Existem muitas ferramentas no meio dos negócios que ajudam a deixar a empresa mais estruturada, além de definir processos e funções de forma clara para que todos os envolvidos (e até terceiros como clientes e parceiros) entendam como determinado negócio funciona. Entre os principais exemplos dessas ferramentas, um dos mais conhecidos é o organograma.
Como o próprio nome remete, o organograma é uma estrutura de organização da empresa. Seu objetivo é ilustrar e apresentar de forma clara, objetiva e direta, a hierarquia empresarial. Como ele, qualquer pessoa visualiza os cargos, setores e como funciona o negócio. Do presidente ao menor funcionário do nível operacional, todos estão dispostos no organograma, mostrando a cadeia hierárquica geral.
Fazer um organograma é, geralmente, uma tarefa de empresas de grande porte, com muitos colaboradores e departamentos. Uma PME, no entanto, tende a ser mais compacta e é natural que todos os que trabalham nela saibam exatamente como a pequena ou média empresa funciona, conhecendo os departamentos e colaboradores diretamente.
Um organograma passa a ser útil e até essencial caso uma empresa passe a apresentar problemas de comunicação, ruídos ou conflitos por conta de funções em projetos ou cargos. Para evitar qualquer transtorno que prejudique a caminhada de um negócio, o gestor deve agir rápido e providenciar um organograma que deixe claro as competências e hierarquias.
Sem rigidez com a ferramenta
Aos empreendedores é necessário ressaltar que as preocupações que surgem ao longo tempo são algo natural e até saudável para o desenvolvimento do negócio em questão. Quando um organograma é fixado para a empresa, é importante deixar claro que essa não é uma solução final, ou seja, toda aquela estrutura hierárquica pode ser alterada diante de uma necessidade, urgência ou até mesmo visando a renovação do negócio.
A rigidez não deve ser levada em consideração pois trava um dos principais desejos de todo colaborador – o plano de carreira e sua ascensão na empresa. Algumas pessoas podem desenvolver um sentimento que crescer é uma tarefa difícil ou até impossível. Novamente, mostre que a empresa é flexível e que cada um será considerado e está em constante observação.
Outro ponto que é apropriado lembrar é a questão de que existirão pessoas prontas para ajudar a passar as informações corretas e necessárias no processo de gestão da empresa. Por esse motivo, aqui vai uma dica importante aos empreendedores de primeira viagem: tenham calma!
Como uma das estratégias positivas para a empresa, o organograma é muito comum e usado por empresas antigas, mas é interessante relembrar para que novos gestores conheçam, entendam e passem a usar como método de organização e gestão. Para tanto, selecionamos quatro modelos de organogramas que podem facilitar o entendimento de uma empresa, de um departamento, do processo de produção ou até mesmo dos cargos de uma organização. Veja quais são eles, como eles são elaborados e para qual finalidade cada um deles serve:
Organograma Clássico – com um formato que é muito conhecido no mundo dos negócios, o organograma clássico consegue representar claramente a hierarquia que existe dentro de uma empresa.
Nota-se que as primeiras posições estão ocupadas pelos cargos mais altos e importantes e, abaixo deles, estão os cargos com uma certa relevância, mas não tanto quanto os anteriores.
Vale lembrar que esse mesmo organograma pode também ser chamado de Funcional, e o que o diferencia do Clássico é o nome que vai dentro da caixinha. Se forem inseridas as funções de cada colaborador, o organograma é chamado de Funcional; se aparecer as áreas, o organograma deve ser chamado de Clássico.
Organograma Circular – esse modelo de organograma distribui de forma muito mais completa e dividida a hierarquia de uma empresa. As áreas com maior responsabilidade ficam ao centro e as com menor responsabilidade ficam nas extremidades. Veja como ele pode ser representado:
Organograma Linear – esse organograma mostra de uma forma diferente o que cada pessoa ou colaborador de uma determinada empresa tem para fazer. Ou seja, o modelo Linear é responsável por mostrar as atividades e todo o processo de produção de um departamento com os nomes dos responsáveis. Veja uma pequena demonstração:
Organograma em Barras – representado por barras ou retângulos, esse modelo de organograma é formado pelos cargos de uma empresa. As barras possuem um tamanho maior conforme a importância do cargo (quanto mais alto e mais importante for o cargo, maior e mais alto será o retângulo). Veja o exemplo:
Analisando esses quatro modelos de organogramas, fica fácil compreender que eles são excelentes opções para organizar e gerenciar tarefas e equipes. Basta analisar qual deles possui o melhor método para o seu caso e fazer a estruturação. Aproveite para verificar o ambiente de trabalho, o comportamento dos colaboradores e a organização das equipes.
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Dicas para fazer um bom organograma
Independente do tipo escolhido, é fundamental seguir algumas dicas básicas para que um organograma seja bem feito. Essa ferramenta possui alguns itens que são considerados padrão, independente do modelo escolhido conforme os que citamos acima. Geralmente, os organogramas não levam o nome do profissional, mas sim sua função exercida na empresa. Além disso, qualquer modelo deve ser composto por:
- Linhas de comunicação: os traços que fazem a interligação entre cargos ou áreas da empresa. São essas linhas que vão desenhar a hierarquia.
- Representação dos cargos: as famosas caixinhas. São elas as responsáveis por citar cada função existente.
- Hierarquias: geralmente está representada de cima pra baixo, mostrando claramente a estrutura de um negócio. Você pode, ainda, ter caixas lado a lado em um determinado departamento – a hierarquia horizontal – que correspondem a funções que tem o mesmo nível hierárquico.
Além dos itens padrão de qualquer organograma, siga os passos simples abaixo para ter um produto final bem feito e claro para todos os envolvidos com a empresa:
1) Separe bem todas as funções e cargos do negócio. Lembre-se que, às vezes, acontece de uma mesma pessoa assumir mais de uma posição, por isso não se deve nomear as caixinhas, deixando apenas o cargo disponível.
2) Indique, de forma clara, quem está no comando das áreas, de acordo com seu nível de hierarquia. A maneira mais comum de fazer a diferenciação é utilizar cores bem distintas.
3) Depois de tudo pronto, oficialize o organograma como um documento da empresa através do setor administrativo ou responsável. Coloque em lugar visível para que todos tenham acesso e entendam como ele foi disposto.
Viu como o organograma é interessante e pode ser útil? Use o espaço abaixo para deixar seu comentário sobre os modelos de organogramas que você conhece. Diga-nos com qual deles é melhor de trabalhar, conte-nos suas experiências. Aproveite para curtir e compartilhar o conteúdo nas redes sociais, informando outras pessoas da importância da aplicação dos organogramas empresariais!
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Imagem: Billion Photos / Shutterstock
Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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