Profissionais que realizam atividades paralelas.
Vantagens de quem opta pelo Escritório Virtual
O modelo de Escritório Virtual já é reconhecido como uma excelente alternativa para impulsionar o crescimento de empreendimentos de diferentes setores. Essa solução permite que empresas e profissionais que não têm grande estrutura física e de colaboradores tenham todo suporte necessário.
Além de ter serviços de atendimento de qualidade, os contratantes do Escritório Virtual contam com a possibilidade de usar um espaço físico quando necessário. Confira as principais vantagens de contratar esse pacote de serviços.
- Redução dos custos mensais;
- Dispensa investimentos e trabalho com a montagem da empresa;
- Evitar problemas relacionados à manutenção, pagamento de água, energia, internet e telefone;
- Aluguel do espaço conforme a demanda da empresa;
- Privacidade e segurança que a organização precisa;
- Endereço bem localizado;
- O pagamento pelo serviço é feito mensalmente, o que abstém a empresa quanto ao pagamento de IPTU, condomínio ou aluguel de salas;
- Quebra de barreiras geográficas, visto que o Escritório Virtual possibilita que a empresa atue em diferentes localidades;
- Evita problemas no trânsito e gera economia com deslocamento, já que não há necessidade de estar no local de trabalho todos os dias;
- Flexibilidade e dinamismo quanto à realização das atividades da empresa;
- Redução no número de profissionais, pois uma parte deles é terceirizada;
- Estrutura completa e capaz de atender às diferentes demandas da organização;
- Credibilidade para a empresa, pois a infraestrutura oferecida faz com que os clientes confiem no empreendimento.
O que levar em conta na escolha do Escritório Virtual?
Confira a seguir dicas dos requisitos que devem ser analisados para escolher o melhor serviço de Escritório Virtual para a sua empresa.
Localização
O Escritório Virtual deve ser bem localizado, de modo que os clientes da empresa possam ter fácil acesso a ele. Além disso, não subestime a importância de ter um endereço de uma área privilegiada da cidade no cartão do seu empreendimento. O endereço comercial pode ter papel fundamental para impulsionar as suas atividades.
Ambiente
A arquitetura do Escritório Virtual e sua infraestrutura devem ser um chamariz. Verifique se as fotos do local condizem com a realidade antes da contratação do serviço.
Essa dica é especialmente relevante para quem vai incluir no pacote o uso de ambientes de coworking ou salas de escritório. Também é interessante conhecer as salas de reunião oferecidas.
Credibilidade
Verifique questões como tempo de mercado e trabalho consolidado, de modo que você tenha certeza da credibilidade do Escritório Virtual que está sendo contratado. Lembre-se de que a sua empresa será registrada com o endereço fiscal desse escritório. É interessante que ele não feche para que não seja necessário alterar esse endereço. Esse procedimento gera dor de cabeça e custos.
Sistema de gestão
A gestão do Escritório Virtual deve permitir que a empresa tenha acesso a todas as atividades, equipes e serviços disponibilizados. Entenda tudo o que está incluído no pacote para ter certeza de que é um bom negócio. Compare as alternativas diretamente para escolher a melhor para sua companhia.
Colaboradores
Os profissionais devem ser solícitos, educados e capacitados para as tarefas que serão realizadas. Caso haja a possibilidade do seu empreendimento fechar negócios internacionais, é essencial contar com profissionais de atendimento fluentes em outros idiomas.
Número exclusivo e atendimento personalizado
Verifique se o Escritório Virtual em questão oferece em seu pacote de serviços número exclusivo para a sua empresa. Além disso, é preciso que o atendimento telefônico seja personalizado.
Isso significa que, quando uma pessoa liga para o número da sua empresa, é atendido por alguém que diz o nome do seu empreendimento. Pode parecer apenas um detalhe, mas é algo crucial para gerar confiança e credibilidade.
Tenha foco na sua busca
Quem procura pelos serviços ofertados em um Escritório Virtual, prioriza qualidade no atendimento e apresentação eficaz da marca, que garantam solidez de mercado e diferenciação da concorrência. Para que tudo isso seja possível e o Escritório Virtual seja utilizado de forma adequada, é necessário que a empresa entenda de forma certeira suas necessidades.
Nesse sentido, o Coaching é uma metodologia dotada de ferramentas que podem auxiliar o gestor a entender o negócio, bem como seu público-alvo e os produtos/serviços oferecidos, de modo a definir metas e estratégias para alcançar resultados de excelência e o lucro desejado.
Você conhecia o conceito de Escritório Virtual? Acha que o método pode ser eficaz para a sua empresa? Comente abaixo e compartilhe o conteúdo nas redes sociais!
Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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