Como funciona a Administração?
Iniciar o próprio negócio é um sonho que muitas pessoas querem realizar, principalmente no contexto atual de crise econômica pelo qual nosso país está passando, que tem gerado um alto índice de desemprego em praticamente todos os estados brasileiros.
Por mais que seja um sonho totalmente válido, abrir uma empresa vai muito mais além do que simplesmente ter capital financeiro suficiente para isso. É preciso ter conhecimento teórico e prático de gestão de negócios e administração, para se sobressair e se destacar perante os concorrentes no mercado e, assim, alcançar o tão almejado sucesso.
Digo isso, pois, muitas empresas acabam fechando suas portas pelo simples fato de seus empresários e gestores não se dedicarem à elaboração de um planejamento eficaz de suas ações, bem como ao gerenciamento organizacional como um todo, o que acaba prejudicando os negócios e fazendo com que este encerre suas atividades antes do previsto.
Para evitar que isso aconteça, hoje vou compartilhar com você informações acerca de um tema sobre o qual todo e qualquer tipo de gestor e executivo precisa entender e aplicar em seus negócios. Estou falando da Administração de Empresas.
Acompanhe-me nesta poderosa leitura e saiba o que é e como funciona, efetivamente e na prática, a Administração dentro de um negócio.
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O que é Administração?
Administração é uma ciência social que trabalha as práticas necessárias para gerenciar um negócio, tais como organizar, mensurar, planejar, dirigir e controlar tudo que envolve os processos de trabalho e as pessoas responsáveis por fazer este mesmo trabalho acontecer. Sua aplicação, no entanto, não diz respeito apenas a empresas, podendo ela ser levada a diversos outros âmbitos e segmentos da vida.
Neste sentido, é possível dizer que a Administração tem como principal finalidade atingir metas previamente definidas, com excelência. Para isso os profissionais com amplo conhecimento nesta área se ocupam de trabalhar na organização de estratégias específicas, que conduzam as ações planejadas em direção ao alcance do objetivo determinado no início do processo.
O que se sabe é que as atividades relacionadas à esta poderosa área são realizadas desde meados de 5.000 anos a.C, na Suméria, onde viu-se a necessidade de definir e organizar sistemas em que houvesse cooperação humana mútua, para o alcance de resultados que beneficiassem a todos.
Porém, o conceito de administração, conforme o conhecemos hoje, foi cientificamente definido por Frederick Taylor, engenheiro americano, que ficou conhecido por ser o precursor da Teoria da Administração Científica.
Quais as responsabilidades de um bom administrador?
Até aqui tive a oportunidade de mostrar a você que o conceito de administração envolve um leque amplo de características, princípios, técnicas e ferramentas, que são aplicadas com o intuito de conduzir e orientar constantemente as ações de um grupo de pessoas, para que este tenha êxito e atinja os resultados esperados.
Agora vou falar, de forma um pouco mais aprofundada e específica sobre o que faz um administrador e quais são suas principais responsabilidades. Continue a leitura e confira:
Planejamento
Se falamos em Administração de Empresas automaticamente falamos de planejamento, uma vez que um não caminha sem o outro. Neste sentido, uma das principais responsabilidades de um bom administrador é se dedicar à elaboração de um planejamento, que contenha um plano de ação verdadeiramente eficiente, capaz de contribuir para que os objetivos determinados sejam plenamente alcançados.
Para isso, o administrador ou a administradora da empresa vão analisar o cenário empresarial como um todo, o que lhe dará subsídios suficientes para definir cada uma das ações a serem tomadas e com isso atingir as metas de forma satisfatória.
Como podemos perceber, reservar um momento para planejar é algo de verdadeira importância para todo e qualquer tipo de negócio, já que sem isso as chances de se alcançar resultados extraordinários diminui de forma considerável.
Organização
Após se dedicar ao planejamento, o administrador sabe que o próximo passo ao qual ele precisa dar atenção é à organização das pessoas e dos recursos, que estarão diretamente envolvidos nos processos administrativos.
