A videoconferência é um recurso que permite que as pessoas se comuniquem verbalmente e visualmente mesmo longes uns dos outros.
A videoconferência é um recurso tecnológico que permite que empresas funcionem à distância, com seus funcionários atuando de qualquer parte do mundo. Há algumas décadas, apenas era possível realizar reuniões remotas por telefone, o que dificultava um pouco o entendimento, já que nem sempre dá para passar informações apenas falando, muitas vezes é preciso demonstrar através de imagens. Sem mencionar o fato de que a conexão entre duas ou mais pessoas é muito maior quando todas podem se ver.
Se você está começando agora a realizar videoconferências e quer dicas para desfrutar de todos os benefícios que esse recurso pode oferecer, veio ao lugar certo. Continue a leitura e saiba como tornar suas reuniões à distância ainda mais produtivas.
Videoconferência – Um recurso com muitas possibilidades
Com a pandemia do coronavírus (COVID-19), muitas empresas em todo o mundo determinaram que seus funcionários deveriam fazer home office. Assim, as videoconferências se tornaram o principal meio de comunicação corporativo da atualidade. Até mesmo escolas e universidades estão utilizando esse tipo de ferramenta para evitar que os alunos fiquem sem aulas.
Para se ter uma ideia, a plataforma Zoom, uma das mais usadas, divulgou números bastante interessantes. Em dezembro de 2019, a média de usuários por dia era de dez milhões de pessoas. Já em março de 2020, período em que muitos países do mundo começaram a fazer isolamento social, o número saltou para duzentos milhões de usuários por dia, um crescimento de 1900%. Lembrando que estamos falando apenas de uma plataforma, pois existem várias outras sendo utilizadas.
Reuniões de equipes e com clientes, apresentação de projetos, webinars, aulas, são muitas as funções de uma plataforma de videoconferência. Isso sem contar que muitas empresas têm realizado happy hours com seus colaboradores através dessas ferramentas, com cada um em sua casa, como uma forma de manter a equipe unida e promover um momento agradável para todos em meio a um cenário delicado. Com isso, podemos dizer que as videoconferências são o recurso mais eficaz da atualidade para encurtar distâncias e conectar pessoas.
O uso de videoconferência pode ser uma importente alternativa para trabalhos de home office.
10 Dicas para realizar videoconferências no trabalho e desfrutar de todos os benefícios da ferramenta
Se já está realizando reuniões por videoconferência ou vai começar a usar esse tipo de ferramenta, as dicas a seguir irão te ajudar a desfrutar de todos os benefícios que ela pode oferecer, confira!
1 – Escolha uma plataforma que atenda suas necessidades
O primeiro passo para começar a fazer reuniões por videoconferência é eleger uma plataforma. Caso você seja funcionário de uma organização, é provável que a própria empresa tenha definido qual irá usar. Se, por outro lado, você é dono do seu próprio negócio, precisará pesquisar as opções disponíveis para encontrar aquelas que melhor atenda suas necessidades.
Zoom, Skype, Microsoft Teams, Google Meet, Jitsi, Line e até mesmo o WhatsApp são algumas das plataformas mais conhecidas. Algumas delas oferecem versões gratuitas, com menos recursos que, dependendo do porte da sua empresa, se forem poucos funcionários, talvez seja o suficiente. Contudo, se tiver uma equipe maior, provavelmente será necessário fazer um investimento, já que a quantidade de participantes por reunião costuma ser limitada na versão sem custo.
2 – Conheça a fundo os recursos oferecidos pela plataforma
Mais do que salas virtuais para realizar reuniões, as plataformas de videoconferências costumam oferecer vários outros recursos. Chats, compartilhamento de tela, lousa virtual, moderação para entrar em uma sala de reunião, possibilidade de eliminar participantes ou silenciar microfones, são muitas as funções oferecidas. É interessante explorar todas essas funcionalidades para aplicá-las nas chamadas, a fim de tornar os encontros ainda mais produtivos.
3 – Tenha atenção em relação à segurança das informações compartilhadas
Um aspecto bastante importante a ser considerado ao utilizar ferramentas de videoconferência é a segurança das informações compartilhadas. O alto crescimento no uso dessas plataformas em um curto espaço de tempo, fez com que elas se tornassem visadas por hackers. Por essa razão, é importante tomar alguns cuidados para manter a segurança dos participantes e dos dados apresentados nas reuniões.
Optar por plataformas de grandes empresas, como Google e Microsoft, por exemplo, pode ser mais seguro, já que são companhias gigantes e preparadas para lidar com ataques virtuais. Além disso, é importante colocar senhas fortes nas salas de reuniões, para que apenas pessoas que foram realmente convidadas consigam acessar.
