Departamentalização é uma forma muito utilizada pelas empresas para se obter homogeneidade e equilíbrio entre as tarefas.Em todas as empresas, é muito importante que os departamentos sejam devidamente estruturados para os processos fluírem e a empresa cresça cada vez mais. É muito importante buscar meios para que essa estruturação seja realmente eficaz e benéfica para a organização empresarial.
O ambiente organizacional de empresas de médio e grande porte é composto por um número considerável de indivíduos. Para que o gerenciamento seja realizado com qualidade e eficiência, é essencial ter um sistema organizado.
Nesse sentido, a departamentalização se apresenta como uma aliada poderosa para os gestores terem uma empresa organizada de maneira lógica e eficiente. Mas, o que é a departamentalização? Continue a leitura e descubra!
O que é a departamentalização?
A departamentalização é uma forma de divisão do trabalho por especialização da estrutura organizacional da empresa. Ou seja, é o agrupamento de acordo com um critério específico de homogeneidade das atividades e correspondente a recursos em unidades organizacionais.
Em geral, as atividades de uma empresa são divididas em departamentos, que são uma forma de organização mais eficiente e com melhores resultados para os objetivos da companhia. Com essa divisão, é mais fácil entender quem são os responsáveis por cada atividade e agrupar atividades semelhantes. Tal forma de divisão facilita o alcance de bons resultados.
É importante pontuar que a departamentalização não tem relação direta com a noção de hierarquia como algumas pessoas acreditam. Esses são processos e conceitos distintos.
A hierarquia consiste na definição de uma estrutura vertical focada no estabelecimento de relações de poder. Já a departamentalização tem relação com uma estrutura horizontal em que são definidas a divisão de tarefas e não relações de poder.
Por que a departamentalização é necessária?
À medida que as empresas se tornam maiores e começam a envolver atividades mais diversificadas, surge a necessidade de dividir as principais tarefas organizacionais e transformá-las em responsabilidades departamentais ou divisionais.
A departamentalização é uma forma de conseguir homogeneidade e equilíbrio entre as tarefas de cada órgão da companhia, com o objetivo de aumentar a eficiência e gerar maior qualidade no trabalho executado.
Há maior clareza a respeito de quem é responsável por cada atividade a ser realizada. Cada profissional tem a sua responsabilidade bem definida e sabe quem são os colaboradores que podem lhe auxiliar.
Tipos de departamentalização
Acima explicamos o conceito de departamentalização e a sua importância para o bom gerenciamento de uma organização. Contudo, é importante ressaltar que não existe apenas uma forma de aplicá-lo em uma empresa. Afinal, cada negócio tem a sua forma de departamentalizar de acordo com a sua realidade.
Por isso, é importante que a empresa avalie quais os tipos existentes para que a escolha da departamentalização seja feita de maneira correta. E quais são os tipos? Conheça nos próximos tópicos:
1. Função
Essa é a organização que cria departamentos formados por pessoas que possuem habilidade e conhecimentos similares e que participam de atividades e tarefas comuns dentro de um processo de trabalho. Em outras palavras, são especialistas em uma determinada função.
Trata-se da forma de departamentalização mais clássica que existe. Empresas que são divididas em departamentos de RH, Marketing, Jurídico, Vendas, Produção, entre outros, são exemplos desse modelo. É um sistema em que fica bem claro quem é responsável por cada atividade essencial para a companhia.
2. Produto ou Serviço
Essa é de acordo com as atividades que estão ligadas a cada um dos produtos ou serviços da empresa. Esse tipo agrupa seus colaboradores dentro de áreas específicas. Nesse caso, o foco é o tipo de produto oferecido pela empresa. Basicamente, os departamentos são formados por especialistas em cada produto/serviço.
Um exemplo claro desse tipo de departamentalização é o sistema adotado por supermercados. Os produtos estão divididos em laticínios, higiene e limpeza, carnes, hortifrutigranjeiros, padaria, entre outros. No tocante a serviços, podemos exemplificar através de hospitais que contam com profissionais especialistas em diferentes áreas, como cardiologia, pediatria, geriatria, psiquiatria, entre outros.
