Plano de ação pessoal: o que é e como fazer?

Definir um bom plano de ação pessoal é o ponto de partida para construir uma trajetória extraordinária.

O plano de ação é uma ferramenta usada por empresas para organizarem os seus objetivos. Se formos compará-lo a uma viagem, o plano de ação é o mapa, e o objetivo é o destino. É por meio dos passos descritos no mapa que será possível chegar ao destino desejado.30

As organizações utilizam esse recurso porque quando o plano está registrado e organizado, fica mais simples de ser colocado em prática. É como se a ideia ganhasse forma e se tornasse tangível, e isso faz toda a diferença para as conquistas da vida pessoal também.

Por isso, se você deseja implementar essa estratégia no seu dia a dia, continue lendo e descubra como fazer. Acredite, os benefícios serão muitos, e você perceberá em pouco tempo o quanto o seu dia a dia se tornará mais organizado e produtivo. Acompanhe!

O que é um plano de ação pessoal?

Um plano de ação pessoal é uma ferramenta estratégica usada para definir e alcançar objetivos individuais. Ele envolve a criação de um roteiro detalhado que descreve as etapas necessárias para atingir metas específicas, sejam elas profissionais, educacionais, de saúde, de desenvolvimento pessoal, entre outros. Assim, a ideia é que, assim como as empresas, as pessoas também planejem estrategicamente e sistematizem o alcance das suas metas individuais.

Os principais elementos desse plano são:

• Objetivo claro: definir o que você deseja alcançar de forma específica e mensurável.
• Análise da situação atual: avaliar onde você está atualmente em relação ao seu objetivo.
• Passos específicos: detalhar as ações que você precisa tomar para alcançar o seu objetivo.
• Recursos necessários: identificar os recursos (tempo, dinheiro, conhecimento, etc.) que serão necessários.
• Prazos: estabelecer prazos para cada etapa do plano, de modo a manter o progresso em dia.
• Medidas de sucesso: determinar como você vai mensurar o sucesso em cada etapa.
• Revisão e ajustes: periodicamente revisar o plano e ajustá-lo conforme necessário para garantir que você continue no caminho certo.

Dessa forma, esse plano serve como um guia para manter o foco e a motivação, ajudando-o a superar obstáculos e a organizar melhor o tempo e os esforços para atingir os objetivos desejados.

Por que o plano de ação pessoal é importante?

O plano de ação pessoal é importante porque proporciona uma estrutura organizada para alcançar metas e objetivos, o que pode fazer toda a diferença no sucesso individual. Aqui estão algumas razões específicas:

• Clareza de objetivos: ao definir metas claras e específicas, o plano de ação ajuda a evitar confusão e mantém o foco no que realmente importa.
• Organização e estrutura: o plano organiza as etapas necessárias para atingir um objetivo, facilitando a visualização do caminho a seguir e a priorização de tarefas.
• Motivação e compromisso: ter um plano concreto aumenta a motivação, pois cada etapa cumprida oferece uma sensação de progresso e realização, mantendo o comprometimento.
• Gestão de tempo e recursos: um plano bem elaborado permite um melhor uso do tempo e dos recursos, evitando desperdícios e otimizando esforços.
• Superação de obstáculos: ao antecipar desafios e criar estratégias para superá-los, o plano de ação ajuda a minimizar surpresas e a lidar melhor com imprevistos.
• Avaliação do progresso: com medidas de sucesso e prazos definidos, é possível avaliar regularmente o progresso, o que permite ajustes no plano para melhorar a eficiência.
• Redução do estresse: saber exatamente o que precisa ser feito e quando reduz a ansiedade e o estresse, pois elimina a sensação de estar perdido ou sobrecarregado.

Em resumo, um plano de ação pessoal transforma sonhos e objetivos em passos tangíveis e realizáveis, aumentando significativamente as chances de sucesso e de desenvolvimento pessoal.

Como fazer um plano de ação pessoal?

Como já mencionado, o plano de ação é, como o próprio nome sugere, um planejamento com as ações que você precisará tomar para chegar a algum objetivo. Por isso, basicamente, o que você precisa fazer é preencher a estrutura que citamos no início do texto:

• Objetivo claro;
• Análise da situação atual;
• Passos específicos;
• Recursos necessários;
• Prazos;
• Medidas de sucesso;
• Revisão e ajustes.

Para isso, existem várias formas de fazer isso, o que pode incluir a criação de um método seu ou a utilização de modelos já conhecidos, como é o caso do SMART e 5W2H.

Metas SMART

Trata-se de um acrônimo para:

• S — Specific (específico); 
• M — Measurable (mensurável); 
• A — Achievable (alcançável); 
• R — Relevant (relevante); 
• T — Timely (temporal).

Ao definir um objetivo, você deve garantir que ele tenha todas essas características para que seja considerado eficaz. Assim, ao final, terá um planejamento completo com as ações necessárias para chegar lá.

5W2H

Além de saber definir metas inteligentes, é importante traçar uma estratégia completa para alcançá-las. Assim, mais um método bastante utilizado é o 5W2H, que consiste em um conjunto de perguntas que você deve responder sobre os seus planos pessoais. Como foi criado em inglês, as 5 primeiras questões se iniciam com a letra W e as 2 últimas com H — daí o nome 5W2H.

