A Ordem de Serviço auxilia o colaborador a compreender que tipo de serviço ele fará, como ele deverá ser feito e em que prazo deve ser efetuado
Tanto dentro, quanto fora de uma empresa podem existir inúmeras formas de comunicação. Seja por uma conversa formal, no caso uma reunião, em que todos se reúnem para falarem sobre os mais diversos assuntos que envolvem os negócios, ou por uma conversa mais informal, como é o caso de aplicativos de mensagens instantâneas, chats internos e até mesmo de e-mails, que podem ser utilizados para tratar dos mais diversos assuntos, de forma ágil e rápida.
Além desses exemplos é válido lembrar que existe outra forma de empresa, clientes, gestores e colaboradores se comunicarem: por meio de OS, também conhecida como Ordem de Serviço, que trata-se de um documento utilizado pelas empresas, para organizar de forma assertiva e eficiente as atividades que executa, tanto externa, quanto internamente.
Conheça um pouco mais sobre as Ordens de Serviço e como elas podem contribuir para que haja uma organização muito maior das demandas existentes dentro da empresa.
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O que é Ordem de Serviço?
Conforme abordado no início do texto, quando ouve-se falar em Ordem de Serviço, está-se referindo, basicamente, à uma espécie de documento, utilizado para descrever e informar os serviços que são e serão prestados por determinada empresa.
Nele deve-se conter dados importantes, descritos, de preferência, de forma detalhada, que vão direcionar as atividades que devem ser realizadas por cada colaborador, para que a demanda seja entregue exatamente conforme foi solicitada.
É importante destacar que existem dois tipos de Ordem de Serviço: a externa, que diz respeito a um serviço prestado a um cliente, e a interna, que é quando os gestores e colaboradores solicitam serviços uns aos outros dentro da própria empresa.
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A OS ou o Método Ordem de Serviço possui informações fundamentais para que um colaborador compreenda que tipo de serviço ele fará, como este deverá ser feito e em que prazo deve ser executado.
Seja para serviços dentro ou fora da empresa, esse procedimento tem como principal objetivo organizar as demandas e atividades organizacionais, a fim de que se tenha tudo isso documentado e todos possam ter uma ciência maior do que e como estão desempenhando suas atividades.
Por que é importante para os negócios?
Avaliando tudo o que já vimos até aqui, é possível identificar e analisar a importância que ela traz para uma empresa.
Registra as atividades realizadas
Um dos principais fatores que evidenciam a importância em aplicar o modelo de OS nas atividades da empresa, é que ela ajuda exatamente a organizar e registrar estas atividades. Isso facilita e muito o trabalho principalmente de gestores, bem como dos próprios donos do negócio, que conseguem fazer uma análise quantitativa das demandas, bem como dos serviços que são prestados pela organização de uma forma geral.
Ajuda no controle de produtividade
Esta análise feita permite também que seja feita uma espécie de controle da produtividade dos colaboradores como um todo. Ou seja, é possível acompanhar a execução das demandas de forma mais aproximada, verificando o quanto as equipes de trabalho estão produzindo e se esta produção está satisfatória, atendendo aos requisitos que a empresa busca.
Caso não esteja, ao analisar as OSs, haverá a possibilidade de elaborar novas estratégias e implementar mudanças, para que os processos tornem-se melhores e mais assertivos.
Torna a comunicação mais transparente
Por exemplo, esse é um documento que permite a realização de serviços dentro de uma organização e que auxilia na comunicação entre gestores, líderes, colaboradores e clientes, uma vez que contém, de forma detalhada, todas as informações necessárias para a execução de uma atividade com excelência.
Neste sentido, ele auxilia para que haja uma comunicação cada vez mais clara, objetiva e transparente entre todos os envolvidos nos processos de solicitação e execução das demandas, o que as torna cada vez mais ágeis e assertivas, já que, se bem descritas, dificilmente geram retrabalho.