Esta etapa é essencial dentro das responsabilidades do administrador de empresas, pois o planejamento que ele e sua equipe elaboraram precisa sair do papel, para que assim os resultados almejados comecem a aparecer.
Diante disso, é preciso contar com a organização para controlar os processos, bem como conduzir e orientar as pessoas em cada uma de suas ações, buscando também mantê-las preparadas para lidar com os desafios e imprevistos que venham a surgir, evitando, assim, que estes atrapalhem o bom andamento das atividades realizadas.
Assim, a união da gerência administração à organização é imprescindível para a manutenção da saúde dos negócios.
Liderança e controle
Uma frase que eu gosto muito de falar, principalmente em meus treinamentos de Coaching Corporativo é que empresas são resultados de pessoas, e acredito que ela se encaixa perfeitamente neste contexto, já que será através do engajamento e motivação de cada profissional que as ações planejadas serão bem feitas e as metas e objetivos terão mais chances de ser alcançados em um curto espaço de tempo.
Neste sentido o bom administrador sabe que precisa desenvolver a sua habilidade de liderança, pois ela vai lhe permitir controlar os processos, bem como conduzir e inspirar continuamente as pessoas que estão sob sua responsabilidade, incentivando-as a dar o melhor de si na execução de suas demandas, e deixando-lhes claro que elas também terão diversos benefícios se trabalharem com a maestria que se espera de cada uma delas.
Além disso, ao liderar com excelência, o administrador também consegue engajar e motivar sua equipe, e desenvolver bem competências como inteligência emocional, comunicação eficaz, negociação, delegação de tarefas, entre diversas outras habilidades, essenciais para que ele tenha um bom desempenho enquanto líder.
Nos parágrafos acima, você conseguiu acompanhar as principais atividades que envolvem o que faz um administrador. Entretanto, existem diversas outras responsabilidades que estão dentro da ação deste profissional. Veja algumas delas abaixo:
- Realizar pesquisas e estudos que auxiliem no desenvolvimento da organização;
- Coordenar líderes de equipes dentro da empresa;
- Seleção e recrutamento de novas pessoas para compor equipes;
- Elaborar relatórios, laudos, projetos e planos para o bom funcionamento da empresa;
- Informar e atualizar seus colaboradores sobre o desempenho de cada equipe;
- Ser o elo entre novas negociações;
- Tomar decisões importantes.
Onde e como aplicar a administração?
É interessante que haja administração em todas as áreas e segmentos da sua vida. Já imaginou, por exemplo, uma casa sem uma administração eficiente? Não existiriam normas, funções e organização: seriam roupas espalhadas para todos os lados, as refeições não teriam horário certo e provavelmente surgiriam diversos conflitos familiares.
Administrar não significa simplesmente mandar e tomar decisões pelos outros. Trata-se de um processo que demanda cuidado e atenção com as obrigações da empresa ou de um grupo de pessoas, e exige características de liderança, além de capacidade de lidar constantemente com desafios e resolver problemas.
Mas falando do contexto empresarial, a atuação do administrador chega a ser bastante ampla, podendo ele desenvolver suas atividades em departamento como o financeiro, recursos humanos – RH, comercial, departamento pessoal, marketing, estoque e logística, gestão de processos e diversos outros.
De forma mais específica, posso dizer que as práticas administrativas se aplicam dentro de uma empresa da seguinte forma:
Gestão financeira
O administrador responsável por esta área pode trabalhar diretamente no controle de custos, na redução de gastos e despesas, no acompanhamento e monitoramento do fluxo de caixa, focando também a sua atenção para as questões que envolvem pagamentos e recebimentos das contas relacionadas à empresa.
Gestão de processos
Neste âmbito o profissional da área de administração pode aplicar seus conhecimentos teóricos e práticos, no sentido de monitorar e controlar as operações e os recursos da organização, para que, dessa maneira, seja possível, entregar um produto ou um serviço de qualidade no mercado em que a empresa atua.
