Veja algumas dicas de como evitar o desperdício de tempo.
O desperdício de tempo é uma das principais barreiras para o aumento da produtividade e do alcance das metas. Será que você utiliza o seu tempo da melhor forma possível? Saiba que até os melhores profissionais podem cair nas armadilhas da perda de tempo no seu dia a dia.
É comum responder uma ou outra mensagem durante o período de expediente ou ainda conversar com os colegas. O que não dá é para deixar que as atividades de fora do escopo profissional ocupem mais tempo do que aquelas que são as oficiais. Neste artigo iremos apresentar formas de evitar o desperdício de tempo e assim se tornar mais produtivo.
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5 Dicas de como evitar o desperdício de tempo
Driblar os fatores que contribuem para que você desperdice tempo é fundamental para ter melhores resultados. Mudar algumas atitudes do seu cotidiano pode ser o segredo para se tornar mais produtivo.
Abaixo listamos dicas de como usar seu tempo com mais sabedoria, evitando as armadilhas que podem desviar o seu foco do que é realmente importante. É bem mais simples do que parece!
1. Comunicação clara e efetiva
Uma comunicação falha pode levar a um grande desperdício de tempo. Sendo assim, é imprescindível que tanto os profissionais individualmente quanto as equipes prezem pelo uso de boas ferramentas comunicacionais. O ideal é que todos utilizem o mesmo canal de comunicação para registrar e trocar informações relevantes.
Por exemplo, se um colaborador só compartilha dados por e-mail, enquanto outro apenas pelo chat da intranet, haverá um desencontro que poderá custar horas. A equipe deve chegar a um acordo que seja positivo para todos. A padronização é fundamental para que todos estejam a par de todas as mudanças de percurso.
Procure sempre ser o mais claro quanto possível a respeito do que está fazendo e o que espera dos seus colegas. A comunicação eficiente é o segredo para não perder tempo com tarefas desnecessárias.
2. Mapeie as suas principais distrações
Para evitar o desperdício de tempo é importante entender o que te leva a se distrair das suas atividades. Existem alguns fatores que podem tirar mais o seu foco do que os demais. Cada pessoa é afetada de forma diferente pelos desviadores de foco. Uma forma de entender quais são as suas principais dificuldades é analisar quanto tempo passa em cada atividade.
Há aplicativos que ajudam a monitorar o tempo que você passa navegando em redes sociais, por exemplo. Dê uma olhada no relógio para ver a hora em que sai para o cafezinho e a hora que retorna para o trabalho. Fique atento ao quanto você conversa com os seus colegas e se tem o hábito de procrastinar entre as tarefas.
Entender quais são os fatores que mais “roubam” o seu tempo de trabalho é essencial para eliminar as barreiras que prejudicam seu desempenho. Lembrando que é importante fazer pausas ao longo da jornada de trabalho. Contudo, elas não podem se tornar mais longas do que o período dedicado a realizar suas atividades.
3. Tenha uma lista de tarefas
Uma lista de tarefas é uma grande aliada para evitar o desperdício de tempo. Muitas pessoas acabam perdendo tempo simplesmente porque não têm um guia para direcionar seu foco. Uma forma simples é fazer uma lista diária com todas as atividades que precisam ser realizadas. Organize as tarefas por ordem de prioridade, as com status de urgente devem ser aquelas que, se não forem realizadas, levarão a prejuízos.
Quando você tem listas para te ajudar a organizar os dias evita a ansiedade ao longo da semana com as entregas. Divida as tarefas maiores e mais relevantes em etapas de forma que seja mais fácil se concentrar em cada atividade.
4. Fique atento a duração das reuniões
Quantas vezes você se pegou pensando “essa reunião poderia ter sido resolvida por e-mail”? Infelizmente, nem todo mundo compreende que nem tudo precisa ser debatido exaustivamente. As reuniões desnecessárias estão entre os principais fatores de desperdício de tempo. Entre os problemas relacionados às reuniões, está o fato de durarem muito tempo e serem muito frequentes.
Uma forma de não deixar as reuniões comprometerem o desempenho da equipe é contar com uma liderança atenta. Os membros da equipe podem discutir entre si a relevância de fazer reuniões frequentes. O tempo de duração das reuniões também deve entrar em pauta, isso evita que muitas pessoas se prejudiquem por perderem horas preciosas para a realização de suas tarefas.
Grande parte das empresas já opta pelo formato de reuniões semanais. Caso não seja possível adotar esse modelo na sua companhia, é interessante apostar em encontros mais dinâmicos e curtos. Com a tecnologia é possível acompanhar o andamento das tarefas, fazer ajustes de otimização e tornar os feedbacks mais transparentes.
5. Otimização de processos
Contando com o auxílio das ferramentas corretas é possível reduzir quase 70% do desperdício de tempo. Esse dado é de uma pesquisa realizada pela RingCentral. É interessante pontuar que não se trata apenas de reduzir o tempo perdido, mas também de ter mais foco no que está fazendo. De acordo com essa pesquisa, 31% das pessoas percebem que perdem a cabeça navegando entre aplicativos.
Por exemplo, após fazer uma longa viagem pode ser complicado se reorientar, correto? O ideal é apostar na otimização, isto é, no uso da tecnologia como uma aliada para resolver tarefas maçantes. Contar com softwares e aplicativos que te ajudam a reduzir o tempo resolvendo pendências é essencial. Apps de agenda podem te lembrar de tarefas relevantes.
Você pode usar o sistema de alarmes do celular para ajudar a orientar a aplicação de técnicas, como a Pomodoro, por exemplo. Nessa técnica você trabalha durante um período de tempo, faz uma pausa por um curto período e em seguida retorna às atividades. É uma forma de não se esquecer de dar aquela respirada entre uma tarefa e outra. Afinal, estar com a cabeça focada no trabalho é crucial.
Gostou dessas dicas de como evitar o desperdício de tempo? Coloque em prática e se torne mais produtivo!
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Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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