Entenda o que é Gerenciamento de Rotina e como implementar o conceito na sua gestão

Gerenciamento de Rotina Uma maneira de minimizar os diversos problemas que podem surgir nas atividades da empresa é através do Gerenciamento de Rotina. Saiba mais!

 

Uma empresa possui gestão, práticas, processos e perfis de colaboradores únicos, o que resulta na sua cultura organizacional. No intuito de minimizar os diversos problemas que podem surgir em suas atividades diárias, bem como diminuir a competitividade do mercado e as transformações do mesmo, as empresas devem adotar mecanismos que façam parte da sua cultura organizacional e tragam efeitos positivos, um deles é o Gerenciamento de Rotina.

Para você saber mais sobre este assunto e compreender de que forma você pode potencializar a sua gestão, através deste processo, te convido a me acompanhar nesta poderosa leitura e entender melhor o conceito de Gerenciamento de Rotina.

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O que é Gerenciamento de Rotina?

O objetivo do Gerenciamento de Rotina é o de nortear as ações cotidianas realizadas na organização, para que os colaboradores entendam suas responsabilidades e cumpram com maestria seus trabalhos, fazendo com que a empresa alcance melhoria contínua, qualidade, alinhamento, minimização dos custos e satisfação dos stakeholders.

Nesse sentido, o Gerenciamento de Rotina controla as atividades realizadas na organização no intuito de maximizar a excelência das mesmas. Todo esse processo pode ser aplicado em qualquer setor da empresa e para ser eficaz, precisa adequar o comportamento e conduta de cada profissional envolvido. Visto que muitos deles possuem dificuldade para lidar com mudanças na rotina de trabalho e sair da zona de conforto. Portanto, a habilidade de comunicação também é muito importante para que o Gerenciamento de Rotina seja eficaz.

Quais são os principais problemas que afetam a rotina de uma empresa?

Gestor ou colaborador, identificar alguns problemas não é nenhum mistério. Para começar, podemos citar a falta de foco, dificuldade em definir prioridades nas tarefas delegadas, a procrastinação (redes sociais principalmente) e tantos outros.

Mas, tão importantes quanto estes estão:

– Insatisfação: é preciso levar em consideração o estado de espírito de um colaborador. Já que esse é um dos principais fatores que afetam a produtividade de uma empresa. Repare bem, quem gosta do que faz, se sente mais feliz e motivado a produzir mais. Ao contrário do funcionário infeliz e frustrado, que irá fugir da responsabilidade e trabalhará em ritmo mais lento.

– Comunicação ineficiente: falhas na comunicação entre o gestor e a equipe geram problemas no ambiente de trabalho. Os colaboradores precisam de instruções precisas sobre suas tarefas e como executá-las em tempo hábil. Mas, principalmente, saber o que é prioridade e o que não é. Porque se a comunicação não fluir, o resultado é retrabalho, perda de tempo e de produtividade.

– Concentração prejudicada: um ambiente de trabalho que não permite ao colaborador manter o foco, sem interrupções é altamente negativo para a produtividade. Além de levar a um grande desperdício de tempo. Os modernos escritórios abertos, sem divisórias ou paredes, estão cada dia mais populares, já que incentivam a interação. Porém, ao mesmo tempo, podem apresentar um alto nível de ruídos.

– Falta de feedback: para que um time atue com eficiência, é preciso que os gestores deem feedback. A falha em dar o retorno aos colaboradores leva a mais uma consequência muito negativa para a produtividade: a perda de talentos. Um gestor precisa conhecer bem o seu time e estar pronto para oferecer críticas construtivas, orientar e remanejar tarefas, de acordo com as habilidades de cada um.

– Falta de suporte tecnológico: nem sempre os gestores percebem que sua equipe não conta com as ferramentas adequadas para executar seu trabalho. Mais uma vez, levando ao desperdício de tempo. E, todo mundo sabe, tempo é dinheiro. Não importa se é no escritório ou se o trabalho é remoto, a falta de suporte tecnológico apropriado pode prejudicar a produção. É comum ver colaboradores usando seus próprios dispositivos móveis para facilitar tarefas.

