Saiba como fazer uma análise organizacional
Empresas, independentemente de seu porte ou segmento, se está em fase de crescimento ou não, se é referência no mercado em que atua, se está no início ou já tem alguns anos de atuação, e assim por diante, enfrentam diversos tipos de problemas e desafios em seu dia a dia. Até mesmo as bem-sucedidas que todos nós conhecemos, passam por adversidades, que diariamente precisam ser contornadas, para que se garanta a sobrevivência dos negócios.
Neste sentido, nós, enquanto empresários e empreendedores, precisamos nos manter sempre atentos a estas situações, para que assim saibamos cada vez mais lidar com elas, analisando-as de perto e definindo estratégias assertivas para preveni-las e, assim, mantermos nossos negócios saudáveis e atuantes no mercado. Para isso, podemos contar com conhecimentos, técnicas e ferramentas verdadeiramente eficientes como é o caso da análise organizacional.
Convido você a me acompanhar nesta leitura e conhecer um pouco mais este processo, que vai te ajudar a lidar de forma efetiva com os problemas enfrentados pela sua empresa.
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O que é análise organizacional?
A análise organizacional consiste na identificação de problemas existentes em uma organização, de modo a encontrar as melhores ações para solucionar as falhas encontradas e, dessa maneira, garantir o crescimento contínuo da instituição.
Quando falamos em análise organizacional estamos falando de uma etapa verdadeiramente importante do trabalho de todo e qualquer tipo de gestor. Ele, ao lado de sua equipe, faz um diagnóstico completo dos processos que são executados dentro da empresa, com o objetivo de entender a performance de cada um, buscando identificar as áreas ou departamentos que têm os melhores desempenhos e os que não têm, para que assim seja possível enxergar as oportunidades de melhoria e elaborar as ações e estratégias eficientes e assertivas, no sentido de fazer com que a organização como um todo alcance os resultados extraordinários que almeja.
Trata-se de um processo essencial para todo e qualquer tipo de negócio, que ajuda a compreender quais são as causas dos problemas e as suas consequências, ou seja, o que se pretende entender com o diagnóstico é a famosa relação causa e efeito das situações adversas encontradas na empresa.
Como fazer uma análise organizacional?
O processo da análise organizacional é composto por quatro etapas. Entretanto, antes de realmente implementá-lo é importante que você e sua equipe conheçam o negócio com profundidade, suas metas e objetivos, seu organograma, seus processos de trabalho, entre diversos outros pontos, que serão essenciais para que se compreenda verdadeiramente o ambiente da empresa, bem como a sua cultura e, assim se tenha a oportunidade de visualizar as perspectivas internas e externas do negócio.
Somente assim será possível observar os pontos críticos e tomar providências para lidar com cada um deles, fazendo com que os negócios evoluam continuamente.
Veja a seguir quais são as quatro etapas que mencionei acima, para que você faça uma análise organizacional da sua empresa:
Etapa 1 – Diagnóstico
A primeira etapa da análise organizacional é realizar o diagnóstico, que consiste basicamente em fazer um levantamento preliminar de informações e dados relacionados à empresa. Esta coleta de informações pode ser realizada através de reuniões, de consulta-entrevista, assim como do diagnóstico de modelo de gestão.
O objetivo principal aqui é conhecer e identificar o problema enfrentado pela empresa, procurando entender o cenário atual em que ela se encontra e, assim, definir onde e como se deve atuar para eliminar o problema na raiz.
Para isso, o ideal a se fazer é ouvir todos os envolvidos nos processos organizacionais, direcionando-lhes perguntas e questionamentos que lhes façam refletir sobre a empresa como um todo e, com isso, estes sejam levados a levantar as informações necessárias, para que se possa conhecer e identificar os problemas existentes, bem como suas nuances, sua dimensão e seu impacto no ambiente organizacional.
Esta primeira etapa é uma das mais importantes e nela é fundamental que até mesmo os colaboradores que não estão envolvidos diretamente na realização da análise sejam conscientizados de que trata-se de um trabalho de verdadeira relevância, que trará mudanças positivas para todos.
