A Importância da boa gestão do tempo no trabalho

Conheça 10 aplicativos que ajudam na Gestão do Tempo

Em 1748, o jornalista, diplomata e inventor americano Benjamin Franklin (1706-1790) escreveu a frase “tempo é dinheiro” no ensaio intitulado “Advice to a Young Tradesman” (“Conselho a um jovem comerciante”, em tradução livre). Provavelmente você já ouviu essa afirmação, não é mesmo? Com certeza ele não tinha a noção da popularidade que sua frase conquistaria.

Hoje em dia vivemos em um ritmo tão frenético que é cada vez mais comum ouvirmos pessoas se queixarem da falta de tempo para realizar suas atividades diárias. O que Benjamin Franklin quis dizer em outras palavras é: aproveite bem seu tempo. Você aproveita bem as suas preciosas horas, pessoa querida? Continue lendo o texto para saber mais sobre o tema.

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Gerenciamento do tempo no dia a dia

Na vida profissional o gerenciamento do tempo se torna ainda mais importante, uma vez que temos que atender as demandas diárias da melhor maneira possível e dentro do prazo. A organização impacta diretamente no desenvolvimento positivo do trabalho e, consequentemente maximiza a produtividade.

Esse conceito também dá a oportunidade de expandir projetos, inovar, ser criativo, aplicar em capacitação, desenvolver trabalhos em equipe, investir na fora do trabalho e crescer profissionalmente e pessoalmente. Neste processo de arrumação, o passo fundamental é planejar as atividades.

Os profissionais que aprendem a gerir seu tempo também conseguem gerenciar melhor o stress e lidar com o inesperado, pois sabem discernir quais os “pesos” de suas demandas. Com isso também tem mais tempo para dedicar-se a sua vida pessoal e ao lazer.

Passo a passo para administrar melhor o tempo

Como você já leu nesse artigo, administrar bem o tempo é uma tarefa essencial e que é difícil, mas não é impossível de se realizar. Para executar essa gestão com sucesso é preciso que você encontre qual é o processo ideal para você. Com a experiência profissional, e até pessoal, você começa a entender quais são seus “truques”, ou seja, quais são os métodos de trabalho que melhor funcionam para você. Pode ser que um determinado jeito de trabalhar funcione bem para o seu colega, mas não para você. O interessante é testar até encontrar a forma ideal.

Para ajudar você nessa etapa, leia abaixo um passo a passo simples de como gerir seu tempo de maneira saudável, trazendo agilidade e produtividade para o seu dia a dia.  

1. Faça listas: escreva todas as tarefas que você tem que executar de forma resumida em apenas uma linha.
2. Estabeleça prioridades: ao definir qual é o grau de importância de cada obrigação é possível focar suas energias nos momentos corretos. Ao fim de cada linha escreva a classificação delas:

PA = prioridade alta, ou seja, os itens emergenciais;

PM = prioridade média, ou seja, os pontos circunstanciais;

PB = prioridade baixa, ou seja, os itens importantes.

1. Defina prazos: acrescente as datas e horários que as atividades PA devem estar finalizadas. Ao listar e visualizar o que tem a ser feito, você pode controlar melhor suas demandas e cumprir horários e prazos com sucesso.
2. Após finalizar as tarefas PA, comece a colocar as datas e horários de entrega daquelas que são PM.
3. Depois, coloque os deadlines das tarefas PB.
4. Por fim, faça uma análise de tudo que realizou no período que determinou. Esse tipo de verificação irá ajudar você a perceber se está fazendo mais do que deveria ou se a organização permite acrescentar mais obrigações.

Dica extra: se você tiver a oportunidade, é interessante fazer essa análise em uma tabela, tal como em um documento Excel.

Por meio deste planejamento ainda é possível definir e fazer outras demandas com antecedência!

Deu para perceber que essas dicas podem ser úteis tanto no trabalho quanto fora dele, não é mesmo? Se você tiver mais algum conselho sensacional sobre gestão de horas é só escrever nos comentários! É sempre bom compartilhar conhecimento.

Confira 10 serviços online de gestão de tempo

Já percebeu como existe aplicativo para quase tudo na vida? Para o tema “gestão de tempo” não poderia ser diferente. Veja abaixo uma seleção com 10 aplicativos e/ou serviços online super bacanas que irão ajudar você a administrar seu tempo e suas tarefas. Confira:

1. Trello: esse mecanismo permite que você insira as incumbências em blocos temáticos. Ainda é possível acrescentar outras pessoas nas tarefas, inserir prazo, adicionar refações e comentários e mais.
2. Rescue Time: esse aplicativo monitora o tempo que você fica navegando na internet. Assim, no fim do dia, você consegue avaliar quantas horas fica em outros sites, enquanto poderia estar outras coisas mais úteis.
3. Wunderlist: esse aplicativo funciona como uma lista colaborativa de tarefas, assim você pode organizar tudo com outras pessoas.
4. Neotriad: insira suas atividades e o tempo que cada um delas deve levar para ser executada. A ferramenta ainda permite que você insira outras pessoas em uma determinada tarefas para gerenciá-las.
5. Clear: com esse recurso você pode listar as tarefas, colocar o deadline e ainda inserir e visualizar objetivos.
6. Clara: essa é uma ferramenta que agenda e coordena suas reuniões, poupando minutos preciosos que você gastaria com isso.
7. Evernote: o serviço permite que você coloque todas suas ideias em modo offline ou online. Além de ajudar a entender qual é o seu cenário de pendências, você também pode usar como lembretes.
8. Remember the Milk: um belo mix de calendário com lista de tarefas para ninguém colocar defeito.
9. Google Now: esse serviço permite que você organize as informações essenciais que precisa saber por comando de voz. Por exemplo: saber qual é a previsão do tempo da cidade em que fará uma viagem de negócios, agilizando a escolha de roupas para a mala. Outro exemplo: saber quais são as principais notícias do setor em que trabalha no dia, facilitando a organização de tarefas no dia, caso algo de alta importância tenha acontecido.
10. AnyDo: esse serviço permite que você ordene suas atividades e ainda fique sincronizado mesmo quando está sem internet.

Como o coaching pode ajudar

Para ajudar você a organizar suas demandas, atingir as suas metas e aumentar a sua produtividade invista em coaching. O coaching, com suas metodologias e técnicas, desempenha um papel fundamental em muitos temas, inclusive para a melhor gestão do tempo.

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Entre as muitas ferramentas, é possível a Tríade do Tempo, que divide as demandas em: Emergenciais, Circunstanciais e Importantes, e nos ajudam a gerir e realizar nossas tarefas por seu grau de importância. Viu por que eu falei aqueles termos no passo a passo? A diferença é que, com a ajuda do coaching, aquela “simples lista” irá se transformar em um método que você irá desenvolver diariamente. Além disso, esse conceito será construído em total alinhamento com outros exercícios como o autoconhecimento e a inteligência emocional.

O autoconhecimento é uma forma de você transformar suas características positivas em destaques, encontrar outras virtudes escondidas e ainda entender quais são seus pontos negativos para aprender a lidar melhor com eles. Já a inteligência emocional é uma prática de compreender quais são seus sentimentos em cada situação e como gerenciá-los de modo que eles sejam adequados e lhe ajudem a evoluir.

Imagine então somar o autoconhecimento, a inteligência emocional e a Tríade do Tempo? Você será um profissional ainda mais empoderado, com certeza! Navegue pelo site e descubra mais a respeito desse método que já transformou milhões ao redor do mundo.

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Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.

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