Como funciona um departamento de compras?

Funcionamento do Departamento de Compras O departamento de compras cumpre a função de suprir a necessidade de materiais ou serviços de uma empresa, de modo a mantê-la em funcionamento.

 

Toda empresa, para funcionar de forma perfeita e coordenada, precisa de suprimentos, máquinas, equipamentos e tudo mais que for necessário para que seus colaboradores realizem um trabalho de excelência e possam contar com um suporte técnico e operacional para isso.

Neste sentido, se faz extremamente necessário, em todo e qualquer tipo de empresa, independentemente de seu porte ou segmento de atuação, contar também com profissionais especializados, que estejam preparados a fazerem as melhores aquisições para os negócios, com os melhores fornecedores e pelos melhores preços, para que assim não falte nada do que é essencial dentro da organização.

Diante disso, hoje decidi falar um pouco sobre o departamento de compras e sua importância dentro de uma empresa de maneira de geral. Convido você a me acompanhar nesta leitura e conferir.

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O que é o departamento de compras?

O departamento de compras é o responsável por obter todo o material necessário para que a empresa mantenha seus processos produtivos funcionando e ofereça conforto a clientes e funcionários.

Dentre as atribuições deste departamento estão a realização das cotações e ordens de compra, as negociações com os fornecedores, o recebimento e a comparação de propostas, entre outras. Sendo assim, é fundamental que a área seja composta por profissionais qualificados, que estejam alinhados com a visão da estratégia da sua empresa.

Trata-se do setor que age em nome das atividades requisitantes, sendo que a sua principal atribuição é comprar o material certo, com o preço certo, na hora e na quantidade certas, da fonte certa. Tudo isso para que a organização mantenha-se financeiramente sustentável e possa continuar produtiva, atendendo às demandas do mercado, de forma efetiva.  

Função do departamento de compras

Como vimos, o departamento de compras é uma das engrenagens essenciais dentro de uma empresa, sendo responsável por mantê-la funcionando e evitar a ocorrência de deficiências como demoras na entrega, produção ineficiente, produtos de baixa qualidade, além de clientes insatisfeitos.

O departamento tem uma função tão indispensável para uma empresa, que interfere até mesmo na competitividade no mercado. Grande parte das vendas externas, assim como a obtenção de resultados satisfatórios, é consequência de boas compras. Sendo assim, é necessário adquirir materiais ao mais baixo custo, mas sempre satisfazendo as exigências de qualidade.

Dessa forma, as compras se tornam gatilhos que possibilitam que a engrenagem de uma empresa gire. Ou seja, para que tudo funcione bem, que a produção esteja em dia e que os ganhos da empresa cresçam cada dia mais, é preciso saber comprar! Não basta ter verba e otimizá-la, é preciso ser assertivo e estratégico. Ou seja, os objetivos de compras devem estar alinhados aos objetivos estratégicos da empresa como um todo, visando o melhor atendimento ao cliente interno e externo.

Além de estabelecer o fluxo de materiais, o departamento de compras de uma empresa atua diariamente com a missão de reduzir o número de problemas nas outras áreas e viabilizar o aumento do lucro da organização. Para que isso ocorra da melhor forma possível, é importante dividir os objetivos de compra em quatro categorias, que vão lhe ajudar a organizar o fluxo de trabalho e as demandas diárias da seguinte maneira:

  • Frente para obter mercadorias e serviços na quantidade e qualidade necessárias;
  • Comparação de mercado para obter mercadorias e serviços ao menor custo;
  • Empenho e organização de processos para garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por parte do fornecedor;
  • Desenvolvimento e manutenção de boas relações com os fornecedores e prospecção com novos fornecedores potenciais.

Feita a divisão de objetivos dentro do setor de compras, é preciso criar processos para satisfazer a esses objetivos. É fundamental determinar como as coisas devem acontecer e acompanhar o desempenho de algumas funções básicas, seguindo uma lógica que:

  • Determina as especificações de compra: qualidade certa, quantidade certa e entrega certa (tempo e lugar);
  • Seleciona o fornecedor (fonte certa);
  • Negocia os termos e condições de compra;
  • Emite e administra os pedidos de compra.

Além de estabelecer e cuidar desse ciclo, o setor de compras também tem a responsabilidade de estabelecer e manter o bom relacionamento com os fornecedores. Lembre-se: é através desta relação que o setor faz a diferença uma vez que o seu poder de barganha aumenta e, dessa forma, melhores preços são garantidos nas negociações.

Esse relacionamento com os fornecedores é totalmente estratégico e permite que a empresa consiga reduzir custos e outras condições especiais ao fechar um negócio. Porém, para que seja feito de forma efetiva, é preciso que a área registre todas as cotações solicitadas, negociações estabelecidas, assim como todas as compras efetuadas.

Ao organizar todo o histórico de negociação, o setor de compras da sua empresa terá argumentos que servirão como referência para pedidos de descontos, por exemplo, que melhorem, ainda mais, as condições de compra de determinado produto ou serviço para organização.

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Qual é o ciclo de compras?

Dito tudo isso, chegamos ao ciclo de compras de uma empresa. Aqui, a função de compras não está só na aquisição de materiais e produtos, compreende também a seguinte lógica de trabalho:

Receber e analisar as solicitações de compras

O primeiro aspecto de um ciclo de compras está em receber as requisições de compras feitas pelos demais departamentos da empresa. Entretanto, é preciso ir além a analisar a real necessidade de fazer tais aquisições.

