Confira dicas de como fazer uma reunião de trabalho produtiva

desenho de reunião com pessoas conversando

Rawpixel.com / Shutterstock As reuniões corporativas são fundamentais para discutir metas e definir estratégias práticas para a execução dos projetos.

Embora muitos colaboradores encarem as reuniões como desperdício de tempo, esses encontros são muito importantes para qualquer empresa. Trata-se de um momento no qual é possível discutir questões pertinentes aos assuntos laborais, bem como definir metas e estratégias práticas para a execução de determinado projeto.

Se, ao sair de uma reunião, a sensação é de que nada ficou resolvido e que o encontro não foi produtivo ou útil, então você esteve em uma reunião ineficiente. Conduzir uma reunião eficiente é parte essencial de um trabalho de gestão estratégica, e o responsável por esta atividade corporativa tem a obrigação de elaborar estratégias para manter a atenção dos participantes da reunião.

Dicas de como fazer uma reunião eficiente

Estabeleça a duração da reunião

Ao convocar uma reunião, estabeleça um horário de início e de término. Um dos principais cuidados para conduzir uma boa reunião é respeitar o horário estabelecido para o evento. É preciso ter presença e autoridade para delimitar o tempo limite e conseguir conduzi-lo a seu favor, de modo a sair da reunião com os objetivos cumpridos. Respeitar essa condição permite que os envolvidos possam se programar para participar, sem prejudicar suas outras atividades.

Estabeleça a pauta da reunião

Ter uma pauta em mente ajuda na concretização de reuniões produtivas. Faça uma lista de assuntos que serão abordados durante o encontro e envie antecipadamente para os demais participantes. Isso permite que todos se preparem e levem ideias que já estão bem desenvolvidas, reduzindo o tempo de discussão.

Ao enviar a pauta, não deixe objetivos vagos. Por exemplo, em vez de colocar “discutir projeto X”, seja mais específico e defina:“discutir a implementação de tal funcionalidade do projeto”.

Gerencie o tempo

É importante que todos possam participar e contribuir com suas ideias e opiniões. Para que isso aconteça, evite deixar que apenas algumas pessoas dominem todo o tempo previsto. Estabeleça um período para que cada um possa se expressar. Quando alguém se exceder no tempo, sugira delicadamente que é necessário deixar outro colega falar.

Mantenha o foco

Apesar de ser comum que os colegas queiram colocar os assuntos em dia, é importante manter o foco na pauta proposta para a reunião. Vá direto ao ponto, já que todos os presentes já sabem quais serão os assuntos abordados. Deixe as conversas informais para o Happy Hour e direcione a reunião diretamente para sua temática.

Inclua apenas pessoas pertinentes à pauta

Existem dois riscos para a convocação de uma reunião: chamar pessoas demais ou esquecer de convidar pessoas importantes. Tome o cuidado de avaliar cuidadosamente as pessoas que serão chamadas para o encontro, garantindo a praticidade da discussão.

Comece e termine as conversas

Quando uma reunião trata de vários assuntos, é natural que alguns assuntos fiquem em aberto. No entanto, tente evitar que isso aconteça. Todos os temas abordados devem ser completamente resolvidos, preferencialmente com a definição de um responsável para as tarefas relacionadas ao projeto discutido.

A vida corporativa é muito mais benéfica quando se consegue conduzir reuniões eficientes, atingindo seus objetivos iniciais e evitando que os profissionais pensem que estão perdendo tempo.

E você, o que faz para tornar suas reuniões mais produtivas e focadas? Comente aqui deixando sua contribuição e compartilhe este artigo com seus amigos.

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