Conheça os tipos de desenho organizacional e sua importância em um negócio

Características do Desenho Organizacional

Já se sabe que toda e qualquer empresa tem regras, normas e critérios de organização de tudo o que é produzido pelos colaboradores. Mas, para que essas regras e normas sejam seguidas, é necessária uma espécie de “mapa” que defina como deverão ser os passos da empresa, de modo que tudo saia como planejado. É nesse momento que entra em cena o que chamamos de desenho organizacional. 

Neste artigo, você vai entender:

• O que é desenho organizacional?
• Quais são as suas características?
• Quais são os seus tipos?
• Por que ele é importante para toda e qualquer organização?

Continue a leitura a seguir e saiba tudo sobre esse importante aspecto do ambiente corporativo. Confira!

O que é desenho organizacional?

Desenho organizacional é o processo de estruturar e arranjar os recursos — tais como pessoas, tecnologias e processos — dentro de uma organização para atingir seus objetivos. O desenho organizacional está relacionado com a maneira como as atividades da organização são divididas, coordenadas e controladas para alcançar os seus objetivos estratégicos.

O desenho organizacional geralmente envolve a criação de uma estrutura hierárquica, na qual as responsabilidades e funções são definidas e atribuídas a indivíduos ou equipes específicos. Isso pode ser feito por meio da criação de departamentos, divisões ou unidades de negócios, por exemplo.

É a maneira como uma empresa se organiza, envolvendo os seus processos internos e a estruturação da equipe. Também é conhecido como Design Organizacional e não está somente relacionado às burocracias internas e aos planos de carreira. A maneira como a organização empresarial acontece pode incentivar a inovação e melhores performances. Esse método consegue desenvolver uma espécie de “mapa” para que as regras, normas e estratégias sejam cumpridas. 

Pense da seguinte forma: os desenhos organizacionais são ferramentas direcionadas para o aperfeiçoamento dos processos rotineiros de uma empresa. Dessa forma, imagina-se que deva existir um desenho organizacional específico para cada processo e, de fato, é isso que acontece.

Quais são as características gerais de um desenho organizacional?

Qualquer desenho organizacional tem estas 4 características principais. Veja quais são elas:

• Diferenciação;
• Formalização;
• Centralização;
• Integração.

Diferenciação

A diferenciação consiste na divisão do trabalho por departamentos, buscando aspectos homogêneos na organização, que fazem sentido quando colocados no mesmo setor. Esse agrupamento de atividades e recursos em uma mesma unidade objetiva à adequação da empresa, o que pode representar maior eficiência no seu funcionamento. Assim, observamos que as empresas geralmente apresentam os departamentos de marketing, de recursos humanos, de vendas, entre outros. 

Ainda pode ocorrer também a diferenciação em níveis hierárquicos. Nesse sentido, há a criação de cargos em variados níveis de autoridade, sendo que cada posição terá responsabilidades específicas. A exemplo disso, é comum observar a diferenciação hierárquica feita entre a posição de um gestor, de um consultor, de um diretor, etc.

Nesse sentido, a diferenciação pode ocorrer em dois níveis: horizontal e/ou vertical. A horizontal consiste no agrupamento por competências semelhantes de trabalho, criando os departamentos. Já a vertical consiste na divisão hierárquica de níveis de autoridade, que são formalmente representados pelos cargos presentes na empresa: diretor, gerente, coordenador, analista, assistente, estagiário etc.

Observa-se, por fim, que a diferenciação está diretamente relacionada à complexidade das atividades demandadas pelo ambiente externo e com a diversidade das tarefas internas. Assim, quanto mais complexas forem as atividades externas demandadas e quanto mais atividades internas diversificadas forem realizadas, maior será a diferenciação dentro da organização. 

Formalização  

Nessa característica, as regras e regulamentos da empresa são organizados e definidos, a fim de determinar como, quando e por quem os processos internos são realizados. Ela geralmente é feita por meio da definição de cargos, fluxos de trabalho e regras.  Em outras palavras, é nessa fase que as regras e regulamentos são formalmente registrados, com o intuito de governar a conduta de todos os participantes da organização.

A definição dos cargos consiste nas especificações das tarefas a serem executadas e das responsabilidades atribuídas à posição a ser ocupada por cada participante da empresa. Nesse sentido, as atividades e responsabilidades de um consultor da empresa são diferentes das atividades e responsabilidades de um diretor, por exemplo.

