O BackOffice é um importante setor oferecendo suporte para empresa.
Frente às adversidades, é essencial que as empresas tenham um plano de retaguarda, ou seja, de backoffice. Nem sempre os projetos e atividades saem como o planejado e, nesses casos, ter como contornar os desafios contribui para manter a qualidade.
Independentemente das dificuldades operacionais serem decorrentes de fatores internos ou externos, é necessário ter soluções para essas questões. Continue lendo para entender o que é backoffice e qual a sua importância.
O que é Backoffice?
A palavra inglesa backoffice pode ser traduzida para o português como retaguarda. Esse processo tem o objetivo de corrigir erros na operação que possam comprometer o ritmo de trabalho. Para o e-commerce, o backoffice tem ainda mais importância, pois há a função de suporte. Ter um plano de ação, mesmo quando as coisas não estão andando como deveriam, permite manter a operacionalidade.
Para que fique mais claro vamos exemplificar, imagine uma confecção de roupas. Para que o trabalho da confecção seja produtivo, é necessário que a demanda do mercado seja identificada e os insumos comprados. O trabalho é iniciado pelo setor que planeja as peças que serão produzidas de acordo com as tendências. Em seguida, o setor de compras deve adquirir os tecidos e demais materiais.
Por fim, com a coleção pronta, é necessário estocar os produtos para distribuir conforme as necessidades do mercado. Já pensou se nesse processo houvesse uma falha de comunicação entre o setor de planejamento e o de compras? Se os tecidos errados fossem comprados?
É para resolver esse tipo de questão que existe o backoffice, afinal, não dá para parar o trabalho mesmo diante de problemas. Além de encontrar uma forma de continuar trabalhando, o backoffice irá investigar qual é a motivação da falha. Tendo chegado a uma resposta a respeito da falha, se segue o processo de reparo. O problema é corrigido, de maneira que a empresa possa retomar seu ritmo de operações e não enfrente de novo essa dificuldade.
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Profissionais de Backoffice não estão na linha de frente
Empresas precisam contar com bons profissionais na linha de frente (front office) e no backoffice. Em uma loja, por exemplo, os profissionais da linha de frente são os vendedores que atendem os clientes e concretizam o processo de venda. Já no backoffice estão os profissionais que gerenciam os estoques e garantem que os vendedores possam se ocupar apenas de vender.
Como já mencionado, o backoffice pode ser aplicado em diferentes tipos de empresas, no entanto, é no e-commerce que ganha destaque. O comércio eletrônico baseia as suas atividades na movimentação de mercadorias. Ter uma retaguarda trabalhando corretamente contribui para que o trabalho seja realizado da melhor forma possível, entregando melhores resultados para os clientes.
Qual a importância do Backoffice para o negócio?
A função dos colaboradores dedicados ao backoffice é identificar problemas e oferecer soluções antes que haja interrupção do trabalho. Os problemas do negócio não podem refletir no atendimento ao cliente. O processo de backoffice faz parte da gestão interna da empresa e tem o objetivo de manter a operacionalidade, mesmo em situações adversas.
Backoffice: pode ser aplicado a qualquer empresa?
É possível que você ainda não tivesse ouvido falar a respeito de backoffice e esteja se perguntando se o seu negócio precisa de retaguarda. Ressaltamos, mais uma vez, a importância de contar com essa proteção. Além disso, todos os colaboradores que atuam na empresa, em atividades que não estão relacionadas com a atividade fim, estão no backoffice.
Esses profissionais atuam de forma essencial para que o negócio continue operando, mas não são vistos pelo cliente. O profissional responsável pelas contratações da empresa, por exemplo, é de vital importância, mas não atua diretamente com os clientes. Um bom recrutador ajuda a escolher os melhores profissionais para a companhia, tornando-a mais produtiva e competitiva.
Nenhuma empresa se mantém somente de sua operação final, sendo fundamental contar com o backoffice. Em linhas gerais, a retaguarda ajuda a tornar a atividade principal melhor desempenhada, produzindo resultados mais positivos. Sem uma equipe de retaguarda as empresas não conseguiriam se posicionar no mercado de maneira positiva.
Backoffice representa segurança para a empresa
Olhe para o seu empreendimento e considere como seria se um dos setores simplesmente parasse de trabalhar agora. Nenhuma empresa se mantém operando se todos os seus setores não atuarem de forma alinhada e coerente. A combinação das expertises de diferentes equipes é o que garante o sucesso da empresa no mercado.
Ter ações de backoffice estruturadas é essencial para não ficar sem operar diante de dificuldades. O investimento em backoffice retorna na forma de segurança e tranquilidade para a operacionalidade. As equipes da empresa devem estar organizadas e saber como agir em uma situação problemática.
Backoffice: aposte na tecnologia para melhores resultados
A modernização das operações e autonomia das equipes é fundamental para que elas atuem corretamente em uma situação de crise. Backoffice deve ser uma prioridade para empresas de todos os tamanhos porque evita a perda operacional diante de adversidades. A retaguarda operacional tem papel estratégico para o sucesso, de maneira que é necessário contar com a exatidão da tecnologia.
A automação da gestão interna contribui para reduzir os erros a bem próximo de zero. Considere o papel imprescindível que a tecnologia tem para tornar os processos mais bem executados. Contar com um sistema de relacionamento com os clientes (CRM) eficiente melhora o faturamento, tornando o atendimento mais qualificado. Assim como um software de gestão empresarial (ERP), que contribui para a integração de diferentes áreas da empresa.
Observando sob esse viés, fica evidente que a tecnologia contribui para tornar o trabalho mais tranquilo e produtivo. Em resumo, é como se a empresa fosse uma orquestra, em que cada setor representa um instrumento. O som de todos os instrumentos é o que faz da orquestra afinada ou desafinada. Alguns instrumentos estão na linha de frente, enquanto outros estão dando suporte. Porém, todos são responsáveis pela sonoridade ouvida pela plateia, se um instrumento desafina o todo é prejudicado.
Backoffice é essencial para que as empresas mantenham a sua capacidade de operações mesmo diante de adversidades.
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Imagem: Por metamorworks
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Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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