Entenda o que é Gerenciamento de Rotina e como implementar o conceito na sua gestão

Uma maneira de minimizar os diversos problemas que podem surgir nas atividades da empresa é através do Gerenciamento de Rotina. Saiba mais!

Uma empresa tem gestão, práticas, processos e perfis de colaboradores únicos, o que resulta na sua cultura organizacional. No intuito de minimizar os diversos problemas que podem surgir nas suas atividades diárias, bem como amenizar os impactos da competitividade do mercado e das suas transformações, as empresas devem adotar mecanismos que façam parte da sua cultura organizacional e tragam efeitos positivos. Um desses mecanismos é o gerenciamento de rotina.

Convidamos você a nos acompanhar nesta poderosa leitura e entender melhor o conceito. Você vai conferir:

• O que é gerenciamento de rotina;
• Quais são os principais problemas que afetam a rotina de uma empresa;
• Como podemos adotar o gerenciamento de rotina nas empresas;
• Quais são os benefícios desse processo nas organizações;
• Como o coaching pode acelerar essa gestão e promover o alcance de excelentes resultados.

Ficou curioso? Então, continue a leitura e saiba tudo sobre o tema!

O que é gerenciamento de rotina?

O gerenciamento de rotina é o processo de planejamento, execução, monitoramento e avaliação das atividades diárias de uma organização. Ele se concentra em manter os processos de negócios e operações em andamento, garantindo que os objetivos da organização sejam alcançados de maneira eficiente e eficaz.

O objetivo do gerenciamento de rotina é o de nortear as ações cotidianas realizadas na organização, para que os colaboradores entendam as suas responsabilidades e cumpram com maestria os seus trabalhos. Isso faz com que a empresa alcance melhoria contínua, qualidade, alinhamento, minimização dos custos e satisfação dos stakeholders.

Nesse sentido, o gerenciamento de rotina controla as atividades realizadas na organização, no intuito de maximizar a excelência dessas tarefas. Todo esse processo pode ser aplicado em qualquer setor da empresa e, para ser eficaz, deve adequar o comportamento e a conduta de cada profissional envolvido. 

Devemos considerar que muitos deles apresentam dificuldade para lidar com mudanças na rotina de trabalho e sair da zona de conforto. Portanto, a habilidade de comunicação também é muito importante para que o gerenciamento de rotina seja eficaz.

Quais são os principais problemas que afetam a rotina de uma empresa?

Seja você um gestor, seja um colaborador, identificar alguns problemas não é nenhum mistério. Para começar, podemos citar a falta de foco, a dificuldade em definir prioridades nas tarefas delegadas, o microgerenciamento, a procrastinação (redes sociais principalmente) e tantos outros. Além desses, outros problemas que afetam a rotina das empresas incluem:

• Insatisfação: é preciso levar em consideração o estado de espírito de um colaborador, já que esse é um dos principais fatores que afetam a produtividade de uma empresa. Repare bem: quem gosta do que faz se sente mais feliz e motivado a produzir mais. É o oposto do funcionário infeliz e frustrado, que vai fugir da responsabilidade e trabalhar em ritmo mais lento.
• Comunicação ineficiente: falhas na comunicação entre o gestor e a equipe geram problemas no ambiente de trabalho. Os colaboradores precisam de instruções precisas sobre as suas tarefas e como executá-las em tempo hábil, além de saber o que é prioridade e o que não é. Se a comunicação não fluir, o resultado será o retrabalho, com perda de tempo e de produtividade.
• Concentração prejudicada: um ambiente de trabalho que não permite ao colaborador manter o foco, sem interrupções, é altamente negativo para a produtividade, além de levar a um grande desperdício de tempo. Os modernos escritórios abertos, sem divisórias ou paredes, estão cada dia mais populares, já que incentivam a interação. No entanto, ao mesmo tempo, podem apresentar um alto nível de ruídos.
• Falta de feedbacks: para que um time atue com eficiência, é preciso que os gestores deem feedbacks. A falha em dar o retorno aos colaboradores leva a mais uma consequência muito negativa para a produtividade: a perda de talentos. Um gestor precisa conhecer bem o seu time e estar pronto para oferecer críticas construtivas, bem como orientar e remanejar tarefas, de acordo com as habilidades de cada um.
• Falta de suporte tecnológico: nem sempre os gestores percebem que a sua equipe não conta com ferramentas adequadas para executar o seu trabalho. Mais uma vez, isso leva ao desperdício de tempo, e, como todos sabem, tempo é dinheiro. Não importa se o trabalho ocorre no escritório ou se é remoto: a falta de suporte tecnológico pode prejudicar a produção. É comum ver profissionais usando os seus próprios dispositivos móveis para trabalhar.
• Excesso de conectividade: em contrapartida, os recursos tecnológicos precisam ser responsavelmente utilizados pelos colaboradores, uma vez que a empresa pode acabar influindo excessiva pressão sobre a equipe pelo fato de estarem todos, constantemente, conectados. Nesse ponto, o grande problema está em saber separar a vida pessoal da profissional, já que os limites se tornam cada vez mais difusos.
• Falta de treinamento adequado: para manter a produtividade em alta, os colaboradores precisam receber treinamentos, fazer cursos e de participar de palestras de capacitação. O seu time se sentirá valorizado e motivado a retribuir a sua confiança. Por isso, não negligencie as necessidades da sua equipe.

