Confira dicas fundamentais para realizar uma reunião de feedback efetiva e de resultados!
Reuniões e feedbacks são dois recursos corporativos necessários e fundamentais para manter o desenvolvimento contínuo dos profissionais, equipes e organizações. O feedback é o ato de retroalimentar, ou seja: é o retorno dado a um colaborador ou um time, com o objetivo de proporcionar clareza sobre o desempenho perante determinada demanda, projeto ou atividade.
Quando o feedback é coletivo, organizar uma reunião é a maneira mais viável de aplicá-lo. Desse modo, se cria um ambiente favorável para troca de percepções, a reflexão sobre o que pode ser feito para otimizar os processos e métodos e, assim, conquistar resultados cada vez melhores.
Continue lendo para conferir dicas de como fazer uma reunião de feedback com os funcionários de forma objetiva e motivadora.
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Para que serve uma reunião de feedback?
Para gerenciar uma equipe é preciso fazer reuniões com certa frequência e elas devem acontecer de duas formas: individualmente e com todo o grupo. A reunião individual é importante para tratar de assuntos ligados a cada colaborador, já os encontros em grupo servem para falar sobre o desempenho geral e apresentar metas a serem alcançadas em conjunto.
Em uma reunião de feedback, o líder poderá apontar aqueles que considera ser os pontos fortes do time, mostrar aspectos que podem ser melhorados e outros que devem ser evitados. É um encontro voltado para tratar de assuntos do interesse de todos, visando trazer clareza para as relações profissionais e fortalecer a motivação.
Dicas de como fazer uma reunião de feedback
Se deseja promover reuniões de feedback produtivas e que estimulem a equipe, experimente considerar as dicas que serão apresentadas a seguir. São ações que farão com que o encontro seja positivo para todos os participantes e traga bons frutos para a empresa.
1. Identifique o momento certo
Para que o feedback seja efetivo, ele precisa ser aplicado no momento ideal e não em meio a um acontecimento que gerou estresse ou conflitos. Atente-se, também, para não esperar muito tempo e acabar deixando o retorno para quando não fizer mais sentido falar sobre o assunto.
Se um problema envolvendo toda a equipe surgir, espere até os ânimos se acalmarem e, então, agende uma reunião para falarem sobre o assunto. Assim, poderá apresentar ações para evitar que a situação se repita e falar a respeito com tranquilidade.
2. Coloque-se no lugar do outro
Ao fazer reuniões de feedback, em grupo ou individuais, sempre tente analisar o ponto de vista do outro. Assim, é possível compreender as motivações que levaram a pessoa a ter determinado comportamento e adotar um tom mais amigável.
A empatia é a chave para bons relacionamentos no trabalho e na vida pessoal. Através dela conseguimos enxergar as situações de diferentes maneiras e isso é fundamental quando o assunto é gerenciar pessoas e extrair o melhor de cada uma delas.
3. Crie uma pauta
Assim como em uma reunião de negócios, a reunião de feedback deve ser organizada previamente e ter uma pauta a ser seguida. Afinal, apenas reunir as pessoas sem saber exatamente o tema que será tratado pode tornar o encontro desorganizado e gerar mais confusão do que esclarecimento.
O planejamento é determinante para que a reunião seja produtiva e construtiva, gerando os resultados almejados. Além disso, a pauta previamente preparada te ajuda a não se esquecer pontos importantes a serem abordados.
4. Não exponha ninguém
É extremamente importante tomar cuidado para não expor funcionários específicos e acabar desmoralizando-os na frente de seus colegas de trabalho. Por isso, na hora de realizar o feedback, pontue as questões sem citar nomes. Isso estimula o senso de coletividade e deixa claro que as vitórias e derrotas são de responsabilidade do grupo todo.
Para selecionar os temas que serão abordados em reuniões de feedback individuais e coletivas considere se o assunto é do interesse de todos ou de apenas um colaborador. Se for um assunto muito direcionado a alguém, é mais interessante marcar uma conversa individual.
5. Estipule ações de desenvolvimento
Todo feedback só é efetivo se forem definidas ações para serem tomadas a partir dele. Nesse sentido, com a ajuda dos liderados, determine quais estratégias serão colocadas em prática para que os resultados desejados sejam alcançados.
Esse é o sentido da reunião, falar sobre algo que está indo bem ou precisa ser melhorado e definir ações para que a melhoria aconteça ou seja mantida. O líder pode tanto apresentar propostas de ações quanto ouvir sugestões da equipe.
6. Crie confiança
Crie uma relação de confiança com seus liderados, de modo que eles se sintam confortáveis em expor suas opiniões e colaborem verdadeiramente para o desenvolvimento do time e da organização. A confiança promove maior abertura por parte dos colaboradores em dar e receber feedback com maturidade e profissionalismo.
7. Ouça os colaboradores
Durante a reunião de feedback é preciso, também, ouvir o que os colaboradores têm a dizer sobre o assunto. Antes de abrir para eles falarem, deixe claro que os comentários devem ser direcionados ao tema da reunião e que outras questões poderão ser discutidas individualmente. Assim, o foco será mantido e possíveis desentendimentos serão evitados.
8. Peça feedbacks
Além de dar feedbacks, é importante que, como líder, peça para que a equipe fale sobre suas satisfações e insatisfações. Para que eles se sintam à vontade para isso, é fundamental que se mostre aberto para acolher os comentários e analisar cada sugestão proposta.
9. Estimule a reflexão
Ao final do feedback, estimule reflexões que façam com que os colaboradores realmente internalizem os assuntos abordados e se sintam estimulados a solucionar os problemas. Para chegar até esse ponto é preciso sempre estimular os funcionários a vestirem a camisa do negócio e fazerem dos objetivos da empresa os seus.
10. Acompanhe a evolução
Além de dar feedbacks e apontar aspectos a serem melhorados na equipe, é preciso acompanhar a evolução. Assim, poderá verificar se estão no caminho certo ou se existem ações que precisam ser alteradas. É através desse acompanhamento que, em uma futura reunião de feedback, poderá parabenizá-los pelo empenho e fortalecer a motivação do time.
Colocando essas dicas em prática você conseguirá realizar reuniões de feedback produtivas e que estimulem os membros da sua equipe a se desenvolverem cada vez mais!
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Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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