Outro ponto também de fundamental importância é a validação dos resultados iniciais obtidos. É preciso seguir este passo para que assim se garanta que os problemas e as necessidades da empresa foram realmente identificados, diminuindo, com isso, as chances de que surjam questionamentos futuros e de que seja dado prosseguimento na próximas etapas da análise organizacional.
Etapa 2 – Modelagem da solução
Após serem identificados os problemas na primeira etapa, seguimos adiante com a implementação da análise organizacional em sua empresa. O próximo passo é a modelagem da solução, que nada mais é do que trazer alternativas de soluções para lidar com os problemas levantados no diagnóstico, sendo estas modeladas de acordo com modelos conceituais preexistentes.
Nesta etapa também é de suma importância realizar uma validação, podendo esta ser implementada em um departamento ou uma área, escolhida inicialmente como piloto, e, dando certo nela, o modelo pode ser replicado para as demais.
Etapa 3 – Implementação
Este é o momento em que as soluções definidas para lidar com os problemas encontrados na empresa são realmente implementados. Para isso, são utilizadas as metodologias determinadas pelos envolvidos na análise organizacional, que contribuem para que as soluções sejam realmente implementadas.
Etapa 4 – Treinamento
Para finalizar o processo de realização da análise organizacional a quarta etapa diz respeito à necessidade de oferecer treinamentos, tanto para os colaboradores da empresa, quanto para clientes, parceiros e demais stakeholders, mostrando tudo o que foi realizado, as mudanças que foram implementadas e o impacto que isso vai trazer para a realidade de cada um a partir de agora.
Este passo tem real importância também, pois faz com que tudo o que foi desenhado no processo de análise organizacional seja verdadeiramente colocado em prática, fazendo, a partir deste momento, parte do modelo de negócios, de gestão e dos processos de trabalho realizados pela empresa.
Além disso, a etapa de treinamento, também permite que o projeto atinja os resultados extraordinários almejados, pois conscientiza e envolve os colaboradores, incentivando-os a fazerem uma revisão periódica da análise, a participarem de debates e discussões e a realmente implementarem as soluções definidas, visto que, à medida que tudo isso é feito, todos ganham a chance de serem beneficiados continuamente.
Quando fazer uma análise organizacional?
- Custos organizacionais elevados ou em processo de elevação;
- Problemas de relacionamentos, conflitos, absenteísmo, alta rotatividade de pessoal;
- Baixo nível de qualidade dos produtos;
- Baixa competitividade no mercado;
- Dificuldade de crescimento e expansão;
- Dificuldade no desempenho operacional e administrativo;
- Perdas de estoque.
Vantagens da análise organizacional
- Possibilidade de criar ou modificar estruturas organizacionais;
- Melhorias na estruturação de unidades organizacionais;
- Desenvolvimento das equipes de trabalho;
- Identificação e planejamento de soluções para os problemas;
- Possibilidade de avaliar o clima organizacional e necessidade de treinamentos;
- Implantação de novas práticas administrativas;
- Racionalização de processos de trabalho;
- Revisão do quadro de pessoal.
Condições importantes para se fazer uma análise organizacional
Você conseguirá sucesso em sua análise organizacional se os assessores ou consultores tiverem clara consciência da importância de:
- Buscar uma visão sistêmica: é preciso ter uma perspectiva global da empresa, seus sistemas, recursos e pessoas;
- Integrar necessidades dos indivíduos e da organização;
- Situar a empresa no seu meio ambiente;
- Integrar soluções e propostas à sua realidade social, cultural, política e ao seu nicho de mercado;
- Buscar apoio da alta administração da empresa;
- Compor uma equipe de trabalho.
É essencial envolver pessoas da linha da empresa, treiná-las para criar um processo de revisão de análise periodicamente, e levá-las a participar das discussões e a se responsabilizar pela implementação das soluções.
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Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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