A importância da comunicação eficaz nas organizações

Comunicação nas Organizações

Todo o profissional deve ter como um de seus princípios básicos a boa comunicação dentro da empresa

Uma das coisas mais importantes e buscadas dentro das organizações empresariais é uma comunicação eficaz. Diferente do que muitos acreditam, a comunicação não está ligada apenas ao fato de saber dizer algo a outras pessoas. Ela consiste em fazer com que o outro lado – no caso, o receptor – entenda aquilo que é dito, sem que haja qualquer tipo de má interpretação.

É dever de quem está se comunicando assegurar que sua mensagem será compreendida de forma clara e objetiva. Mas, porque isso é tão importante para as organizações? Quais os prejuízos que uma comunicação pouco eficiente pode causar para as empresas? Para saber mais sobre esta e outras questões, convido você a continuar a leitura deste artigo!

O que é comunicação eficaz?

Uma comunicação eficaz no cenário organizacional pode ser entendida como aquela que transforma a atitude das pessoas. Se a comunicação apenas muda suas ideias, mas não provoca nenhuma mudança de comportamentos, então ela não atingiu seu resultado.

Assim, quando falamos em comunicação eficaz, estamos falando daquela que atinge com efetividade seu objetivo, que é transmitir uma mensagem com clareza, utilizando os mais diversos tipos de canais de comunicação para isso. Ou seja, basicamente é quando o emissor passa uma informação ao seu receptor e este entende a mensagem exatamente como ela foi transmitida, sem acrescentar nada a mais ou a menos à sua interpretação.

Veja que nesse parágrafo falamos sobre os elementos que compõem a comunicação eficaz, aos quais vamos ressaltar mais uma vez, para que fique claro o que é necessário para que se estabeleça um processo comunicacional:

Emissor: responsável por transmitir a mensagem com todas as informações necessárias para que haja o entendimento efetivo desta;

Receptor: trata-se de quem recebe a mensagem e faz a sua interpretação;

Linguagem: aqui estamos falando dos códigos de linguagem que são utilizados para que haja a transmissão correta das informações;

Mensagem: por fim, a mensagem é basicamente o conjunto de informações transmitidas. 

A junção de todos esses elementos, faz com que a comunicação aconteça de forma verdadeiramente eficaz nos mais diversos contextos, principalmente no empresarial.

Por falar em mundo corporativo, é necessário lembrar que a boa comunicação nesse ambiente é bastante dinâmica. Ela não é realizada apenas por meio de conversas, formais e informais, telefonemas e reuniões. Ela está presente desde a pausa do café até a emissão de documentos importantes. Além disso, há também a utilização de ferramentas de comunicação escrita – como e-mail, memorandos e circulares, por exemplo – que fazem parte do dia a dia de qualquer organização atualmente.

Por isso, saber escrever de forma clara e objetiva, assim como se comunicar de forma geral, utilizando todos os meios, é fundamental para o desenvolvimento das demandas. Nesse sentido, investir em uma comunicação eficaz não é somente investir em comunicações verbais, uma vez que esta envolve também as comunicações não verbais.

Lembre-se sempre que um bom profissional deve saber planejar e esquematizar suas ideias para transmiti-las de forma eficiente e serem entendidas corretamente por aqueles que receberem essas mensagens.

Porque é importante investir em uma comunicação eficaz?

É importante que as empresas entendam o quão valioso é ter uma comunicação eficaz. É essa comunicação que garante o bom andamento dos processos, a execução das atividades e o alcance de resultados extraordinários. 

Quando uma mensagem ou uma informação relevante para a equipe é mal transmitida, consequentemente, será mal compreendida. Essa falha na comunicação impacta a equipe como um todo e pode levar a diversos prejuízos para a empresa.

O bom atendimento dos clientes pode ser comprometido. Os fornecedores podem receber pedidos errados. Interfere também nas relações interpessoais de colegas de trabalho.

Motivos que tornam a comunicação eficaz fundamental nas organizações

Confira a seguir os principais motivos que tornam a comunicação eficaz tão relevante para as empresas: 

Melhoria nos processos

Um dos maiores gaps existentes em diferentes ambientes corporativos é a falha na comunicação. Essa situação acontece porque nem todo líder ou colaborador compreende como transmitir as mensagens com clareza e objetividade.