A deliberação dos fluxos de trabalho faz referência aos procedimentos e detalhamentos sobre como uma tarefa interna deverá ser executada. Ela define, por exemplo, quais são os passos a serem seguidos para um projeto de um novo produto. 

A formalização das regras e regulamentos internos é a especificação das condutas internas permitidas e que coadunam com a cultura da empresa. Geralmente, são traduzidas nos memorandos internos, nos manuais de procedimentos, no código interno de ética etc. 

Centralização

A centralização consiste na distribuição de competências das autoridades e na definição da localização delas. Assim, o poder de tomada de decisão é alocado no topo da organização. 

Nesse caso, todas as decisões empresariais devem ser levadas ao topo hierárquico da empresa. Não há, nessa situação, delegação de tomadas de decisão aos níveis intermediários ou inferiores. Portanto, há concentração das decisões da empresa na figura ou do diretor ou do conselho diretor. 

Entretanto, existem situações em que organizações empresariais diluem o poder de tomada de decisão. Dessa forma, elas são descentralizadas e acontecem em todos os níveis hierárquicos. Isso depende da cultura de cada empresa.

Integração 

A integração fica com o objetivo de tratar os meios que coordenam o trabalho, as regras e ordens da empresa. Dessa maneira, é capaz de evitar a dispersão das partes apenas com inter-relacionamento e interligação. Em outras palavras, refere-se à coordenação das diferentes áreas da empresa com o intuito de manter a sinergia do trabalho interno. 

Note que quanto maior a diferenciação, mais heterogênea será a empresa, e, por isso, maior será a necessidade de coordenar os diferentes departamentos e níveis hierárquicos da organização, a fim de que se obtenha um funcionamento interno coeso.

Os esquemas de integração mais recorrentes são: hierarquia administrativa, departamentalização, assessoria, comissões e forças-tarefas, regras e procedimentos, objetivos e planos, e arranjo físico ou arquitetura. 

• Hierarquia administrativa: trata-se de uma solução bastante comum na realidade empresarial e nada mais é do que um mesmo supervisor para duas ou mais unidades. Dessa maneira, há facilidade de comunicação entre mais de uma área da empresa, podendo tornar mais fácil a coalizão entre elas, a homogeneidade da resolução de problemas, entre outras situações.
• Departamentalização e assessoria: é a diferenciação horizontal da empresa, que já foi citada anteriormente, e consiste na criação de departamentos internos que apresentam semelhanças de trabalho. Já a assessoria é voltada para superar o problema da sobrecarga gerada pela hierarquia e, então, a empresa pode ter assessores nos variados níveis hierárquicos. 
• Comissões e forças-tarefas: são equipes especiais criadas para ficar responsáveis por determinados projetos. Esse método ajuda na integração, pois reúne colaboradores de diversas áreas da empresa, e pode resolver problemas integrativos que outros modelos não foram capazes de solucionar. As reuniões de tais equipes especiais consistem em atividades integrativas entre os participantes, o que aumenta a comunicação entre eles. 
• Regras e procedimentos: consistem em metodologias para aliviar a carga hierárquica da empresa. Baseiam-se na definição prévia de regras e/ou procedimentos sobre como proceder em situações rotineiras problemáticas. Um exemplo bastante rotineiro seria o procedimento para realizar a compra de café da organização quando esse item acaba. 
• Definição de objetivos e planos: assemelha-se às regras e procedimentos, só que, nesse caso, há um prazo para que determinada meta ou projeto seja finalizado. Por exemplo: cada área da empresa tem as suas atribuições definidas, mas, diariamente (ou semanalmente), existem planejamentos que devem ser entregues.
• Arranjo físico ou arquitetura: é a maneira literal de organização da sede da empresa e que deve visar a uma disposição territorial integrativa das pessoas e equipamentos para facilitar a comunicação da equipe. Pode-se notar que antigamente era comum que os departamentos ficassem dispostos em salas independentes, assim como os diretores. Porém, atualmente, essa visão mudou e se pode observar que os espaços empresariais são mais integrados do que anteriormente. É comum hoje que não haja tantas separações físicas entre departamentos, estando os participantes compartilhando de uma grande mesa de trabalho.

Quais são os tipos de desenho organizacional que existem?

