O gerenciamento de portfólios tem como intuito, gerenciar os vários projetos de uma empresa de forma integrada.
Todo e qualquer tipo de empresa atuante no mercado precisa, constantemente, elaborar estratégias e planos de ação eficientes, que gerem resultados positivos aos negócios de uma forma geral.
Para isso, é preciso contar com conceitos, técnicas e ferramentas verdadeiramente eficazes e que contribuam com os conhecimentos dos profissionais, equipes, líderes e gestores, uma vez que estes serão os responsáveis por colocar toda a estratégia e planejamento desenvolvidos em prática.
Entre estes conceitos está a Gestão de Portfólio, que é exatamente o assunto que vou abordar hoje e que vai te ajudar a potencializar ainda mais a performance dos seus negócios.
Continue a leitura deste poderoso artigo e confira!
O que é Gestão de Portfólio?
Uma organização é composta por inúmeros projetos, eles, por sua vez, compõem uma carteira, nominada portfólio. No intuito de gerenciar esses vários projetos de forma integrada e aumentar o retorno sobre investimento da empresa, nasceu o gerenciamento de portfólios.
A ferramenta visa, através de técnicas, conhecimentos e ações, assimilar a carteira de projetos da organização em uma única gestão. Ou seja, a gestão de portfólio é muito mais do que apenas efetivar vários projetos ao mesmo tempo. Diz respeito do cumprimento dos mesmos de forma eficiente, de modo que resulte no alcance dos objetivos estratégicos da empresa. Além de outros benefícios como o uso correto dos recursos disponíveis.
Com isso, é possível afirmar que a gestão de portfólio tem como objetivo, gerir de forma sistêmica os vários projetos que uma organização possui e suas estratégias. Através desse processo, o gestor de portfólio consegue verificar se determinado projeto está cumprindo com a sua obrigação e é vantajoso ao negócio, caso a avaliação seja negativa, é papel do gestor, tomar medidas para que uma solução seja encontrada.
De forma resumida: uma gestão de portfólio de excelência é aquela que garante a harmonia entre as estratégias e ações da empresa, resultando assim, no alcance dos objetivos de todos os projetos que compõem a carteira desta.
Funcionalidades da Gestão de Portfólio
A gestão de portfólio de uma empresa é feita através de softwares, o mesmo deve incluir:
- Planejamento dos recursos disponíveis;
- Propostas de projetos;
- Seleção dos projetos que farão parte da carteira da empresa;
- Gestão de tempo;
- Priorização de projetos;
- Gerenciamento de custos;
- Criação de áreas organizacionais, onde cada uma lida com um projeto diferente;
- Integração entre as áreas organizacionais;
- Sinergia entre os projetos e os objetivos estratégicos;
- Gestão do orçamento;
- Ferramentas capazes de colaborar e oferecer análises;
- Gerenciamento do conhecimento;
- Consolidação de carteira;
- Suporte ao cliente.
Benefícios da Gestão de Portfólio
Confira a seguir, os benefícios proporcionados pela gestão de portfólio:
- Alinha os projetos com os objetivos estratégicos;
- Permite que haja uma comunicação holística dentro da empresa;
- Auxilia na tomada de decisões assertivas;
- Minimiza as falhas iniciais dos projetos;
- Gerencia os recursos disponíveis;
- Avalia a estratégia da organização;
- Equilibra os projetos;
- Diminui incertezas e retrabalho;
- Alerta quando determinado projeto não está cumprindo o seu papel;
- Faz com que as informações dos projetos sejam visíveis a todos da empresa;
- Possibilita a diminuição de investimentos em projetos pouco benéficos;
- Oportuniza a prática de estratégias em diferentes níveis do negócio.
Como funciona o trabalho de um Gestor de Portfólio
Antes de qualquer explicação, é preciso entender que o trabalho de um gestor de portfólio se difere do trabalho de um gerente de projetos. O primeiro, tem como papel, monitorar todos os projetos da empresa e os fatores, sejam eles internos ou externos, que afetam os negócios, garantindo assim, que o planejamento estratégico da organização seja alcançado. Já o gerente de projetos tem como foco, cuidar apenas de um projeto em questão, ou seja, ele toma conta do seu próprio trabalho e não de todo o portfólio da empresa.