Como adotar o gerenciamento de rotina nas empresas?

Com base no que citamos no item anterior, aplicar o gerenciamento de rotina é papel do gestor do setor em questão. Todavia, é importante ressaltar que os resultados obtidos pela sua aplicação só são possíveis desde que haja o engajamento de toda a equipe. Mas afinal, como aplicá-lo? Veja a seguir:

• O primeiro passo é padronizar os processos desempenhados na empresa, ou seja, o gestor deve unir as demandas da organização e verificar as práticas adotadas;
• Feita a etapa anterior, é possível identificar as tarefas que, por não serem executadas de forma adequada, causam algum impacto negativo na empresa. São esses os processos que necessitam de gerenciamento de rotina;
• Nesse momento, são definidas as metas para os processos identificados como críticos. Esses objetivos costumam ser diários, semanais e mensais.
• Naturalmente, é necessário capacitar a equipe envolvida na execução das metas. Assim, é possível delegar tarefas de acordo com as competências dos profissionais;
• Além disso, é fundamental monitorar os resultados obtidos e avaliar se as metas estão sendo atingidas. É nessa fase que os feedbacks precisam ser concedidos. Para isso, é preciso definir métricas de desempenho (KPIs) a serem avaliadas e comparadas com as metas estipuladas;
• Caso a avaliação aponte falhas, esse é o momento de corrigi-las e extingui-las, pois, caso isso não seja feito, elas aumentam os retrabalhos e interferem negativamente no tempo dos colaboradores nas atividades. A esse respeito, a gestão deve gerenciar adequadamente a alocação de recursos, tempo e orçamento;
• A busca contínua pela perfeição nos processos deve ser presente no gerenciamento de rotina. A conclusão do processo se dá com a adoção de medidas preventivas para evitar falhas ou interrupções nas operações.

Quais são os benefícios que o gerenciamento de rotina oferece às organizações?

O gerenciamento de rotina é uma parte essencial do sucesso de uma organização, pois ajuda a manter o foco nos objetivos de longo prazo, garantindo que as atividades diárias estejam alinhadas com eles. Além disso, esse processo também ajuda a garantir a eficiência e a eficácia das operações, aumentando a produtividade e reduzindo os custos operacionais. Conheça alguns dos benefícios proporcionados pela adoção do gerenciamento de rotina:

• Constrói uma equipe altamente capacitada;
• Padroniza o trabalho;
• Melhora a compreensão acerca das necessidades dos stakeholders;
• Alinha os valores dos profissionais com a cultura organizacional da empresa;
• Promove uma gestão eficaz do tempo e até mesmo do orçamento disponível;
• Auxilia os colaboradores a entenderem as suas responsabilidades para a execução das atividades;
• Elimina o retrabalho;
• Evidencia as funções desempenhadas por cada colaborador;
• Identifica e resolve lacunas e conflitos nos processos;
• Transforma os problemas identificados em oportunidades;
• Aumenta a qualidade do trabalho;
• Avalia quantos profissionais são realmente necessários para a execução de uma tarefa;
• Garante a satisfação dos stakeholders;
• Melhora o clima organizacional;
• Aumenta a retenção de talentos e ameniza a rotatividade profissional.

Uma dica especial

A adoção do gerenciamento de rotina nem sempre ocorre facilmente, pois exige a aplicação de novas práticas e ferramentas e nem sempre os colaboradores estão abertos às mudanças e adaptações necessárias.

Portanto, o líder é imprescindível nesse processo, pois ele será a pessoa que trabalhará em prol do envolvimento da equipe, apresentando as modificações necessárias e promovendo um bom relacionamento interpessoal. Só assim será possível que a equipe se comprometa com a organização, desenvolva um trabalho de excelência e alcance os melhores resultados para a empresa.

Nesse sentido, para que você aprimore ainda mais a sua capacidade de liderança e conte com conhecimentos e ferramentas precisas para um gerenciamento de equipes e de rotina eficientes, o que você pode fazer é conhecer a formação aqui do IBC Leader Coach Training — LCT, voltada para o desenvolvimento de líderes de sucesso. 

Essa é uma das nossas incríveis soluções corporativas, que auxiliam as empresas a adotarem o gerenciamento de rotina, entre outros processos eficazes. Conheça esta poderosa metodologia e alcance resultados extraordinários, por meio de uma liderança de sucesso!

E você, ser de luz, conhecia o conceito de gerenciamento de rotina? Acredita que a sua adoção seria eficaz para a sua empresa? Deixe o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!

Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.

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