Entenda o conceito de gestão de projetos e os cinco passos tradicionais em sua abordagem

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A gestão de projetos tem o intuito de elaborar estratégias e ações relacionadas a um objetivo pré-definido pela empresa.

Gestão de projetos ou gerência de projetos é a área da administração que trabalha os conhecimentos, os processos e as capacidades de uma empresa. A partir deles é possível elaborar estratégias e ações que estejam relacionadas a um objetivo pré-determinado. Esse objetivo deve ter um prazo e um padrão de qualidade definidos.

Complexo? Na verdade, o conceito de gestão de projetos é bem simples. Mas, para facilitar a compreensão desse termo, que é um modelo de gestão muito utilizado nas empresas, é interessante que o coloquemos em situações do dia a dia. Isso serve para que seja possível sentir e entender da melhor forma o conceito e cada proposta que a gestão de projetos sugere às empresas.

A gestão de projetos precisa ser aplicada por uma pessoa que seja capacitada e nomeada a gestor ou gerente de projetos. O profissional responsável por elaborar e executar as estratégias definidas tem o objetivo de melhorar a qualidade dos serviços. E, consequentemente, entregar aos clientes da empresa um produto com uma propriedade extraordinária.

Dessa maneira, entende-se que gestão de projetos é a aplicação de todo o estudo e análise que foram feitos para aprimorar o trabalho de uma equipe. No artigo a seguir apresentaremos o conceito e os cinco passos tradicionais para a sua abordagem. Boa leitura! 

O que é um projeto?

Antes de qualquer coisa, é importante conceituar o que é projeto. Consiste no esforço temporário para a criação de um produto, serviço ou resultado único. Projeto é classificado como um esforço temporário porque possui começo, meio e fim. 

É possível atribuir uma data de começo e término para um projeto. O mesmo não se aplica a processos, por exemplo, pois eles são cíclicos e contínuos. A limpeza semanal de uma casa, por exemplo, é um processo, pois se repete toda semana. Já a reforma do imóvel é um projeto, uma vez que começa em um determinado dia e tem previsão para ser encerrado.

Projetos criam produtos, serviços ou resultados únicos porque não existe nenhum projeto igual ao outro. Ainda que duas pessoas construam muros com materiais iguais terão resultados distintos, pois cada um está inserido em um contexto diferente. 

Cada construção tem suas próprias particularidades, seja a qualidade do solo e a inclinação do terreno, dessa forma, a entrega será exclusiva. Em um processo, por exemplo, os resultados são sempre os mesmos já que se segue um padrão, tarefas se repetem. 

O que é Gestão de Projetos?

Trata-se da estruturação da forma como o projeto será planejado, realizado, acompanhado e controlado. Engloba a elaboração e o detalhamento do escopo, assim como a organização dos recursos humanos, materiais e financeiros. Também abrange a montagem do cronograma, o registro dos custos, o monitoramento de potenciais riscos e outras ações. 

Tais ações objetivam entregar um resultado alinhado com as necessidades e desejos dos clientes do projeto. Dessa forma, a equipe tem mais segurança de estar conduzindo o projeto da melhor forma possível sem falhas ou desvios.

Uma boa gestão de projetos reduz os riscos a que a companhia está exposta e ainda reduz os ônus. Quando se tem um direcionamento para o sucesso é muito mais fácil conduzir a sua equipe para grandes ganhos. 

Gestão de Projetos: conheça os cinco passos tradicionais em sua abordagem 

Veja os cinco principais passos para iniciar as abordagens tradicionais da gestão de projetos em uma empresa:

1. Iniciação

Neste primeiro momento, é preciso reconhecer e identificar todas as ideias e informações que são fundamentais para garantir a qualidade dos serviços da empresa. Nessa fase da gestão de projetos, é importante usar o documento chamado ‘Termo de Abertura’.

2. Planejamento

Os detalhes nesse momento são cruciais para o desenvolvimento das estratégias e organização de ideias e esforços para colocar em prática aquilo que será proposto. O objetivo do planejamento é estruturar o plano para que tudo leve ao sucesso.

Os gestores ou gerentes de projeto estruturam o planejamento com a ajuda de um documento chamado Estrutura Analítica de Projeto (EAP). Nele, é descrito o cronograma do projeto, o plano de gerenciamento de riscos, o plano de comunicação, o de qualidade e todos que forem analisados.

3. Execução

Nesta fase, tudo o que foi descrito e proposto no planejamento começa a ser executado. Vale lembrar que a ideia é colocar tudo em prática, seguindo o tempo proposto e da melhor maneira possível. Mudanças podem acontecer, mas nada que fuja muito do que foi proposto ou sugerido. Afinal a ideia principal deve ser respeitada e seguida.

4. Monitoramento e controle

Na garantia de certificar o que está sendo feito, o monitoramento e controle ocorrem junto com a execução. Nessa etapa, o gestor lida com a análise do trabalho e do desempenho como resultado do planejamento que foi proposto pela equipe de gestão. É o momento de verificar se os resultados esperados foram devidamente conquistados. 

5. Encerramento

O encerramento conta com o registro de todas as lições vividas e aprendidas. E para que o encerramento seja verdadeiramente efetivado, é comum existir a assinatura do termo de aceite. Esse termo é o documento que indica o encerramento do projeto, liberando a empresa de qualquer responsabilidade futura.

O ambiente de trabalho precisa de organização, interação entre as pessoas, metas e objetivos muito bem traçados. Mas, principalmente, precisa de alguém que faça tudo isso funcionar de maneira eficaz.

A gestão de projetos é uma grande aliada da eficiência e da produtividade! 

Para isso, a melhor forma de fazer acontecer tudo o que foi planejado é colocando essas responsabilidades nas mãos de um gerente de projetos. Desse modo, todos os cinco passos citados acima serão trabalhados, analisados e concretizados.

Viu só como a gestão de projetos é algo de extrema importância para uma empresa? Se você vivencia a gestão de projetos no dia a dia ou sabe como é um desafio fazer com que tudo aconteça da forma certa, use o espaço abaixo e deixe um comentário contando suas experiências. Aproveite para curtir e compartilhar esse conteúdo nas redes sociais!

José Roberto Marques

Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.



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