Conheça mais sobre a delegação de poderes
É muito provável que você conheça alguma pessoa que praticamente vive pelo trabalho, que se empenha e se dedica com tanta preocupação que em algum momento sentiu a necessidade de parar, se acalmar, recuperar suas energias para só depois voltar ao trabalho. Cada vez mais pessoas tem tido esse comportamento, por isso lhe pergunto: em algum momento isso já aconteceu com você?
Faço esse questionamento por conta da quantidade de líderes, gestores e executivos que tem tido dificuldades em relação a delegação de poderes dentro das organizações que trabalham. Dessa forma, é importante compreender que um líder deve e precisa aprender a delegar, por isso digo que distribuir tarefas será essencial para que o crescimento profissional de fato aconteça, além de ampliar o seu negócio.
É com essa reflexão que iniciamos esse assunto que é tão intimista para as pessoas que tem o costume de tomar frente de todas as atividades que a empresa possui. Dessa forma, normalmente essas pessoas são líderes que têm medo de perder o controle dos acontecimentos da empresa e preferem resolver todas as questões antes que virem gaps ainda maiores, ou são pessoas que de fato não confiam na equipe para realizar as atividades com exatidão e eficácia.
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Quando a delegação de poderes acontece!
Pensando dessa forma, pode-se observar que uma organização deve refletir e criar métodos que sirvam como precaução para aqueles que têm dificuldades em delegar poderes, por isso, o ideal é que novas atitudes sejam capazes de mudar esse cenário que muitas vezes não é benéfico para a empresa e muito menos para quem é responsável pelos resultados da mesma.
Nesse sentido, conheça alguns benefícios que a delegação de poderes pode oferecer a sua empresa:
Defina Prioridades – Toda organização precisa ter muito bem definido as suas prioridades. Analisar o que é relevante e o que não precisa de tanta atenção em um primeiro momento pode ser o começo de uma transformação positiva para a empresa. Definindo as prioridades é possível que a liderança delegue as atribuições para os demais membros da sua equipe, e dessa forma passam a ter mais chances de se concentrarem no que de fato é importante.
Dedique-se ao que realmente importa – Quando os líderes e gestores conseguem se dedicar mais às questões verdadeiramente importantes, as chances de apresentarem soluções para esses gaps podem ser ainda maiores. Mas por que isso acontece? Simplesmente por não ficarem presos a detalhes que poderiam ser resolvidos por outras pessoas.
Ganhando tempo durante o dia – A delegação de poderes também é capaz de aperfeiçoar a gestão do tempo para os líderes e gestores. Como haviam inúmeras coisas para fazer, com a delegação de poderes a agenda aos poucos ganha uma nova versão e isso acaba impactando positivamente o desempenho do líder e da sua equipe.
Viva com menos estresse – Ao administrar melhor o seu tempo, os gestores e lideres conseguem perceber melhorias até mesmo na qualidade de vida fora do trabalho. Isso mesmo! Afinal, vale lembrar que muitas pessoas adoecem quando ficam extremamente estressadas. É justamente nesse momento que muitas pessoas desabam e acabam afastando das suas atividades para cuidar da saúde.
Além desses benefícios, é possível ver vantagens reais dentro das empresas que aplicam o método eficaz de delegação de poderes. Abaixo estão quatro vantagens reais de se aplicar a delegação de poderes dentro da sua empresa. São elas:
- Com a ausência do líder ou chefe, nenhum departamento ou a própria empresa precisa parar suas atividades;
- É visível que existe mais produtividade nas atividades realizadas;
- Existe uma maior organização do trabalho, das atividades e também do desenvolvimento dos colaboradores;
- Gestão do tempo e dos recursos.
E assim como tem um lado positivo e um outro negativo para muitas coisas, quando a delegação de poderes não é realizada da forma correta, pode ser que alguns pontos negativos surjam, veja alguns exemplos de como evitar esses transtornos:
O colaborador faz do jeito dele, além de fazer errado – Por isso, ao delegar o que ele irá fazer, o ideal é que você também diga “como” deve ser realizada a tarefa. Dessa forma o mesmo não tem a “opção” de “escolher” seus próprios meios, dando a ele brecha para fazer da forma menos adequada.
O tempo e o prazo não são respeitados – A não definição dos limites (datas e prazos) pode ser um ponto negativo na delegação de poderes. Por esse motivo, aponte o início, término e grau de autoridade de cada atividade.
Agressividade verbal e repressão diante das ações – Frases como: “Não quero que isso se repita”, “isso não pode ser feito dessa maneira”, “outro erro e você será punido”, podem ser formas de colocar dúvidas na mente do colaborador, nesse sentido pode ser que ocorra um aumento de eventuais problemas nesse primeiro momento de delegação.
O excesso de controle das atividades gera desconforto aos colaboradores – É importante definir algumas maneiras de controlar as atividades realizadas, desde que isso não atrapalhe o desempenho da equipe. Uma equipe que se sente vigiada e controlada demais não tem o mesmo desempenho que uma equipe que é guiada pelo seu líder.
Atenção ao perfeccionismo – Criar expectativas ao delegar uma tarefa a outras pessoas pode ser um caminho arriscado. Esperar demais do seu subordinado e não explicar tudo que deve ser feito e como deve ser feito pode trazer transtornos sucessivos a você e a sua empresa. Por isso, explique de forma clara, dê prazos reais, dê espaço e espere o resultado. Confie no seu colaborador e assim dê o feedback que for necessário, da maneira correta.
Identificando os profissionais para receberem as delegações sugeridas
É essencial que a empresa tenha ferramentas e estratégias para identificar o que cada um dos colaboradores podem fazer, evitando erros e acertando cada vez mais.
Fazer um mapeamento para identificar os talentos e habilidades desses colaboradores é fundamental, assim será possível relacioná-los às necessidades de cada área e função. Este tipo de análise permitirá que você distribua as tarefas para as pessoas mais qualificadas. O departamento ideal para realizar essa função é o RH, ele deve aplicar as ferramentas adequadas para analisar cada um dos perfis dos funcionários.
Caso a empresa seja pequena, com poucos colaboradores, pode ser que uma consultoria e até mesmo cursos e treinamentos consigam capacitar os colaboradores a realizar as funções de maneira mais assertiva. Lembrando que todos os colaboradores de uma empresa verdadeiramente pequena, devem saber executar as funções dos outros colegas, assim, em caso de férias, licença maternidade ou até mesmo médica, existirá outra pessoa para exercer aquela função, dessa forma a empresa não fica prejudicada e o líder não se sobrecarrega.
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Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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