3. Territorial
Onde a divisão é feita de acordo com os locais em que a empresa atua. Muitas empresas hoje possuem filiais em áreas ou regiões diferentes. Aqui o foco é prestar atenção nas características de cada região. Esse é um tipo de departamentalização que se mostra necessária para companhias que atuam em nível nacional ou global. As equipes de trabalho são divididas por áreas de atuação, assumindo responsabilidades locais.
Podemos citar como exemplo uma emissora de televisão nacional que conta com equipes focadas nas programações locais de diferentes regiões. A programação é desenvolvida conforme os interesses dos telespectadores de cada estado ou região. Por isso, é essencial ter equipes distintas.
4. Cliente
Esse tipo de departamentalização é usado principalmente no grupamento de atividades de vendas ou serviços, ou seja, é quando uma empresa conhece muito bem os seus clientes e se organiza para concentrar os esforços nos atributos e necessidades do seu público. Ex.: Departamento Infantil, Feminino e Masculino.
Um bom exemplo é o de lojas de departamento que são organizadas com base nesse sistema. Os setores de produtos femininos, masculinos e infantis costumam ter profissionais específicos que conhecem as demandas de cada grupo. Esse sistema permite que sejam aplicadas abordagens específicas para cada público, tornando mais fácil a conversão.
5. Processo ou equipamento
Como o próprio nome já diz, é o agrupamento de atividades centralizadas nos processos de produção ou equipamento. Esse tipo é comumente encontrado na produção. As atividades de uma fábrica podem ser agrupadas em perfuração, soldagem, montagem etc., cada qual em seu departamento.
Os colaboradores são divididos em equipes, cujo foco está em uma atividade específica. Logo, cada equipe tem como função uma etapa do processo. Esse sistema é adotado em montadoras de veículos, por exemplo, cada colaborador é responsável por realizar uma etapa da montagem.
Nas agências de publicidade também é comum que essa forma de departamentalização seja aplicada. Os profissionais são divididos em departamentos como atendimento, mídia, criação e planejamento.
6. Projeto
Aqui os colaboradores receberão atribuições temporárias dentro de projetos, que possuem início, meio e fim. Dessa forma, as funções só passam a existir enquanto o projeto existir. As equipes são formadas por profissionais que apresentam diferentes expertises e conhecimentos. O grupo é constituído com foco na tarefa do projeto em questão.
Por exemplo, em um projeto imobiliário é possível ter equipes de arquitetos, engenheiros e decoradores focados no condomínio A. Já o condomínio B está sob a responsabilidade de outras equipes de profissionais. Por sua vez, o condomínio C conta com outras equipes e assim por diante. Essas divisões acontecem temporariamente, pois quando o projeto terminar essas equipes não existirão mais.
7. Matriz
Semelhante a de projeto, porém com uma exceção principal, aqui o administrador de projeto não tem autoridade de linha sobre os membros da equipe. A organização de matriz proporciona uma hierarquia que responde rapidamente às mudanças em tecnologia.
Esse sistema funciona bem em empresas que possuem vários setores executando diferentes projetos. Trata-se de um tipo de departamentalização que facilita a gestão das diferentes equipes. Por exemplo, uma companhia de tecnologia que apresenta o setor tecnológico, o setor de call e de TI.
8. Mista
Esse é o tipo mais frequente, cada empresa tem a estrutura que mais se adequa à sua realidade organizacional. É possível mesclar elementos dos diferentes modelos de departamentalização para chegar a uma solução mais adequada para o seu empreendimento.
Conclusão
Depois de falar sobre cada tipo de departamentalização, é válido dizer que não há um tipo certo ou errado e que sempre vai funcionar, o mais importante é entender a realidade da sua empresa. Conhecer a forma como sua empresa atua é essencial para desenvolver um sistema alinhado com as necessidades do seu empreendimento.
Agora, conte para a gente: você conhecia esse conceito? Já aplicou essa técnica em sua empresa? Utilize o espaço abaixo para contar a sua experiência e a sua opinião sobre o assunto. Espalhe o conhecimento! Compartilhe este artigo em suas redes sociais.
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Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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