Processos de melhorias são necessários em qualquer nicho de negócio.
Toda e qualquer empresa precisa de processos para que o seu funcionamento seja eficiente e consiga trazer bons resultados, não é mesmo? Diante disso, sabe-se que um processo são atividades executadas por um grupo de pessoas, ou até mesmo por uma única pessoa que tem um determinado objetivo.
Quando se fala em melhoria de processos, significa que a empresa possui a necessidade de aperfeiçoar ou aprimorar os seus processos internos ou externos para que ela consiga obter novos e melhores resultados.
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O que um processo precisa para ser verdadeiramente eficaz?
Quando um processo consegue trazer benefícios reais para a empresa, o correto é aperfeiçoá-lo para que isso continue sendo benéfico. É o que chamamos de projeto de melhoria de processos, que serve para aperfeiçoar a performance dos resultados que a empresa tem conseguido.
Quer um exemplo de um processo eficaz? Imagine uma organização que produz e vende sapatos. Um processo considerado efetivo é aquele processo em que a empresa consegue entregar os sapatos nas cores e nos tamanhos corretos, além disso, a produção deve ser feita com os recursos corretos de forma inteligente, sem faltar e sem gerar desperdício de qualquer material. Um processo que é feito com qualidade sempre terá produtos em perfeito estado.
Quando os processos internos funcionam com a devida eficiência, é mais fácil fazer com que novos processos funcionem. Com isso, a empresa atinge um nível mais alto de qualidade e de satisfação do cliente dentro do mercado.
4 pilares do projeto de melhoria de processos
Nesse sentido, é essencial que gestores e líderes fiquem ligados às técnicas que podem ser usadas para detectar o momento ideal de iniciar o projeto de melhoria de processos. Conheça 4 elementos que são fundamentais para que isso ocorra!
1. Detecção precoce de falhas
É essencial perceber o momento certo para detectar quando as tarefas se acumulam e atrasam os processos dentro da empresa. Dessa forma, o fluxo do processo deve ser estudado para que o problema seja de fato solucionado. Para que isso ocorra, a empresa precisa acompanhar as métricas de produtividade de cada departamento. Se houver quedas ou se essas métricas não estiverem alcançando a produtividade desejada, é sinal de que é preciso rever os processos.
Além da análise das métricas, é importante que cada departamento reúna os seus colaboradores, com o objetivo de levantar os principais problemas enfrentados ali. O ponto de vista de cada um pode ser muito útil para diagnosticar os erros e também para que sejam dadas sugestões de soluções.
2. Foco nos públicos interno e externo
É preciso manter o contato com o cliente. Isso deve ser sempre uma experiência satisfatória, de modo que também é importante ficar atento a esses momentos, afinal, são períodos em que o cliente “julga” a empresa. Ele está satisfeito com os produtos e serviços? Com a comunicação da empresa? Com o atendimento recebido? Faça pesquisas de satisfação com os consumidores, afinal de contas, eles são o principal indicador de que a organização é eficaz e eficiente.
No entanto, não se esqueça também dos seus públicos internos. Faça pesquisas de satisfação também junto aos seus fornecedores, parceiros e colaboradores. Eles estão satisfeitos por trabalharem ali? Eles estão em funções adequadas e compatíveis com os seus cargos? A tecnologia utilizada é apropriada para as suas atividades diárias? Há alguém sobrecarregado ou ocioso? Que sugestões eles têm? Faça pesquisas para compreender o que pensam os seus públicos internos e externos.
3. Eliminação dos processos desnecessários
Nos procedimentos citados acima, você vai perceber que há dois tipos de processos insatisfatórios: os que precisam ser melhorados e os que precisam ser abolidos. Assim, defina quais são as atividades que acrescentam valor à empresa. Essas atividades deverão ser melhoradas ao máximo. As atividades que não agregam valor devem ser eliminadas.
Por exemplo: se uma empresa dedica tempo e energia produzindo flyers de distribuição ao público, mas eles não têm dado nenhum retorno, essa atividade deve ser descontinuada. Já se uma empresa tem folhas de pontos manuais e há a possibilidade de colocar nas instalações um ponto digital para os funcionários, esse processo deve ser modernizado, e não abolido. Ele continua importante, mas um jeito melhor de executá-lo. Percebe a diferença?
4. Atenção aos handoffs
Handoffs são aqueles períodos em que uma ou mais informações passam de um sistema para outro. Por várias vezes, isso acontece por conta de uma ação humana. Nesse sentido, esse processo deve ser bem estruturado para que as informações sejam transmitidas de maneira confiável e sem muita perda de tempo.
Ao analisar esses elementos, é possível compreender que a melhoria de processos é eficaz para uma empresa e para o seu crescimento. Basta criar processos, métodos e estratégias que reduzam o tempo gasto em tarefas ou em reuniões desnecessárias que poderiam ser resumidas em um e-mail. As empresas precisam entender que tempo realmente é dinheiro.
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A necessidade de adaptar-se às mudanças
Adotando medidas que possam agilizar os processos que já são eficazes, as empresas podem diminuir gastos, tempo, dinheiro e demais recursos, o que tende a resultar em uma produtividade maior, em um lucro maior e um reconhecimento positivo do público.
Veja, na sequência, um exemplo extraordinário que grandes empresas de fast-food estão adotando como melhoria de processos.
Geralmente, os clientes gastam bastante tempo escolhendo o que vão consumir e ficam com dúvidas sobre combos, bebidas, acompanhamentos e outros. Dessa forma, para evitar que a fila fique enorme e que as pessoas se sintam desconfortáveis ao realizar os seus pedidos, criou-se o processo de um vendedor/atendente ficar na região da fila anotando os pedidos em um papel e tirando as dúvidas de cada cliente. Assim, o processo do cliente ao chegar ao caixa fica mais ágil, evitando grandes filas.
Esse é apenas um dos vários exemplos que podem ser citados na melhoria de processos nas empresas. O importante é que as organizações não apenas estejam atentas às novas tecnologias que surgem e que tornam os processos antigos obsoletos, mas também que observem constantemente o comportamento das pessoas, que também está em constante mudança. O projeto de melhorias de processos deve ser uma resposta a essas alterações, de modo que a empresa as acompanhe com sucesso.
Acompanhando as nossas dicas e exemplos, você conseguiu identificar ou teve algum insight de melhoria de processo para a sua empresa? Deixe a sua resposta nos comentários. Por fim, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!
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Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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