3 Passos para Implementar o Kanban

empresário escrevendo em notas adesivas anexadas ao quadro branco

Confira o que é o Sistema Kanban e como aplicá-lo na sua empresa.

O Sistema Kanban é uma ferramenta bastante utilizada para melhorar a produtividade de empresas de diferentes setores. Se a sua companhia enfrenta dificuldades para entregar resultados equivalentes às suas capacidades de recursos, é válido empregar esse sistema. Bastante eficiente, o Kanban é uma ferramenta de implementação relativamente fácil.

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O que é o Sistema Kanban?

O Sistema Kanban foi desenvolvido pela Toyota, no Japão, após a Segunda Guerra Mundial. O objetivo era potencializar a produtividade econômica da montadora. Por ser reconhecido como um método eficaz, foi adotado por empresas de diferentes setores de atuação e países. Trata-se de uma ferramenta que pode ser aplicada a diferentes realidades e não somente no ramo econômico.

Atualmente, esse sistema é empregado nas áreas de gestão de Tecnologia da Informação, design, desenvolvimento de softwares, entre outros. O Kanban nada mais é do que um quadro que permite uma visualização facilitada a respeito do que precisa ser feito, o que está sendo feito e o que foi concluído. Pode ser aplicado com eficiência em vários segmentos. 

Como o Sistema Kanban funciona?

A base do Sistema Kanban são os cartões em que estão representadas as atividades de uma determinada equipe. Nesses cartões – que podem ser feitos em papel, em uma lousa ou em um software adequado para tal – são listadas as etapas dos processos. Há prazos definidos para que essas etapas sejam concluídas. 

Ao longo do período de realização do projeto, os cartões vão mudando de ordem para indicar o estágio em que a atividade está. O Sistema Kanban ajuda a organizar o trabalho e a ter mais clareza a respeito dos projetos. Com esse sistema é possível saber quanto ainda falta para a conclusão do projeto e em qual estágio a equipe está. 

Ter essa visão e compreensão em tempo real permite que o gestor da equipe identifique eventuais problemas. Se uma etapa está demorando mais do que deveria para ser concluída, é possível direcionar a atenção para ela. Esse cuidado com as etapas e os prazos é o que ajudará o projeto a ser realizado com o máximo de eficiência. 

Sistema Kanban: conheça os 3 passos para implementar

O Sistema Kanban é uma excelente ferramenta de gerenciamento que pode gerar excelentes resultados para a sua empresa. Para quem está se perguntando como implementar, apresentaremos os três passos essenciais.

Fica a dica de que não é necessário adotar nenhuma aplicação tecnológica e nem fazer investimentos grandiosos. Continue lendo para saber como adotar esse sistema.

Passo 1 – Análise das necessidades

O passo inicial para implementar o Sistema Kanban na sua empresa é identificar quais projetos ele poderá auxiliar. Para isso, analise quais são os projetos em andamento atualmente e quais podem ser adaptados para esse método. Os projetos devem ser constituídos de etapas com prazos definidos.

Se há projetos com potencial para o Sistema Kanban, mas que ainda não têm prazos, é válido elaborar um cronograma. Observe a importância de que esses prazos estejam alinhados com a realidade. Estabelecer prazos muito curtos pode fazer com que sua equipe fique frustrada pela impossibilidade de cumprir o que foi previamente estabelecido. 

Prazos demasiadamente longos, por sua vez, tendem a fazer com que a equipe se perca no que precisa fazer. A definição do cronograma pode ser feita juntamente com a equipe, assim o gestor pode ter informações sobre as etapas necessárias diretamente com quem vai executá-las.

Passo 2 – Etiquetas ou cartões personalizados

Para que o Sistema Kanban seja adotado, é fundamental contar com as etiquetas ou cartões personalizados. Observe que, como esses elementos indicam etapas distintas dentro do projeto, é importante ter etiquetas ou cartões de cores diferentes. Cada cor irá se referir a uma etapa do projeto, ou seja, a ser feito, em andamento ou concluído.

Como citamos, não é necessário adotar nenhuma ferramenta tecnológica, uma lousa ou até mesmo post-its já resolvem. Tendo estabelecido as cores, é necessário criar uma legenda em que fique claro o que cada cor representa. A ideia é que mesmo sem ler a equipe entenda quanto do projeto está em andamento e quanto já foi concluído.

Algo muito importante sobre o Sistema Kanban é o fato dele ser extremamente visual. Dessa forma, recomendamos a adoção de cores que já tenham significados previamente definidos. Por exemplo, vermelho é uma cor que transmite uma ideia de urgência, então pode ser usada para o que está atrasado. O verde, por sua vez, transmite calma, podendo ser usado para o que está em dia. O amarelo pode ser usado para o que já foi concluído. 

E claro que se a sua empresa puder e desejar investir em um software também é uma excelente alternativa. Procure por opções de softwares definidos especialmente para a condução do Sistema Kanban. 

Passo 3 – Limites

É fundamental limitar o número de projetos que farão parte do Sistema Kanban. Esse sistema é um facilitador e objetiva tornar os processos mais organizados. Logo, não deve ser motivo de confusão no dia a dia da equipe. Exatamente por isso que o terceiro passo é o da limitação dos projetos geridos pelo Kanban.

Se houver muitos projetos fazendo parte do Sistema Kanban de uma vez só, haverá sobrecarga no quadro de organização. A equipe pode se confundir e acabar se perdendo em um oceano de informações desconexas.

É possível até mesmo quebrar o ritmo da equipe. Em algum momento se pode ter a impressão de que há pouco a fazer. Em outras situações, pode gerar desespero pela impressão de que ainda falta muito para a conclusão. Tudo é uma questão de correto gerenciamento da ferramenta. 

Uma forma de trabalhar com mais tranquilidade com esse sistema é ter apenas um projeto por quadro do Kanban. Cada equipe deve ter o seu quadro e gerenciar o status das atividades em tempo real. Ao concluir uma atividade X, é importante movê-la do status de “em andamento” para “concluído”. Com organização e comprometimento é possível ter os melhores resultados com o Sistema Kanban.

Agora você já sabe o que é o Sistema Kanban e como aplicá-lo na sua empresa! Já teve alguma experiência utilizando esse método de gerenciamento? Deixe seu comentário abaixo!

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José Roberto Marques

Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.



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