A metodologia 5W2H consiste na criação de um plano de ação baseado em perguntas fundamentais.
A metodologia 5W2H é um instrumento bastante conhecido e utilizado no âmbito empresarial. Trata-se de uma ferramenta essencial para o sucesso de qualquer empresa ou negócio, pois auxilia gestores e administradores a aumentarem seus esforços em busca de objetivos organizacionais.
O método propõe uma análise detalhada e precisa sobre diferentes áreas ou processos da empresa. É um recurso simples e bastante eficaz, favorecendo a execução de processos mais ágeis, redução de riscos, definição de prioridades, redução gastos e aprimoramento dos resultados apresentados pela organização.
O termo 5W2H é derivado das iniciais de 7 palavras inglesas que orientam um plano de ação: What, Why, Where, When, Who, How e How Much. Cada uma dessas palavras refere-se a questionamentos feitos para que um plano seja efetivado com sucesso.
Trata-se de uma ferramenta que permite identificar todos os elementos para executar um plano, seja ele operacional, estratégico ou tático. A seguir vamos apresentar com mais detalhes essa ferramenta e explicar a sua relevância. Siga a leitura e saiba mais!
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O que é 5W2H?
Trata-se de uma ferramenta de gestão que possui formato de checklist. Começou a ser usada no Japão, sendo aplicada na indústria automobilística. Atualmente, é considerada como uma das ferramentas mais eficientes para elaborar planos de ação.
Um dos pontos mais positivos é o fato de ser uma técnica muito fácil de aplicar. A sigla 5W2H refere-se a perguntas em inglês cujas iniciais começam com W e H. Confira a seguir:
5W
What (O que?) – Qual atividade será feita?
É o tópico em que se define a ação ou atividade que deverá ser executada. Nessa categoria pode entrar um desafio ou problema que deve ser resolvido.
Why (Por quê?). Qual a razão de fazer essa atividade?
Nesse tópico é importante fazer a justificativa da resposta anterior. Elenque bons motivos para que a atividade em questão seja realizada.
Where (Onde?). Em que local ela será feita?
Defina em que local será realizada cada etapa do seu processo.
When (Quando?). Em que momento ela vai ser feita e qual é o cronograma?
Ter um cronograma é fundamental para que todas as etapas sejam realizadas no melhor momento para o sucesso do processo.
Who (Quem?). Quem irá realizar essa atividade?
Nesse tópico se define quem serão os responsáveis por elaborar o plano de ação.
2H
How (Como?). Qual processo será realizado?
Para que seu projeto dê certo, é importante detalhar todos os passos a serem executados. Saiba exatamente quais são os procedimentos que precisam ser feitos para que os objetivos sejam alcançados.
How Much? (Quanto?). Qual será o custo para essa realização?
Neste tópico devem ser definidos os custos que seu projeto terá em cada etapa. Não se deve iniciar nenhum projeto sem ter uma ideia bem clara em relação aos custos.
Essa ferramenta é um mapeamento de atividades que pode ser utilizado por empresas de todos os portes e áreas. O formato de checklist torna as diferentes demandas bem claras.
Variações
É válido citar que há duas variações possíveis para essa ferramenta: 5W1H e 5W3H. No 5W1H se exclui o How Much (Quanto). No modelo 5W3H é incluído o How Many (Quantos).
Essas variações são boas opções para quem gosta da ferramenta 5W2H, mas acredita que ela ainda não atende a todas as demandas dos seus projetos. Fica a dica de que você pode fazer adaptações de acordo com as necessidades que surgem em seus projetos.
Automatização
A ferramenta 5W2H é bastante importante para que sua empresa trabalhe de forma mais prática e organizada. Para facilitar ainda mais a sua aplicação nos seus projetos corporativos é válido considerar a automatização. Você poderá utilizar uma planilha do Excel ou mesmo uma tabela inserida em um documento de Word com essas questões.
O grau de automatização do processo depende da grandiosidade dos projetos do seu empreendimento e da necessidade de acesso. Quanto mais pessoas editarem as respostas e dependerem da consulta das mesmas, maior deve ser o nível de automatização. É importante dizer também que deve ser um processo alinhado com as necessidades da sua companhia.
Qual é a importância do 5W2H?
A ferramenta 5W2H se mostra bastante útil na delegação de tarefas e na elaboração de projetos. Sua importância está nos contornos de bússola que adquire, guiando cada passo em direção ao objetivo desejado. O preenchimento do checklist contribui para ter uma visão mais clara do problema.
É também uma forma simples de organizar a prática de uma atividade trazendo resultados positivos. A seguir vamos explicar melhor a importância da ferramenta 5W2H em tópicos.
1. Melhor implementação de projetos e ideias
Projetos guiados pelo checklist 5W2H tendem a ser mais facilmente implementados. Há uma visão mais clara a respeito de cada etapa. Com essa ferramenta o processo se torna mais palpável e menos nebuloso.
Implementar projetos e ideias deve ser um processo simples para evitar que bons direcionamentos se percam. Quanto mais desorganizado for o processo de implantação de soluções, menos eficientes elas se tornam.
2. Economia de recursos e tempo
Com o planejamento embasado pelo 5W2H é possível implementar os projetos em menos tempo, o que leva à economia. O retorno sobre o investimento também se mostra mais elevado.
O tempo é o recurso mais valioso que uma empresa possui atualmente e isso faz com que a sua economia se converta em lucro. Além disso, também se tem um melhor aproveitamento, uma vez que se esquematiza melhor os projetos. Grande parte das perdas se relacionam a mau uso do tempo.
3. Aumento da produtividade
O checklist 5W2H permite aumentar a produtividade porque todos passam a saber o que precisam fazer e como fazer. Alguns projetos de grande potencial de sucesso podem não ir adiante pela simples falta de direção.
Com a organização proporcionada por essa ferramenta fica bem mais simples tornar o trabalho mais produtivo. Produtividade é mais do que fazer mais é também fazer melhor. A performance conta e muito para o sucesso de seus projetos.
4. Conversão de insights em projetos
Empreendedores tendem a ter facilidade para ter diversos insights, contudo, nem sempre essas ideias se tornam projetos. Pode ser complexo o processo de transformar um lampejo em um projeto prático. Para resolver essa questão é possível utilizar a ferramenta 5W2H, pois ela organiza o processo em etapas.
5. Melhor distribuição de tarefas
A delegação de tarefas torna-se relativamente mais simples com a aplicação da ferramenta 5W2H. Há um entendimento mais claro de quem deve fazer o que dentro do processo. Com essa organização cirúrgica fica mais simples identificar quais são as atividades mais adequadas para cada perfil de colaborador.
Gostou de saber mais sobre a importância da ferramenta 5W2H? E você, já utilizou o modelo 5W2H em algum momento da sua vida profissional? Como foi essa experiência e quais resultados você obteve com o plano de ação? Deixe o seu comentário e contribua com o conhecimento.
Imagem: Por garagestock
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Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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