Os ruídos de uma comunicação ineficaz se refletem em dificuldades na execução dos processos organizacionais. Os processos passam por profundas melhorias com o investimento numa boa comunicação.

Engajamento e motivação dos colaboradores

Quando existe uma comunicação eficaz nas empresas, os colaboradores que dela fazem parte sentem-se altamente satisfeitos. Isso acontece, pois eles enxergam que estão em um lugar onde existe transparência, objetividade e espírito de cooperação.

A consequência disso é um ambiente em que as atividades são realizadas com muito mais fluidez, o que traz resultados positivos para todos. Há também o aumento da sensação de pertencimento por parte dos colaboradores à empresa. O engajamento e a motivação crescem exponencialmente. 

Diminuição de conflitos

A comunicação eficaz evita a incidência de conflitos entre os colaboradores. Não há brechas para mal entendidos, as informações são passadas com clareza. Assim há uma diminuição considerável de discussões desnecessárias. Muitas dessas discussões acontecem por falha do emissor em transmitir uma mensagem ou do receptor de compreender. 

Além disso, como o ambiente organizacional se torna mais transparente, os conflitos tendem a ser mais facilmente resolvidos. O diálogo se torna a base da convivência, levando a uma série de conversas mais eficientes. 

Melhora o clima organizacional

O clima organizacional melhora consideravelmente quando há uma comunicação eficaz entre os colaboradores. Nesse contexto, os gestores compartilham as informações necessárias, tornando a equipe parte do processo. Dessa forma, há mais motivação e a sensação de valorização por parte dos profissionais. Também diminui o fluxo de fofocas e especulações. 

No vídeo abaixo, José Roberto Marques fala um pouco mais sobre a importância da comunicação eficaz nas organizações, confira:

Dicas para desenvolver a comunicação eficaz na sua organização

Agora que está claro o quanto uma comunicação eficaz é importante numa empresa, apresentaremos dicas para melhorar esse processo de troca de informações. 

Avalie o cenário

No dia a dia das organizações, é muito importante que os colaboradores e a empresa estejam alinhados quanto aos objetivos a serem alcançados. Assim, todos podem caminhar juntos em direção aos resultados extraordinários.

Nesse sentido, é através da comunicação eficaz que a organização conseguirá criar uma cultura corporativa em que cada membro da equipe entende quais são os valores, crenças e regras de conduta da empresa.

Para iniciar o processo de desenvolvimento de uma comunicação assertiva e transparente em seus negócios, é primordial que o seu primeiro passo a ser dado seja reunir os gestores e líderes da sua empresa. Eles deverão avaliar se a comunicação existente contribui positivamente com a cultura corporativa e também com todos os processos que citamos nos parágrafos anteriores deste texto.

Caso a resposta não seja satisfatória, vejam o que pode ser feito, levando em consideração o cenário da organização em si, buscando e pesquisando ferramentas que lhes ajudem a reverter esse quadro.

Conheça o seu receptor

Quando se diz que cada indivíduo é único, não é algo dito aleatoriamente. Cada pessoa tem a sua própria construção de significados, que é pautada por toda uma carga cultural adquirida durante toda a sua existência. Ou seja, as pessoas não agem igualmente, pois suas formas de pensar são embasadas em questões culturais e particulares.

Com isso, a forma de se expressar, a escolha das palavras, o tom da voz ou o meio utilizado na comunicação influencia tanto na maneira como o ouvinte interpretará a mensagem recebida quanto na forma que esta mensagem será transmitida.

Devido a isso, é importante entender quem é o seu receptor. Assim, você conseguirá se comunicar com ele de uma maneira que seja mais fácil a compreensão e também para que a sua mensagem seja recebida exatamente da forma como transmitiu, sem interpretações dúbias no futuro.

Invista na cultura de feedbacks

O processo de comunicação deve estar em evolução contínua, sendo aperfeiçoado todos os dias. Para isso, o feedback é uma ferramenta de suma importância. Ele dá a oportunidade de conversarmos com nossos receptores, no sentido de entender se a mensagem que transmitimos foi bem compreendida.

Com o feedback também é possível verificar se eles necessitam de mais informações, entre outros pontos. Assim como também podem nos ajudar com sugestões, dizendo de que forma podemos melhorar esses processos dentro da empresa, para que se tornem verdadeiramente eficazes e contribuam com o trabalho de todos.