Neste sentido, será verificado se realmente o produto acabou na empresa, analisando o seu estoque, se o serviço solicitado atenderá, efetivamente e na prática, as necessidades dos colaboradores, entre outros pontos, fundamentais para que o gasto seja feito de forma consciente e sem prejudicar o orçamento da organização como um todo.

Cadastrar fornecedores

O passo seguinte do ciclo de compras é buscar os melhores fornecedores, que ofereçam serviços de qualidade, sejam bons de negociação e tornem-se verdadeiros parceiros da empresa, no sentido de ambos criarem uma relação que seja uma via de mão dupla, ou seja, que todos saiam beneficiados.

Coletar preços

Parte do processo de cadastrar fornecedores e também fazer uma coleta de preços, para que assim seja possível definir aqueles que estejam de acordo com orçamento organizacional para os tipos de aquisições que se pretende fazer.

Este é um processo que parece simples, mas tem nuances um tanto quanto complexas, uma vez que é necessário optar pelo custo baixo e acessível, mas ao mesmo tempo que ofereça a qualidade necessária nos produtos e serviços adquiridos.

Julgar propostas

Este é o momento do ciclo em que serão analisadas as propostas de cada fornecedor, bem os preços, o custo-benefício de cada um, para que assim seja possível definir aquele ou aqueles que estão mais aptos a atender às necessidades da organização, no que diz respeito à qualidade de prestação de serviços e bons preços.

Constatar preço, prazo e qualidade do material

Aqui é o ponto em que o ou os fornecedores já foram escolhidos e serão, mais uma vez, repassados os valores combinados para a compra, o prazo de entrega, bem como a qualidade do material adquirido, caso estejamos falando da compra de produtos e suprimentos.

Receber e armazenar a compra

Esta etapa diz respeito ao recebimento e armazenamento da mercadoria adquirida. Em um primeiro momento, ou seja, no ato do recebimento, é necessário conferir o material, para que analisar se não ocorreram avarias, se não tem nenhuma danificada, entre outros que façam com que haja a necessidade de se devolver a compra para o fornecedor.

Caso esteja tudo de acordo com o combinado, é preciso direcionar cada produto para seus respectivos locais de armazenamento, para que assim não ocorram também danos, por terem sido guardados em locais impróprios.

Aprovação de pagamento para o fornecedor

Após seguir cada uma das etapas acima, tendo tudo dado certo, já é possível solicitar que o fornecedor emita fatura e aprovar o pagamento desta, para que assim se cumpra o combinado e a empresa passe a ter seus fornecedores como um de seus grande aliados.

Além destes pontos e etapas do ciclo de compras há também alguns outros, que são consideradas também atribuições do departamento de compras:

  • Administrar estoques;
  • Suprir a empresa com um fluxo seguro para atender suas necessidades;
  • Assegurar a continuidade de suprimentos;
  • Selecionar os melhores fornecedores do mercado;
  • Negociar de maneira eficaz.

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Como se preparar para atuar no setor de compras

Para que o setor de compras influencie positivamente o seu negócio é preciso que ele tenha processos bem definidos e os execute fielmente. Uma boa forma de gerenciar as compras da sua empresa é investir no treinamento dos colaboradores responsáveis por essa área tão importante para a organização.

Em uma realidade em que é crescente a demanda por gestores capazes de entregar resultados cada vez mais expressivos, faz toda a diferença ter profissionais preparados para liderar o setor de compras e que lidem bem com os desafios de se trabalhar em ambientes e mercados altamente complexos, voláteis, incertos e de intensa concorrência.

Pensando nisso, o Instituto Brasileiro de Coaching – IBC criou o MBA Executivo em Gestão Empresarial & Coaching para possibilitar, em uma única formação, que o gestor se especialize nas mais modernas práticas de gestão organizacional, como também no Coaching, a mais inovadora, eficiente e eficaz metodologia de resultados.

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Assim, o IBC pretende preparar o profissional do setor de compras, desenvolvendo o seu senso crítico e reflexivo, para que ele saiba utilizar a metodologia do Coaching para enfrentar as incertezas, tomar decisões ágeis, solucionar problemas complexos e liderar pessoas, pautado por sua ética profissional e comprometido com as questões sociais e ambientais mundiais, nacionais e locais.

Dessa maneira, é possível desenvolver a capacidade analítica, executiva e decisória do aluno, para que ele possa elaborar, implementar e avaliar políticas, planos e programas que visem ao desenvolvimento da organização, tendo em conta as influências dos fatores econômicos, socioculturais, históricos, ambientais, políticos e tecnológicos.

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Ficou claro como funciona e a importância de um departamento de compras? O que você achou deste artigo, Ser de Luz? O departamento de compras da sua empresa é bem organizado e segue este ciclo de compras? Aproveite o espaço abaixo para comentar, deixar sua sugestão e compartilhar seus conhecimentos sobre este assunto e, se este conteúdo fez sentido para você, compartilhe-o com seus amigos, em suas redes sociais, para que eles também tenham a oportunidade de desenvolver ainda mais suas habilidades e competências através do Coaching.

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Imagem: Kjpargeter / Shutterstock



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