A Importância da Organização do Tempo

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Por IBC

17/01/13

Crédito Imagem: DepositPhotos | alphaspirit

Como anda o seu tempo? Tem conseguido fazer tudo o que se propõe diariamente? Consegue conciliar vida pessoal e profissional sem que nenhuma delas fique prejudicada? Se as suas respostas para essas perguntas não são favoráveis, vale a pena ler este artigo e colocar em prática as nossas orientações!

Trabalhar por mais horas significa render mais?

Não. Mais do que quantidade, o ideal é conferir qualidade ao seu trabalho. Além disso, extrapolar o horário de expediente não é uma atitude bem vista nas empresas, sendo sinal de que o colaborador não sabe executar e administrar suas tarefas no tempo que lhe foi oferecido.

Pesquisas da Organização Internacional do Trabalho (OIT) e da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE) também confirmam que trabalhar por mais horas não significa render mais. Os estudos revelam que, no Brasil, trabalha-se mais horas do que em vários países ricos do mundo. Porém, a produtividade no país ainda não é a ideal.

Na Alemanha, por exemplo, a média semanal de trabalho é de 38 horas, seis a menos que a média semanal dos brasileiros. Mesmo assim, o trabalhador alemão consegue ser quatro vezes mais produtivo. Isso deixa claro que a administração adequada do tempo é a chave para obter melhores resultados no trabalho.

Administrar bem o tempo é essencial para ser um profissional eficiente

No contexto atual, em que a maioria das pessoas tem muitas tarefas e prazos curtos para cumpri-las, a boa organização do tempo se tornou uma prioridade para quem quer alcançar o sucesso. Muitos profissionais tentam resolver o maior número de obrigações durante o expediente e acabam não realizando todas as atividades de modo eficaz na maioria das vezes, o que gera retrabalho, sobrecarga e estresse.

Aprender a como administrar o tempo de modo eficaz é fundamental para estabelecer uma rotina mais produtiva e tranquila. Isso evita a exaustão física e mental, a má alimentação e a falta de criatividade. Esse desafio, porém, exige empenho e disciplina do profissional. Para fazer um ótimo trabalho e aumentar sua produtividade, algumas dicas são bastante valiosas. Veja:

Liste suas atividades

Comece o dia enumerando todas as suas atividades, assim ficará mais fácil obter um panorama geral da quantidade de trabalho e do que deve ser priorizado. Estipule também prazos para a conclusão de cada tarefa e tente reduzi-los com o passar dos dias. Se quiser, utilize aplicativos que auxiliam nessa organização cronometrando o tempo das atividades. Ao logo do dia, marque o que já foi feito e no fim do expediente, faça um rascunho dos compromissos do dia seguinte.

Tríade do tempo

Essa é uma eficiente ferramenta do Coaching, que ajuda a gerenciar o tempo da melhor forma. Resume-se em separar todas as tarefas por ordem de prioridade: importantes – todas as atividades relevantes, necessárias e que trazem resultados a curto, médio ou longo prazo; urgentes – atividades em cima da hora ou fora do prazo estabelecido; circunstanciais – atividades desnecessárias ou circunstanciais.

Tenha disciplina e comprometimento

Não adianta utilizar agendas, aplicativos ou qualquer tipo de organizador se você não tiver disciplina e comprometimento com seus compromissos e horários. Seguir o que foi planejado é extremamente importante para obter êxito no gerenciamento do tempo.

Não deixe as tarefas para última hora

O costume de deixar para realizar os afazeres quando o tempo já está se esgotando é comum e muito prejudicial para o rendimento, já que possivelmente o trabalho não terá tanta qualidade como quando é feito com calma.

Crédito Imagem: DepositPhotos | Sergey Nivens

Tenha foco

Concentre-se no que é realmente importante e evite distrações fora de hora, como telefonemas pessoais, conversas paralelas e redes sociais. Quando você se distrai, leva em média 15 minutos para concentrar-se novamente. Para não perder o foco, crie o hábito de terminar o que começou antes de iniciar outra tarefa.

Trabalhe em equipe                                                                            

Se você tiver dificuldade para estipular o prazo sozinho, reúna sua equipe de trabalho e liste as prioridades. Quando mais de uma pessoa está comprometida com as tarefas, fica mais fácil lidar com o tempo, pois um colega ajuda o outro.

Delegue

Pessoas que têm a própria empresa costumam centralizar muitas obrigações por não conhecer o potencial de seus funcionários. Assim, é imprescindível descobrir os pontos fortes de cada colaborador e delegar o serviço. Isso otimiza a realização das tarefas e estimula a equipe.

Organize sua mesa e seu computador

Procurar documentos, relatórios, planilhas e apresentações pode tomar bastante tempo de trabalho. Para melhorar sua produtividade, mantenha todo o material de escritório no seu devido lugar, use divisórias para documentos e organize as pastas virtuais de maneira eficiente e prática.

Deixe espaços entre as atividades

Sim, você deve ter tempo livre em sua agenda de trabalho. Isso não quer dizer que você ficará sem produzir, mas que novas tarefas podem aparecer. Com esses espaços livres em sua jornada será mais fácil fazer ajustes e encaixar demandas emergenciais.

Descanse e divirta-se

O corpo e a mente passam a trabalhar de forma mais lenta quando estão cansados. Para ampliar seu rendimento e gerenciar sua rotina de modo eficaz, é essencial ter uma boa noite de sono e fazer pequenos intervalos durante o expediente para relaxar. Uma mente descansada produz em menos tempo e com mais qualidade. Curtir a família, sair com os amigos, praticar esportes, ler e assistir a filmes durante as horas de folga também são atitudes que contribuem para um melhor rendimento profissional.

Seguindo essas dicas corretamente, você evitará imprevistos e estresse no dia a dia. Ao adotar esses hábitos, será mais fácil respeitar os prazos, trabalhar com disposição, aumentar a produtividade e melhorar sua qualidade de vida. Saber gerenciar seu tempo é maximizá-lo. É claro que o dia ainda terá 24 horas, mas, se você administrar melhor o seu tempo, elas serão suficientes para realizar todas as suas tarefas.

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Sobre o autor

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IBC

O Instituto Brasileiro de Coaching – IBC, foi fundado em 2007 por seu atual presidente José Roberto Marques, Master Coach Senior, e hoje é referência em treinamento e desenvolvimento humano. Foi a crença de seu fundador de que “cada ser humano possui um potencial infinito que pode ser despertado e desenvolvido”, que fez com que o IBC se tornasse uma instituição conceituada e respeitada, por onde já passaram mais de 200 mil pessoas.

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