Existem vários tipos de desenho organizacional que podem ser usados por uma organização, dependendo do seu tamanho, estrutura, cultura e objetivos. Alguns dos tipos mais comuns de desenho organizacional incluem:

• Desenho organizacional funcional: as atividades da organização são agrupadas de acordo com as suas funções específicas, como finanças, marketing, produção e recursos humanos. Cada função é gerenciada por um departamento separado, que é responsável pelos seus próprios objetivos e resultados.
• Desenho organizacional por produto: as tarefas da organização são agrupadas de acordo com os produtos ou serviços que ela oferece. Cada produto ou serviço tem o seu próprio departamento ou unidade de negócios, que é responsável pelo seu desenvolvimento, produção e venda.
• Desenho organizacional por região geográfica: as atividades da empresa são agrupadas de acordo com as regiões geográficas em que atua. Cada região tem o seu próprio departamento ou unidade de negócios, que é responsável pelas suas próprias operações e resultados.
• Desenho organizacional em matriz: neste tipo de desenho, as tarefas da organização são agrupadas de acordo com 2 critérios, como função e produto ou região e produto. Isso cria uma estrutura em que os gerentes têm 2 cadeias de comando — uma vertical e outra horizontal — o que pode ajudar a promover a colaboração e a inovação.
• Desenho organizacional em equipe: as atividades da instituição são agrupadas de acordo com as equipes, que são formadas por indivíduos de diferentes funções ou departamentos. Cada equipe é responsável pelos seus próprios objetivos e resultados, e os membros da equipe trabalham juntos para alcançá-los.
• Desenho organizacional por cliente: neste tipo de desenho, os projetos da organização são agrupados de acordo com os diferentes tipos de clientes que a empresa atende. Cada grupo de clientes pode ter os seus próprios departamentos ou equipes dedicados a atender às suas necessidades específicas, tais como vendas, marketing, suporte e serviços personalizados.
• Desenho organizacional por processo: neste caso, as atividades são agrupadas de acordo com os processos de negócios que a empresa utiliza para criar valor para os seus clientes. Cada processo pode ter os seus próprios departamentos ou equipes dedicados a gerenciá-lo e melhorá-lo continuamente. É mais usado nos processos de produção.
• Desenho organizacional por projeto: neste tipo de desenho, as tarefas da empresa são agrupadas temporariamente de acordo com os projetos específicos em andamento. Cada projeto pode ter a sua própria equipe dedicada, que é responsável por todas as atividades relacionadas, desde o planejamento até a implementação e a entrega. Após a conclusão, as pessoas são encaminhadas a novas atividades ou projetos.

Cada um desses tipos de desenho organizacional pode ser mais adequado para diferentes tipos de empresas e situações. Por exemplo, o desenho organizacional por cliente pode ser especialmente útil para empresas que têm muitos tipos de clientes, enquanto o desenho organizacional por processo pode ser mais útil para empresas que precisam melhorar a eficiência dos seus processos de negócios. O importante é definir os canais de comunicação mais eficazes em cada escolha feita.

Por que o desenho organizacional é importante para toda e qualquer organização?

Com o desenho organizacional, é possível colocar as pessoas mais treinadas e preparadas para tomar grandes decisões.  Essas pessoas apresentam uma visão global mais aguçada, e, por isso, as chances de erro são menores. Outra vantagem é que as decisões são mais consistentes e feitas com um objetivo voltado para empresas globais.

A característica principal da centralização é a possibilidade de eliminar esforços e duplicidade, quando existem vários tomadores de decisão. Assim, ela reduz os custos operacionais, como as compras e tesouraria.

Uma empresa que possui vários departamentos com um grande número de funcionários e de autoridades precisa de mecanismos integradores para se certificar de que não há nenhuma dispersão, além de garantir o bom funcionamento dos processos. Mesmo para as empresas que não têm grandes números de funcionários, observar e adotar um design funcional interno, coerente com a sua realidade, pode aumentar a sua efetividade e produtividade. 

Ainda, a comunicação interna é extremamente importante para evitar grandes problemas e prejuízos para a organização. Nesse sentido, implementar modelos integrativos entre áreas é importante para uma rotina harmônica da empresa. Isso permite que problemas sejam imediatamente identificados e resolvidos.

As soluções que apresentamos anteriormente facilitam essas questões diárias de uma vivência empresarial. Dessa forma, o desenho organizacional, com as 4 características acima citadas, (diferenciação, formalização, centralização e integração) consegue entregar às empresas um sistema coeso e eficaz.

E você, querida pessoa, o que achou do modelo de gestão proposto pelo desenho organizacional? Você o levaria para a sua empresa? Deixe o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!

Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.

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