Confira as principais contribuições que timesheet oferece para as organizações.
Você já ouviu falar sobre timesheet? Trata-se de um tipo de sistema aplicado para o registro do tempo gasto em atividades cotidianas de uma empresa. Geralmente, esse sistema é aplicado para medir e controlar as horas trabalhadas em projetos. Permite melhorar a gestão do tempo.
No artigo a seguir iremos explicar o que é timesheet e como pode ajudar a organização, acompanhe!
O que é timesheet?
O sistema conhecido como timesheet tem o objetivo de melhorar a gestão do tempo, para isso registra o tempo gasto para executar uma atividade específica. Esse termo tem o sentido de “folha de horas trabalhadas” e se caracteriza por contabilizar as horas de trabalho dos profissionais num projeto ou tarefa.
A oferta de um serviço normalmente demanda a mão de obra de mais de um colaborador. Dessa forma, é importante analisar todos os envolvidos para realizar um controle mais eficiente do fluxo de trabalho. Também é importante controlar outros custos como frete, água, entre outros.
Quais são os objetivos do timesheet?
Os objetivos principais do uso do timesheet se relacionam com os recursos humanos, contabilidade e gestão de projetos. Serve como uma database em que estão reunidas todas as informações necessárias a respeito do fluxo de trabalho de uma organização. Assim fica mais fácil determinar o quanto cada funcionário deve receber.
É um método interessante por não ser unilateral, ou seja, permite que os colaboradores também saibam e possam comprovar a quantidade de horas trabalhadas. A equipe pode registrar o tempo gasto em cada projeto facilitando a organização de maneira a fornecer insights importantes para as empresas.
Os gestores de projeto podem usar esses dados para analisar a produtividade de cada colaborador ou equipe. Os projetos podem ser melhorados através da realização de ajustes. É possível identificar que algo não está indo como deveria se o gestor observar que a equipe está passando muito tempo numa tarefa que deveria ser concluída rapidamente.
As informações das timesheets são essenciais para o setor de recursos humanos. É mais fácil controlar individualmente as ações dos colaboradores. As informações podem ser acessadas com facilidade, permitindo resolver as mais variadas questões em pouco tempo.
Timesheet: quais são as suas contribuições para a organização?
Atualmente, já se entende o uso da ferramenta timesheet como essencial, uma vez que ela permite o controle e administração através de dados. Contudo, há outros motivos que tornam esse recurso tão interessante para as empresas. Confira abaixo quais são as principais contribuições que essa ferramenta oferece para as organizações.
1. Mais facilidade para precificação e estimativa
A precificação e a estimativa do custo de trabalho podem ser difíceis para companhias prestadoras de serviços. Nesse contexto, a estimativa de lucro é ainda mais complexa. A grande questão está no fato de que essas empresas não investem em recursos materiais, contudo, dependem dos recursos humanos. Esse tipo de recurso é difícil de mensurar.
Usando o método timesheet se torna bem mais simples fazer esse cálculo e estimar o valor de um serviço com base em dados. A ferramenta reúne todos os recursos essenciais para a precificação de um serviço.
2. Produção de relatórios de desempenho e produtividade
Os dados do timesheet permitem produzir relatórios de desempenho e produtividade que refletem a realidade da empresa. A partir desses relatórios fica mais fácil para o gestor entender quais são os processos mais produtivos, ou seja, aqueles que estão contribuindo para o sucesso da companhia.
Em situações de instabilidade, é importante compreender quais são os ajustes mais interessantes no quadro de colaboradores. Saber quais são os setores que apresentam os melhores resultados também faz a diferença.
3. Redução do risco de eventuais prejuízos
Precificar com base em dados é fundamental para evitar prejuízos. As empresas precisam conhecer verdadeiramente o custo e o lucro de um serviço específico. Torna-se mais simples estimar um lucro real. Somente a partir de um quadro focado na realidade da empresa é possível chegar a uma precificação adequada.
4. Auxílio na tomada de decisões pelo gestor
O gestor da empresa conta com uma base de dados sólida para tomar decisões. Essas decisões se baseiam na realidade das finanças e da disponibilidade de tempo dos colaboradores.
A partir de uma visão estratégica proporcionada pelo timesheet é mais fácil identificar quais são as atividades que devem ser priorizadas, aquelas que são estratégicas. Dessa forma, o tempo pode ser redistribuído de forma mais inteligente em cada etapa.
5. Suporte para planejar as atividades
Para alcançar melhores resultados nos mais diversos projetos é importante contar com auxílio para o planejamento das atividades. O uso de um software de gestão de projetos possibilita adicionar dados de eventos futuros com antecedência.
O tempo das reuniões pode ser estimado com antecedência, assim como o tempo destinado à execução dos trabalhos. Tudo pode ser planejado de forma a tornar o trabalho mais bem encaminhado. Assim é possível saber exatamente quando o líder e a equipe estarão livres para iniciar novos projetos.
Há diversas ferramentas que possibilitam o compartilhamento dessas informações entre os integrantes da equipe. Com isso, os profissionais sabem quando os colegas estão disponíveis para reuniões, por exemplo.
6. Economia de recursos
Realizar um cálculo incorreto das horas trabalhadas em diferentes etapas de um projeto ou trabalho completo pode levar a uma cobrança de um valor inferior. Além disso, pode ser que o projeto consuma mais recursos do que foi previsto no início. A produtividade também pode ficar abaixo do previsto devido a transtornos. Todas essas questões levam a gastos de tempo e podem gerar um retorno financeiro menor.
Sistemas como o timesheet oferecem a possibilidade de gerenciar o tempo de maneira mais eficiente. Através dessas ferramentas se torna mais prático prevenir problemas e pensar em soluções para as eventuais dificuldades que surgirão com o passar do tempo. Contar com um sistema que te ajuda a ter respostas com facilidade é fundamental para evitar prejuízos, retrabalho e até desmotivação na sua equipe.
Gostou de conhecer mais sobre o timesheet? O método já está em uso na sua empresa? Comente abaixo e compartilhe o conteúdo para passar o conhecimento adiante!
Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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