– Excesso de conectividade: em contrapartida, os recursos tecnológicos precisam ser responsavelmente utilizados pelos colaboradores, uma vez que a empresa pode acabar influindo excessiva pressão sobre a equipe pelo fato de estarem todos, constantemente, conectados. Nesse ponto, o grande problema está em saber separar a vida pessoal da profissional, já que os limites se tornam cada vez mais difusos.

– Falta de treinamento adequado: para manter a produtividade em alta, os colaboradores precisam receber treinamentos, ter a oportunidade de fazerem cursos e de participarem de palestras. Seu time se sentirá valorizado e motivado a retribuir sua confiança. Por isso, não negligencie as necessidades da sua equipe.

Como implementar o Gerenciamento de Rotina na empresa

Dessa forma, ou seja, com base no que lemos no item anterior, aplicar o Gerenciamento de Rotina é papel do gestor do setor em questão, porém, é importante ressaltar que, os resultados obtidos por sua aplicação, só são possíveis desde que haja o engajamento de toda a equipe. Mas afinal, como aplicá-lo? Veja a seguir:

  • O primeiro passo é padronizar os processos desempenhados na empresa, ou seja, o gestor deve unir as demandas da organização e verificar as práticas das mesmas;
  • Feita a etapa anterior, é possível identificar as tarefas que, por não serem executadas de forma adequada, causaram algum impacto negativo na empresa. São esses os processos que necessitam de Gerenciamento de Rotina;
  • Nesse ponto, são definidas as metas para os processos identificados como críticos;
  • Para realizar o passo anterior, é necessário capacitar a equipe envolvida na execução das metas;
  • Monitorar os resultados obtidos e avaliar se as metas estão sendo atingidas;
  • Caso a avaliação aponte falhas, esse é o momento de corrigi-las e extingui-las, pois caso isso não seja feito, elas acabam aumentando os retrabalhos e interferindo negativamente no tempo dos colaboradores em uma atividade;
  • A busca contínua pela perfeição nos processos deve ser presente no Gerenciamento de Rotina.

Benefícios do Gerenciamento de Rotina

Conheça alguns benefícios proporcionados pela implementação do Gerenciamento de Rotina:

  • Constrói uma equipe altamente capacitada;
  • Padroniza o trabalho;
  • Melhora a compreensão acerca das necessidades dos stakeholders;
  • Alinha os valores dos profissionais com a cultura organizacional da empresa;
  • Promove a gestão do tempo;
  • Auxilia os colaboradores a entenderem suas responsabilidades para a execução das atividades;
  • Elimina o retrabalho;
  • Evidencia as funções desempenhadas por cada colaborador;
  • Identifica lacunas e conflitos nos processos;
  • Transforma os problemas identificados em oportunidades;
  • Aumenta a qualidade do trabalho;
  • Otimiza os custos;
  • Avalia quantos profissionais são necessários para a execução de uma tarefa;
  • Garante a satisfação dos stakeholders;
  • Melhora o clima organizacional.

A implementação do Gerenciamento de Rotina nem sempre ocorre facilmente, pois ele exige a aplicação de novas práticas e ferramentas e nem sempre os colaboradores estão abertos às mudanças e adaptações necessárias.

Portanto, o líder é imprescindível nesse processo, pois ele será a pessoa que trabalhará em prol do envolvimento da equipe, apresentando as modificações necessárias e promovendo o relacionamento interpessoal, para que a mesma se comprometa com a organização, desenvolva um trabalho de excelência e alcance os melhores resultados para a empresa.

Neste sentido, para que você aprimore ainda mais a sua capacidade de liderança e conte com conhecimentos, técnicas e ferramentas assertivas, para um gerenciamento de equipes e de rotina eficientes, o que você pode fazer é conhecer a formação aqui do IBC Leader Coach Training – LCT, voltada para o desenvolvimento de líderes de sucesso.

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Copyright: Sergey Nivens

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