Gestão de pessoas
Como estamos falando de uma área que tem conhecimento aprofundado sobre os processos organizacionais, conforme dito no tópico anterior, bem como sobre a empresa de forma geral, o administrador pode também ficar responsável pelo recrutamento de profissionais, alinhamento destes à cultura empresarial e também pela definição de estratégias capazes de manter os colaboradores continuamente motivados, para que assim ajudem os negócios a se tornarem cada vez mais prósperos.
A importância da Administração para os negócios
Saber o que é Administração, nos faz compreender um pouco mais a sua importância para a sobrevivência e manutenção da saúde de todo e qualquer tipo de negócio, que esteja inserido ou que pretenda se inserir no mercado, principalmente nos tempos atuais, em que a concorrência tem estado cada vez mais forte e acirrada.
Esta é uma das principais razões, que fazem com que uma administração verdadeiramente eficiente seja de extrema importância, visto que o número de empresas que fecha suas portas pela simples falta de planejamento de suas ações tem crescido cada vez mais com o passar dos anos.
Diante disso, é preciso sempre reforçar e enfatizar as razões que fazem que com a Administração de Empresas seja importante, pois suas ações podem salvar um negócio, de forma prática e efetiva.
Confira a seguir o que torna os processos administrativos essenciais dentro de uma empresa:
Contribui para o alcance de resultados extraordinários
Conforme eu disse mais acima, uma administração de empresas empregada de forma eficiente é responsável por contribuir diretamente com o alcance dos resultados extraordinários que a organização almeja.
Isso porque ela trabalha em algo que, por incrível que pareça, muitos gestores, empresários e executivos ainda ignoram, que é o planejamento estratégico, que engloba, principalmente, dados relacionadas à pesquisas de mercado, perfil dos clientes, dos concorrentes, entre outras informações, que servem para pautar as ações que serão tomadas pela empresa em seu segmento de atuação.
Entende a necessidade de uma gestão humanizada
Outro ponto importante em que os processos administrativos trabalham é na gestão dos recursos humanos da empresa. Mas quando falo em recursos humanos, não estou falando apenas dos colaboradores, que realmente precisam ter suas necessidades e anseios compreendidos e atendidos, mas também dos clientes, fornecedores e demais stakeholders da organização, que demandam uma atenção também especial, para que, dessa maneira, seja possível colher bons frutos durante a jornada empresarial.
Diante disso, a administração se faz importante, porque ela trabalha para motivar os colaboradores diariamente, fazendo com que eles sintam-se bem e realizem um trabalho de excelência, e também desenvolve suas ações para realizar um atendimento de qualidade e humanizado aos clientes, de forma que eles também sintam-se especiais e se identifiquem cada vez mais com a marca.
Trabalhando nesta direção, a área acaba por potencializar ainda mais os negócios, contribuindo para que eles se destaquem e se tornem referência perante as outras empresas.
Conforme tivemos a oportunidade de conferir ao longo de todo este conteúdo, a essência da administração é algo vital para que uma empresa tenha êxito em suas ações. Uma das razões para isso é que a prática administrativa faz com que gestores, empresários e executivos saiam de suas zonas de conforto, deixando de acreditar que precisam seguir passos e receitas pré definidas para terem sucesso, e desenvolvam uma visão estratégica verdadeiramente eficiente, que realmente lhes trará o resultado que eles esperam.
Para isso, muito mais do que ter boas habilidades técnicas e operacionais, é preciso desenvolver também as habilidades comportamentais, que é algo que a administração moderna incentiva seus profissionais a desenvolverem, como a comunicação, conhecimento sobre o mercado, liderança e assim por diante.
Neste sentido, planejar apenas não é o suficiente. É preciso ter ímpeto, tornar-se líder, ter visão, transformar teoria em prática, ultrapassar os conceitos pré concebidos,ter capacidade de se reinventar diante dos desafios, pois somente assim, as chances de se tornar um administrador bem-sucedido e fazer com que a empresa administrada também o seja, aumentam de forma significativa.
Reflita sobre isso e invista agora mesmo em uma administração eficiente para a sua empresa!
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Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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