Sabendo disso, podemos afirmar que gerenciar um portfólio de projetos não é apenas executar vários projetos simultaneamente. Cada um dos portfólios de projeto deve ser analisado individualmente. Sempre com o objetivo de identificar sua capacidade de gerar valor para o negócio, bem como sua aderência aos objetivos definidos no planejamento estratégico.
Nesse sentido, o gestor de portfólio tem como função, controlar o andamento de todos os projetos, bem como seus recursos, despesas, tempo, prazos, alinhá-los às metas e objetivos estratégicos, monitorar se determinado projeto é vantajoso para a organização e caso ele não seja, identificar estratégias capazes de reverter tal situação.
A análise de portfólio
A gestão de portfólios de projetos vai muito além da execução simultânea de uma diversidade de projetos. Tratam-se de estratégias associadas, técnicas e conhecimentos de gestão de vários projetos que fazem parte de um portfólio.
Assim, o principal objetivo do gerenciamento de portfólios é a otimização do retorno sobre o investimento – também chamado ROI – que é aplicado no decorrer dos projetos e em completa sintonia com as metas e articulações estratégicas do empreendimento.
Atualmente, já é possível encontrar diversas ferramentas (softwares) que incluem a maioria das ferramentas que um gestor de portfólio precisa para ser capaz de realizar um gerenciamento eficaz.
Para que o gestor consiga avaliar quão benéfico determinado projeto é, ele deve acompanhar todas as informações do mesmo, ou seja, seus números financeiros, de venda, de marketing etc., além de se antecipar acerca das tendências.
E como isso pode ser feito? Através de perguntas junto à sua equipe, como por exemplo:
- O projeto ainda auxilia no alcance dos objetivos estratégicos da organização?
- O andamento desse projeto prejudica os demais?
- A produtividade do projeto garante sua lucratividade?
- Ainda é válido que esse projeto faça parte do portfólio da empresa?
- O projeto está sendo executado no prazo estabelecido?
- Esse projeto pode ser substituído por outro?
- A concretização do projeto, depende de outros?
- A expectativa do cliente é a mesma do começo da execução do projeto?
Caso o resultado dessa análise seja negativa, o projeto precisa ser interrompido e novas estratégias implementadas. Nesse sentido, a metodologia de Coaching auxilia no alcance dos resultados esperados pela organização, visto que, através das suas técnicas e ferramentas, o processo potencializa as habilidades e competências da empresa, além de promover mudanças necessárias em sua gestão.
Os principais erros durante uma gestão de portfólios de projetos
Para que todas as etapas citadas acima sejam concluídas com sucesso, é preciso estar sempre alerta para alguns equívocos, comumente cometidos pela maioria das empresas. Entre eles está a falta de recursos humanos adequados.
Isso quer dizer, que não ter as pessoas certas para desenvolver um projeto pode acabar com ele logo no início. É preciso que os gerentes de projetos tenham uma visão completa sobre as habilidades e respectivas cargas de trabalho de todos os seus recursos humanos, como: consultores, contratados e terceirizados.
Outros erros acontecem quando os projetos não seguem um processo de gerenciamento padrão e repetitivo, bem como quando todos os projetos da empresa estão engessados por causa de rígidos protocolos. E, por fim, mas não menos importante, é preciso ter em mente que o escopo do projeto deve ser elaborado com bastante tempo e atenção.
Agora me conte, Ser de Luz: a sua empresa realiza gestão de portfólio? Você conhecia esse conceito? Convido você a deixar um comentário, com a sua opinião sobre este artigo e a continuar nos acompanhando, pois diariamente produzimos novos conteúdos, que vão te ajudar a ter uma desempenho de excelência em sua empresa e também em sua vida pessoal.
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Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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