Definir um bom plano de ação pessoal é o ponto de partida para se contruir uma trajetória extraordinária.
O plano de ação é uma ferramenta usada por empresas para organizarem seus objetivos. Se formos comparar a uma viagem, o plano de ação e o mapa e o objetivo é o destino. É através dos passos descritos no mapa que será possível chegar ao destino desejado.
As organizações utilizam esse recurso porque quando o plano está registrado e organizado fica mais simples de ser colocado em prática. É como se a ideia ganhasse forma e se tornasse tangível e isso faz toda a diferença para as conquistas da vida pessoal também.
Se deseja implementar essa estratégia no seu dia a dia, continue lendo e descubra como fazer. Acredite, os benefícios serão muitos e irá perceber em pouco tempo o quanto seu dia a dia se tornará mais organizado e produtivo.
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Como fazer um plano de ação pessoal
Como já mencionado, o plano de ação é, como o próprio nome sugere, um planejamento com as ações que precisará tomar para chegar a algum objetivo. Existem várias formas de fazer isso, o que pode incluir a criação de um método seu ou a utilização de modelos já conhecidos, como é o caso do SMART e 5W2H.
SMART
Trata-se de um acrônimo para: S – specific (específico); M – measurable (mensurável); A – achievable (realizável); R – realistic (realista); T – timely (temporal). Consiste em responder cada um desses tópicos com informações sobre o objetivo que deseja alcançar. Assim, ao final, terá um planejamento completo com as ações necessárias para chegar lá.
5W2H
Mais um método bastante utilizado, o 5W2H representa um conjunto de perguntas que você deve responder sobre seus planos pessoais. Como foi criado em inglês, as cinco primeiras questões se iniciam com a letra W e as duas finais com H.
- What? – O que será feito?
- Why? – Por que será feito?
- Where? – Onde será feito?
- When? – Quando será feito?
- Who? – Por quem será feito?
- How? – Como será feito?
- How much? – Quanto vai custar?
Como se pode ver, as duas ferramentas são bastante intuitivas e simples de serem utilizadas, cabe a você manter a disciplina para colocar o plano de ação em prática.
7 Dicas para colocar seu plano de ação em prática e ser mais produtivo
Para te ajudar a se organizar, preparamos uma lista de dicas para colocar seu plano de ação em prática e obter resultados fantásticos.
1 – Planeje o seu dia
A última tarefa do seu dia de trabalho deve ser planejar as atividades do dia seguinte. Tire um tempo para colocar na sua agenda, virtual ou física, tudo o que precisa ser realizado destacando o que tem nível de prioridade 1 (precisa ser concluído no dia), 2 (seria bom concluir, mas não é tão urgente) e 3 (por enquanto ainda não está com o prazo estourando). Assim, poderá começar o dia seguinte com um plano em mãos.
Importante: lembre-se de dar prioridade para os passos relacionados aos seus objetivos.
2 – Aprenda a quebrar as tarefas em etapas
Um dos principais motivos para que os profissionais não cumpram as suas principais tarefas do dia é que tentam fazer tudo de uma vez. Quando se tem uma atividade muito extensa para concluir, o ideal é quebrá-la em diferentes etapas. Até a motivação se torna maior ao adotar esse sistema de realização de tarefas aos poucos.
3 – Não tente ser multitarefa
Ter um sistema organizador de tarefas para otimizar a sua rotina de trabalho é fundamental, especialmente para combater a ansiedade que pode surgir por ter uma grande quantidade de atividades para fazer em um período curto de tempo.
O ideal é fazer uma divisão de atividades de acordo com o tempo que elas levarão para serem realizadas em vez de tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo. Dificilmente uma pessoa consegue dividir a sua atenção com qualidade, portanto, conclua uma atividade de cada vez.
4 – Mensure o tempo de cada tarefa
Quem estiver usando um software para organizar tarefas, terá a possibilidade de fazer uma mensuração de quanto tempo dedica para cada uma delas, descobrindo quais são as que levam um período maior para serem concluídas. Uma das barreiras para aumentar a produtividade pode estar justamente no fato de não medir o tempo gasto para cada atividade. Com esse conhecimento, você poderá agrupar as atividades estrategicamente.
5 – Saiba quando dizer não
Uma das funções de ter um plano de ação e gerenciar as tarefas é identificar os momentos em que não consegue encaixar mais nada em seu dia. Quando uma nova demanda for proposta, verifique a sua lista de tarefas pendentes e, se achar que não dará conta por falta de tempo, considere se é válido renegociar outros prazos ou indicar outra pessoa para realizá-la.
6 – Deixe o celular em modo avião
Tem alguns momentos do dia a dia de trabalho em que se precisa de mais atenção as atividades que estão sendo realizadas. Pode ser interessante adicionar algumas indicações no seu organizador de tarefas para deixar o celular em modo avião, de maneira a não ficar com vontade de parar tudo o que está fazendo para responder mensagens. O celular pode ser um aliado ou um vilão em nossas vidas, cabe a cada um de nós assumir o controle e decidir de modo consciente como essa relação se dará.
10 – Tenha expectativas alinhadas com a realidade
Quando um novo dia começa, é importante ter em mente aquilo que se consegue fazer e não tudo aquilo que se deveria fazer. Expectativas irreais de produtividade podem te levar a uma situação constante de estresse, ansiedade e frustração. Então, saiba reconhecer quando não for possível fazer tudo dentro do prazo e negocie mais tempo. Inclusive, pode ser necessário realizar alterações no seu plano de ação, leve isso com naturalidade.
Você já tinha pensado em utilizar ferramentas de gestão de empresas para criar um plano de ação pessoal? Acredite, todo objetivo que é planejado se torna muito mais próximo de virar realidade.
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Imagem: Por WHYFRAME
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Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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