• What? — O que será feito?
• Why? — Por que será feito?
• Where? — Onde será feito?
• When? — Quando será feito?
• Who? — Por quem será feito?
• How? — Como será feito?
• How much? — Quanto vai custar? (recursos envolvidos).

Dessa forma, as duas ferramentas são bastante intuitivas e simples de serem utilizadas. Por isso, cabe a você manter a disciplina para colocar o plano de ação em prática.

7 dicas para colocar o seu plano de ação em prática

Para ajudá-lo a se organizar, preparamos uma lista de dicas para colocar o seu plano de ação em prática e obter resultados fantásticos.

1 – Planeje o seu dia

Primeiramente, saiba que a última tarefa do seu dia deve ser planejar as atividades do dia seguinte. Assim, organize a sua agenda, física ou virtual, com tudo o que precisa ser realizado, destacando o nível de prioridade: 1 (precisa ser concluído no dia), 2 (seria bom concluir, mas não é tão urgente) e 3 (por enquanto pode ser deixado para depois). Dessa forma, você poderá começar o dia seguinte já com um plano em mãos. Lembre-se de dar prioridade para os passos relacionados aos seus objetivos.

2 – Aprenda a quebrar as tarefas em etapas

Um dos principais motivos para que os profissionais não cumpram as suas principais tarefas do dia é que tentam fazer tudo de uma vez. Por isso, quando se tem uma atividade muito extensa para concluir, o ideal é quebrá-la em diferentes etapas. Aliás, até a motivação se torna maior ao adotar esse sistema de realização de tarefas aos poucos. Por exemplo: é mais motivador pensar em ler 10 páginas por dia ao longo do mês do que pensar em ler 300 páginas, não é mesmo?

3 – Não tente ser multitarefa

Ter um sistema organizador de tarefas para otimizar a sua rotina de trabalho é fundamental, especialmente para combater a ansiedade que pode surgir por ter uma grande quantidade de atividades para fazer em um período curto de tempo.

Nesse sentido, o ideal é fazer uma divisão de atividades de acordo com o tempo que elas levarão para serem realizadas, em vez de tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo. Dificilmente uma pessoa consegue dividir a sua atenção, com qualidade, entre várias ações simultâneas. Portanto, conclua uma atividade de cada vez.

4 – Mensure o tempo de cada tarefa

Quem estiver usando um software para organizar tarefas possivelmente terá a oportunidade de fazer uma mensuração de quanto tempo dedica para cada uma delas. Assim, poderá descobrir quais são as que levam um período maior para serem concluídas. Uma das barreiras para aumentar a produtividade pode estar justamente no fato de não medir o tempo gasto para cada atividade. Com esse conhecimento, você poderá agrupar as tarefas estrategicamente ao longo do dia.

5 – Saiba quando dizer “não”

Uma das funções de ter um plano de ação e gerenciar as tarefas é identificar os momentos em que você não consegue encaixar mais nada no seu dia. Dessa maneira, quando uma nova demanda for proposta, verifique a sua lista de tarefas pendentes e, se achar que não dará conta por falta de tempo, considere se é válido renegociar outros prazos ou indicar outra pessoa para realizá-la. Você não precisa fazer tudo sozinho. Assim, aprenda a delegar e a dizer “não” quando necessário.

6 – Deixe o celular em modo avião

Há alguns momentos do dia em que precisamos de mais atenção nas atividades que estão sendo realizadas. Por isso, pode ser interessante adicionar algumas indicações no seu organizador de tarefas para deixar o celular em modo avião, de maneira a não ficar com vontade de parar tudo o que está fazendo para ver notificações. O celular pode ser um aliado ou um vilão nas nossas vidas. Assim, cabe a cada um de nós assumir o controle e decidir de modo consciente como essa relação se dará.

7 – Tenha expectativas alinhadas com a realidade

Quando um novo dia começa, é importante ter em mente aquilo que se consegue fazer e não tudo aquilo que se deveria fazer. Assim, expectativas irreais de produtividade podem levá-lo a uma situação constante de estresse, ansiedade e frustração. Então, saiba reconhecer quando não for possível fazer tudo dentro do prazo e negocie mais tempo. Aliás, pode ser necessário realizar alterações no seu próprio plano de ação, o que é natural.

Por fim, para manter a sua produtividade, lembre-se de descansar adequadamente. Os seres humanos precisam de 8 horas de sono por noite, em média, para recuperar as energias e manter a saúde física e mental. Por isso, jamais negligencie essa informação.

Concluindo, o plano de ação pessoal é uma ferramenta essencial para quem deseja transformar objetivos em realidade. Ele oferece clareza, organização e foco, permitindo que você gerencie melhor o seu tempo e recursos. Além disso, mantém a motivação alta e facilita a superação de obstáculos, tornando o processo de atingir metas mais eficiente e menos estressante!

E você, ser de luz, já tinha pensado em utilizar ferramentas de gestão de empresas para criar um plano de ação pessoal? Dessa forma, deixe o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!

Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.

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