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4 – Evite abrir convites inesperados para reuniões
Além da segurança dos dados da empresa compartilhados durante as reuniões por videoconferência, é essencial que todos os colaboradores estejam cientes dos cuidados a serem tomados para sua própria segurança. Uma medida básica é tomar cuidado ao receber convites inesperados para reuniões, seja por e-mail, aplicativos de mensagens ou qualquer outro meio.
Já existem casos de pessoas que tiveram seus computadores invadidos por terem acessados links maliciosos, o que pode resultar em fraudes bancárias, roubos de dados pessoais e mais uma série de transtornos. Sendo assim, é preciso que todos estejam cientes que os convites para reuniões da empresa serão sempre enviados através de um único meio, para que tudo o que fugir a essa regra seja descartado.
5 – Vista-se adequadamente para a reunião
Durante o período em que estiver fazendo home office, evite passar o dia todo de pijamas. Pode parecer que a roupa que está usando não faz diferença, mas faz, enquanto está com as peças que costuma usar para dormir, seu cérebro continua no modo descanso, o que pode prejudicar sua disposição para o trabalho e, consequentemente, seu desempenho.
Em se tratando das videoconferências, é preciso considerar que as pessoas irão ver você. Assim, é fundamental que esteja adequadamente vestido para passar uma imagem profissional. Se você é líder de uma equipe, instrua seus funcionários a também tomarem esse cuidado, principalmente se forem participar de reuniões com clientes e fornecedores.
6 – Verifique o fundo que aparecerá no seu vídeo
Outro detalhe que tem grande influência sobre a imagem profissional durante uma videoconferência é o ambiente em que está. Faça um teste antes da reunião para verificar o que irá aparecer atrás de você. Elimine qualquer bagunça que possa transmitir desleixo ou tirar o foco do que você estiver falando. Por via das dúvidas, é melhor que apareça apenas uma parede lisa ou configurar a plataforma para que exiba um fundo virtual.
7 – Olhe para a câmera durante a reunião
Durante uma videoconferência, é natural querer olhar para a tela, mas é preciso lembrar que é a câmera que representa o olhar dos outros participantes. Sendo assim, lembre-se de, ao chegar a sua vez de falar, direcionar os seus olhos para a câmera, para dar a sensação de estar fazendo contato visual com as pessoas. Além do mais, é provável que se sinta mais à vontade assim do que se ficar olhando a si mesmo.
8 – Acione a opção “mudo” enquanto não estiver falando
Uma função de grande parte das plataformas de videoconferência que deve ser sempre usada é a de desabilitar o microfone enquanto não estiver falando. Desse modo, evita-se que todos gerem ruídos ao mesmo tempo, prejudicando o entendimento do que está sendo falado. Outro cuidado a ser tomado envolve ir para um local silencioso da casa para realizar as reuniões e, claro, pedir que a família colabore e evite fazer barulho.
9 – Evite realizar outras atividades durante uma reunião
Por mais que esteja em casa, é importante que dedique toda a sua atenção para as reuniões, evitando realizar outras atividades. Mesmo que esteja participando apenas como ouvinte, se foi chamado é porque serão apresentadas informações que precisa ouvir. Evite comer, conversar com um familiar, acessar sites, responder mensagens pessoais, concentre-se no que o colega está falando. Lembre-se que todos estão vendo você e seu comportamento também pode estar sendo avaliado.
10 – Convide apenas pessoas que realmente tenham relação com o assunto a ser debatido
Se você é líder de uma equipe, sempre que for promover uma reunião, convide apenas pessoas que realmente tenham relação com o assunto a ser debatido. Esse cuidado evita tomar tempo dos outros colaboradores e permite que cada grupo foque nos temas que realmente entendem e podem contribuir positivamente. É uma forma de otimizar os esforços para obter resultados satisfatórios em todas as frentes de trabalho.
Dica extra: videoconferência como ferramenta para promover o bem-estar dos colaboradores
A pandemia mudou a rotina das empresas de forma abrupta, sem contar em todas as incertezas envolvidas no cenário atual, o que tem levado muitas pessoas a se sentirem ansiosas e estressadas. As empresas podem ajudar seus colaboradores a manterem o equilíbrio emocional utilizando exatamente as plataformas de videoconferência.
Fazer reuniões para falar de outros temas que não tenham relação com trabalho e ouvir o que os funcionários têm a dizer a respeito de tudo o que está acontecendo pode ser muito importante. Além do mais, é possível realizar happy hours regulares, como citado anteriormente, para bater papo, rir e relaxar. Essas ações simples podem fazer uma grande diferença e ajudar a equipe a se manter positiva e produtiva.
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Fontes:
https://www.ftc.gov/news-events/blogs/business-blog/2020/04/video-conferencing-10-privacy-tips-your-business
https://www.pennlive.com/coronavirus/2020/04/zoom-meeting-etiquette-15-tips-and-best-practices-for-online-video-conference-meetings.html
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Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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