Permite analisar a qualidade dos serviços prestados
Outro fator positivo que a OS ou Ordem de Serviço traz é que é possível analisar todos os históricos de serviços realizados dentro das empresas, tornando-a uma peça fundamental para descobrir se o modo como esse serviço está sendo realizado é o correto ou se pode haver mudanças e estratégias para melhorar aquilo que não está em conformidade.
Serve de recibo de serviços realizados
A partir do momento que uma Ordem de Serviço é gerada, pressupõe-se que uma atividade deve ser executada, para atender às necessidades da OS gerada. Neste sentido, quando a demanda é entregue para o cliente, por exemplo, este assina um recibo de que o serviço verdadeiramente lhe foi prestado, sendo que o mesmo processo acontece para as OSs internas.
Com isso, as OSs servem também como recibo dos serviços que a empresa realizou e que foram entregues a seus clientes, sejam eles internos ou externos.
O que deve ter em uma OS?
Conheça as principais informações que devem compor uma Ordem de Serviço:
- É necessário que o documento contenha o motivo do chamado, ou seja, deve haver a causa pela a qual a ordem de serviço foi aberta;
- É importante colocar a data em que a mesma foi emitida;
- O documento também deve ter um número de identificação para que seja possível diferenciar de outros documentos;
- É fundamental que também haja a descrição de todos os serviços que serão feitos, as recomendações e propostas e também os equipamentos que serão usados para acelerar a produção e efetivação da tarefa proposta;
- Assinatura do solicitante, do cliente, da empresa e do responsável pela execução da demanda.
É importante ressaltar sobre a necessidade de fazer adequação dos modelos de Ordem de Serviço. Isso quer dizer que você precisa verificar o tipo de atividade a ser realizada, bem como os processos internos e externos da organização e utilizar um modelo de OS adaptado a estes pontos, para que assim haja maior efetividade em sua utilização.
Neste sentido, algumas das informações que citei como necessárias para compor uma OS, talvez não sejam tão necessárias assim para o seu tipo de negócio. Sendo assim, esta é uma determinação que você, ao lado de sua equipe vão fazer.
Organizando a sua empresa através do Coaching
Como estamos falando de processos verdadeiramente efetivos, para tornar a sua organização cada vez mais eficiente no mercado em que atua, antes de finalizar este conteúdo, quero compartilhar com você uma super dica.
Estou falando do Coaching enquanto metodologia que vai lhe ajudar a fazer um diagnóstico completo de sua empresa, para que você entenda os pontos que estão trazendo bons resultados e podem ser mantidos e aqueles que precisam ser melhorados, ou eliminados, para que assim os negócios continuem se desenvolvendo e crescendo de forma satisfatória.
Por meio de ferramentas e técnicas comprovadamente eficazes, utilizadas pelo IBC Corporativo, unidade de negócios aqui do IBC, é possível ter uma visão macro da empresa, entendendo em quais pontos e atividades a serem executadas as Ordens de Serviço podem ser implementadas, adequando cada uma delas à realidade que a organização vive no momento.
Conte com o apoio do IBC Corporativo para tornar os processos de sua empresa cada vez mais assertivos e eficazes.
Consegue perceber o quanto, não só a comunicação dentro das empresas, como também diversos outros processos organizacionais, podem ser verdadeiramente eficazes? Simples métodos e estratégias conseguem transformar positivamente o rendimento e sua gestão.
Agora me conte: observando o que deve conter em uma ordem de serviço e como ela pode ser benéfica para um negócio, você consegue analisar se esse método já é implantado dentro da organização na qual você trabalha? Você acredita verdadeiramente que esse método pode ser útil para o desenvolvimento da sua empresa? Use o espaço abaixo para deixar sua opinião e aproveite a oportunidade para compartilhar nas redes sociais esse conteúdo, que pode ser bastante útil para mais pessoas.
Imagem: Pretty Vectors / Shutterstock
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Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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