Dessa maneira, assegure-se do retorno da mensagem que foi transmitida, certifique-se se ela cumpriu com o objetivo e, de fato, gerou a atitude esperada. Caso isso não ocorra, o que você pode fazer é passar a informação novamente, porém, dessa vez, utilizando mecanismos que a deixem mais clara, usando outros meios e palavras, por exemplo.

O ideal aqui, na implementação da cultura de feedback, é que todos procurem entender quais são as dúvidas, a fim de esclarecê-las e melhorar cada vez mais a comunicação existente entre cada um que faz parte da organização.

Atente-se para o uso da língua portuguesa

Umas das situações que ainda observamos bastante nos mais diversos tipos de empresas, é o uso incorreto da língua portuguesa, seja de forma falada ou escrita. Por mais que tenhamos acesso a uma infinidade de informações, bem como facilidade para aprimorar nossos conhecimentos, muitos de nós ainda comete inúmeros pecados linguísticos, o que acaba por prejudicar consideravelmente a comunicação no ambiente organizacional.

Sendo assim, é essencial que antes de falarmos algo ou, principalmente, de escrevermos um e-mail ou ainda aquela mensagem no bate-papo do trabalho, independentemente das pessoas com as quais estejamos conversando, nós façamos o exercício de nos certificamos se estamos nos comunicando corretamente.

É preciso verificar se as palavras estão ortográfica e gramaticalmente corretas, se cada uma delas está transmitindo a mensagem com o sentido que queremos transmitir, entre outros cuidados. Isso fará com que a comunicação seja de fato eficaz e alcance o seu objetivo, que é passar informações, sem que haja erros de interpretação, tanto decorrentes de nossa parte, quanto do receptor.

Cultive o hábito de, sempre que tiver em dúvida sobre como dizer ou escrever isso ou aquilo, pesquisar antes, seja na internet ou em um dicionário. Não é vergonha nenhuma e vai te ajudar no aprimoramento de seus conhecimentos e em seu repertório com o passar do tempo.

Faça Coaching

O processo de Coaching se utiliza de uma metodologia tão completa, que ajuda os mais diversos tipos de profissionais, empreendedores, empresários, gestores e líderes a desenvolverem uma comunicação altamente eficaz. Assim, contribui para o alcance efetivo de resultados extraordinários, tanto individuais, quanto empresariais.

Por meio de técnicas e ferramentas comprovadamente eficazes, o Coaching faz uma avaliação e um diagnóstico do que precisa ser melhorado, tanto no profissional, quanto na empresa. Então, oferece aos indivíduos que se permitem passar pelo processo o método necessário para comunicarem-se cada vez melhor, de forma mais assertiva, clara e objetiva, sem deixar dúvidas em seus receptores.

Para ter acesso a tudo isso e muito mais, basta se permitir conhecer o Professional & Self Coaching – PSC. Trata-se da formação em Coaching mais moderna e completa que já ajudou e continua ajudando milhares de pessoas ao redor do mundo a aprimorarem seus conhecimentos, no sentido de potencializarem seu repertório profissional, pessoal e empresarial, e, assim, alcançarem a alta performance em sua atuação, 

Foi exatamente isso o que aconteceu com o Lucas Shust, que teve a sua vida completamente transformada por este processo:

 

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Uma comunicação assertiva evita atritos na organização e ajuda os colaboradores a concentrarem energias naquilo que realmente importa: os Resultados Extraordinários!

IBC Soluções In Company

Uma dica para quem se interessou nos benefícios do processo de Coaching é conhecer o IBC Soluções In Company. Trata-se de um serviço oferecido pelo Instituto Brasileiro de Coaching com foco em melhorar as relações entre as empresas e seus colaboradores. Se você é empreendedor pode obter um diagnóstico da situação da sua empresa gratuitamente.

Preencha o formulário e aguarde o contato da equipe do IBC. Uma reunião será marcada e um planejamento focado nas dificuldades da sua empresa será apresentado. Com uma base sólida de conhecimentos e ferramentas, esse serviço pode ser especialmente interessante para o desenvolvimento de uma comunicação eficaz.

A comunicação eficaz é essencial para que os processos se tornem mais efetivos!

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José Roberto Marques

Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.



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