Saiba como montar um cronograma de projetos bem-sucedido.
Quando um projeto conta com um bom cronograma tem muito mais chances de ser bem-sucedido. Esse cronograma deve ser estabelecido pelo gerente e estar alinhado com toda a equipe. Mas, como montar esse planejamento?
É importante seguir alguns passos que ajudem a organizar tudo o que precisa ser feito no decorrer da realização do projeto. No artigo a seguir iremos explicar com mais detalhes quais são os 7 passos para montar um cronograma de sucesso.
O que é um cronograma de projeto?
O cronograma de projeto pode ser definido como um documento em que são descritas todas as tarefas que precisam ser realizadas com definição de prazos. Nesse cronograma também são reunidas as informações do projeto e a lista de atividades pertinentes a sua realização, como:
- Datas de começo e fim de cada tarefa (duração das atividades);
- Recursos necessários para a realização das atividades;
- Definição do grau de relevância de cada etapa.
Como montar um cronograma de projeto?
A seguir listamos os 7 passos para montar um cronograma de projetos bem-sucedido. Confira!
1. Definir as atividades do projeto
O primeiro passo para montar o cronograma de projetos é a identificação de todas as atividades pertinentes. Isso significa estabelecer o escopo do projeto que será trabalhado de maneira a delimitá-lo. Não é necessário definir uma ordem específica ou focar em detalhes.
O mais importante nessa etapa é escrever tudo o que se acredita ser necessário para obter resultados positivos no projeto. Inclua também o prazo ideal para que a entrega seja feita.
2. Fazer uma EAP
A sigla EAP significa Estrutura Analítica do Projeto. Para elaborá-la é necessário criar uma lista de tarefas que deverão ser executadas para cada entrega. A EAP pode ser compreendida como um desdobramento do escopo. Nela devem estar listadas todas as atividades e entregas, facilitando o seu gerenciamento.
É essencial identificar ainda as dependências entre as tarefas, algo que ajudará na etapa seguinte para definir a ordem de realização das atividades. Para entender essa relação de dependência é possível analisar, por exemplo:
– Que a tarefa X precisa ser terminada antes que a tarefa Y comece;
– Que a tarefa X precisa começar antes que a tarefa Y seja iniciada.
A análise dessas dependências entre as tarefas ajudará na preparação das etapas do projeto, evitando problemas de programação mais adiante.
3. Defina as prioridades
Tendo todas as atividades do projeto listadas é possível definir as prioridades. Considere quais são as tarefas mais relevantes para o sucesso do projeto. Verifique também quais são as tarefas que para serem iniciadas dependem da conclusão de tarefas anteriores.
Ter uma sequência de atividades é importante para preparar todos para entregar o projeto num prazo predeterminado no cronograma sem dificuldades. A definição de prioridades ajudará a evitar retrabalhos e perda de tempo para consertar erros que podem ser evitados. O papel do cronograma é exatamente esse.
4. Identifique os recursos necessários
Com as definições feitas até aqui se torna possível definir quais são os recursos necessários para realizar cada tarefa do cronograma. Basicamente nessa etapa é necessário atribuir recursos para cada atividade listada.
Trata-se de um planejamento essencial, pois é importante saber quais recursos estarão comprometidos. Pode acontecer de, por exemplo, um recurso X estar destinado a um projeto paralelo. Nesse caso é possível identificar antes que é preciso providenciar mais desse recurso para tocar o projeto.
Nessa etapa de montagem do cronograma verifique quais recursos serão necessários para o projeto e quais estão disponíveis. O gerente do projeto deve ter o conhecimento de quem estará responsável por cada atividade e realizar um esboço claro de trabalho.
É essencial que o gerente se mantenha a par de todas as tarefas que estão sendo realizadas. Faça o acompanhamento adequado e assim tenha certeza de que o projeto será realizado com excelência.
5. Defina o tempo para concluir as tarefas
A pergunta chave deste passo é: “Quanto tempo cada atividade listada irá durar?”. Ainda que as atividades estejam todas listadas, é necessário definir uma duração para que o cronograma fique completo. Inclusive, esse é provavelmente o passo mais relevante da programação, uma vez que pode ter impacto nos custos.
A duração deve ser entendida como o período necessário para que cada atividade seja concluída. Esse prazo pode ser de dias, semanas ou até meses. É essencial que o gerente não subestime o tempo necessário para cada atividade. Além disso, é importante definir um tempo que leve a entrega de um trabalho de qualidade.
Considere para essa definição de tempo os feriados, períodos de férias dos colaboradores e eventuais ausências por motivos de saúde. Uma forma de facilitar essa estimativa é verificar os dados históricos dos projetos anteriores que apresentam características parecidas. E claro não se esqueça de conversar com os membros da sua equipe que estarão envolvidos nesse projeto.
6. Analise clientes e fornecedores
Para que os prazos do seu cronograma de projeto sejam definidos de acordo com a realidade, é interessante verificar os clientes e fornecedores envolvidos. Quais são as eventuais dificuldades que eles podem gerar ao longo do caminho? Como eles podem acelerar ou atrapalhar o andamento do projeto?
Conhecer os parceiros e clientes envolvidos no projeto é importante para que as definições de prazo sejam mais realistas. Ter que fazer adequações ao longo da execução do projeto é sempre problemático e pode gerar uma série de prejuízos. Então faça essa análise antes de iniciar o projeto.
7. Atualize sempre o cronograma
Com o projeto em andamento é essencial não descuidar do cronograma. Para que o projeto se mantenha no caminho do sucesso é determinante que o cronograma seja devidamente atualizado.
Tenha em mente que todo e qualquer dado pode ser importante para o sucesso do projeto. Além disso, essa precisão é essencial para que os profissionais localizem as suas tarefas. Também é uma forma prática de o gerente acompanhar a evolução do trabalho dos seus liderados.
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Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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