Saiba como evitar o retrabalho.
O retrabalho é um dos grandes vilões que impedem o crescimento das empresas e a retenção de talentos. Trata-se de uma das palavras mais temidas no meio empresarial e que pode se tornar um vórtice que suga a criatividade e reduz a produtividade, acarretando em significativas perdas financeiras. Além de ser prejudicial para a companhia, gera grande desmotivação nos colaboradores.
Mas, por que será que o retrabalho, sendo algo tão negativo, é cada vez mais comum em empresas de diferentes segmentos? Há alguns fatores que podem ser usados para justificar essa necessidade de executar novamente um trabalho como uma rotina atribulada ou uma equipe reduzida. Porém, o fato de ter uma explicação não altera os prejuízos.
A correta gestão de tarefas é fundamental em qualquer tipo de empreendimento para evitar o temido retrabalho. No artigo a seguir iremos explicar o conceito e listar 10 dicas para evitá-lo.
O que é retrabalho?
Antes de qualquer coisa, precisamos conceituar o trabalho. De acordo com dicionários, o trabalho se caracteriza por um conjunto de atividades realizadas por uma pessoa para chegar a um objetivo ou propósito. Em outras palavras, consiste em executar qualquer tipo de tarefa para realizar uma meta profissional.
Por sua vez, o retrabalho consiste em precisar refazer tarefas porque não se alcançou um determinado objetivo no final da execução. O pedido para refazer pode se originar de um departamento da empresa ou até mesmo do cliente.
Independentemente de onde vem esse pedido, o retrabalho consiste em realizar uma tarefa novamente do zero porque seu resultado não foi aprovado. Pode ser referido também como refação.
Por que o retrabalho acontece?
Há vários fatores que podem influenciar na necessidade de retrabalho. Entre os mais marcantes estão:
- Falta de comunicação eficiente;
- Problemas com o briefing;
- Falta de planejamento;
- Alterações de processos ao longo da execução;
- Falta de capacitação.
A refação é prejudicial tanto do ponto de vista financeiro quanto do moral da equipe. A necessidade de retrabalho também afeta a boa relação com os clientes. É natural que o cliente se torne mais desconfiado após uma situação em que precisou pedir para que tudo fosse refeito.
Em resumo, há uma série de prejuízos para quem não faz a correta gestão de tarefas e precisa realizar o retrabalho.
10 Dicas para evitar o retrabalho
A seguir você poderá conferir 10 dicas para evitar o retrabalho.
1. Tenha um planejamento
Quer evitar o retrabalho? A solução mais prática é planejar o que precisa ser feito. Quando existe planejamento, os trabalhos são bem feitos e não demandam correções. Além disso, quando existe esse preparo prévio, é possível realizar as atividades em um período de tempo menor com menos chances de falhas.
2. Tenha um padrão de qualidade
Além de planejar as atividades que precisam ser executadas, é essencial estabelecer um padrão de qualidade para elas. Basicamente, é importante determinar quais são os tópicos que serão observados para avaliar se o trabalho está bem feito ou não. Considere as principais dificuldades que podem surgir ao longo do processo e como resolvê-las sem perder a qualidade.
3. Mapeie e torne os processos mais simples
Uma das etapas mais importantes para o bom funcionamento de uma empresa é o mapeamento de processos. Se os processos são mal definidos, são abertas brechas para uma execução defeituosa que irá gerar necessidade de refação.
O ideal é documentar os processos para que todos os colaboradores possam executá-los mantendo um padrão. E claro que é essencial optar pelos caminhos mais simples e consistentes.
4. Capacitação da equipe
Um dos principais motivos do retrabalho é a falta de preparo das equipes para realizar as atividades. Se os profissionais não sabem a forma correta de executar um processo, é natural que cometam erros. Para reduzir e eliminar o retrabalho é importante investir na capacitação constante dos colaboradores, assim eles se mantêm atualizados e preparados para os desafios.
5. Defina responsáveis
Para diminuir os riscos de retrabalho é essencial se atentar para o destacamento de profissionais para acompanhar o andamento e qualidade das tarefas. A ideia não é ter fiscais e sim profissionais que irão ajudar as equipes a manter o padrão de qualidade, evitando a refação. Os responsáveis por esse acompanhamento devem ser preparados para essa função. Se for necessário treine esses colaboradores.
6. Aposte nas ferramentas de gestão
A tecnologia é uma grande aliada de uma boa gestão de tarefas. Existem diversas ferramentas que possibilitam monitorar e controlar a rotina de trabalho e atividades. O monitoramento de tarefas pode ser simplificado com o Trello ou Asana. Se for necessário criar mapas mentais, é possível contar com ferramentas como o Gitmind.
7. Controle do trabalho equipe
Uma excelente maneira de fazer a gestão de tarefas é definir métricas e acompanhar o desempenho dos colaboradores. O ideal é apostar em formas práticas e com fácil visualização para manter o controle sobre o trabalho da equipe.
Determine métricas para analisar o progresso das atividades do time. Esse acompanhamento ajuda a descobrir eventuais dificuldades antes que elas se tornem um problema.
8. Comunicação interna
Problemas na comunicação interna normalmente se refletem em falhas e erros que geram retrabalho. Os colaboradores precisam entender com clareza o que devem fazer para não cometer erros que prejudicam o resultado final.
Quando a comunicação interna é ruim, é difícil realizar os processos com excelência. Desenvolver um fluxo de comunicação mais eficiente é essencial para diminuir as refações.
9. Otimização de processos
A automatização de processos é o caminho mais seguro para reduzir as chances de erros. Os softwares que permitem a otimização trabalham com precisão e demandando o mínimo da interferência humana. Fica a dica de que a tecnologia não tem espaço somente no ambiente industrial e fabril. A automatização de e-mails e até de documentos pode corroborar para reduzir o retrabalho.
10. Feedbacks
Oferecer feedbacks para os colaboradores é fundamental para ajudá-los no processo de aprimoramento da execução das suas atividades. É uma forma de assinalar o que não está sendo realizado com o máximo da melhor forma. Muitas vezes, as pessoas não conseguem visualizar sozinhas o que precisam melhorar sendo importante ter esse retorno.
Com essas dicas será mais fácil evitar o retrabalho na sua empresa. Este conteúdo te ajudou? Compartilhe em suas redes sociais para levar o conhecimento adiante!
Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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