Saiba como se organizar no trabalho.
Você se considera um profissional organizado? Consegue entregar as suas atividades dentro do prazo estabelecido? Ou é daqueles que vivem sem tempo para nada?
Conquistar um ambiente de trabalho organizado é fundamental para ter um dia a dia mais produtivo. A organização é uma competência profissional almejada por muitas empresas e faz total diferença na carreira de um profissional. Colaboradores organizados conseguem executar as suas tarefas com excelência e alcançam resultados muito melhores.
Se você sente dificuldades em administrar o seu tempo e a sua rotina, confira algumas dicas que podem ajudá-lo a ser mais organizado. Boa leitura!
1. Evite distrações
Conversas paralelas durante o expediente, uso de redes sociais e ligações telefônicas pessoais: tudo isso tira a nossa concentração completamente. São ações que interrompem a realização das tarefas importantes e que bloqueiam momentaneamente o nosso raciocínio, o que demanda mais tempo para retomarmos do ponto em que paramos.
Portanto, evite as distrações e foque no que realmente é importante. Se precisar, coloque o seu celular no modo silencioso e utilize o intervalo para resolver assuntos pessoais ou interagir com os seus colegas de trabalho. No horário de expediente, dedique-se e obtenha o máximo de produtividade que conseguir.
2. Crie prioridades entre as suas atividades
Uma dica simples para ajudar você a se organizar melhor no trabalho é separar as suas atividades entre importantes, urgentes e circunstanciais. Dessa forma, você conseguirá lidar melhor com os prazos e a prioridade de cada uma delas.
Se você sentir dificuldade em fazer essa classificação, converse com os seus colegas e com os seus supervisores, a fim de compreender qual das suas tarefas deve ser feita primeiro. Apenas não caia no mito da multitarefa: você não vai ser mais produtivo fazendo tudo ao mesmo tempo. Faça uma coisa de cada vez, mas com atenção plena.
3. Crie uma rotina
Se você não tem esse hábito, procure criar uma rotina de atividades diárias. Ao chegar ao trabalho, por exemplo, responda e atualize os seus e-mails, cheque o que é mais importante e crie uma lista de tarefas.
Quando criamos uma rotina e nos habituamos a ela, o cérebro começa a executar determinadas funções de forma automática, reduzindo bastante a energia gasta e o nível de esforço de que você necessita para agir. Dessa forma, conseguimos fazer mais coisas em menos tempo, pois o cérebro já se habituou àquela ordem de tarefas e àquele jeito particular de executá-las.
4. Use uma agenda
Se você tem dificuldades em se lembrar das atividades que precisa executar devido à quantidade de informações que recebe diariamente, o ideal é fazer uso de uma agenda.
Nela, você pode marcar todos os seus compromissos, eventos, reuniões e trabalhos a serem entregues. Se preferir, pode usar também a agenda do seu e-mail ou do seu celular. Assim, sempre que uma tarefa nova estiver pendente, você será notificado na sua caixa de entrada, ajudando-o a se lembrar do que precisa ser feito.
O uso das agendas também é importante para que você consiga equilibrar os seus compromissos ao longo do mês e da semana, evitando que você fique com dias muito corridos, enquanto outros são muito ociosos.
5. Faça uma lista de tarefas na véspera
Antes de encerrar o seu expediente, abra a agenda e verifique quais compromissos estão marcados para o dia seguinte. Além disso, analise a quais das suas tarefas em andamento você se dedicará nesse dia. Junte todas as suas atividades e estabeleça uma ordem para a sua realização.
Se for difícil definir horários específicos, ao menos separe as tarefas da manhã e as tarefas da tarde. Uma dica é deixar as atividades mais complexas e importantes para o seu período de maior energia e produtividade. Ao deixar o dia seguinte organizado, você consegue ir para casa e descansar mais tranquilo, sabendo que não há com o que se preocupar.
6. Organize o espaço físico e digital do seu trabalho
A organização no trabalho depende de como você arruma os seus objetos sobre a sua mesa. Deixe tudo separado em pastas e gavetas, de preferência com etiquetas identificando o conteúdo delas. Em cima da mesa, deixe apenas o que realmente estiver utilizando. Evite o excesso de enfeites, fotografias e alimentos, por exemplo. Além disso, mantenha a mesa e os seus pertences sempre limpos, em um espaço arejado e bem iluminado.
Além do espaço físico, não se esqueça também de organizar o seu espaço digital. Não deixe, por exemplo, os arquivos “jogados” na área de trabalho, pois isso gera um caos e uma demora enorme para encontrá-los, quando precisar deles. Crie pastas digitais organizadas, com nomes claros para identificar os conteúdos de cada arquivo.
7. Saiba dizer “não”
Dizer “não” no trabalho é algo um pouco complicado. Contudo, precisamos impor alguns limites às solicitações dos nossos chefes e colegas. Se você perceber que a sua fila de demandas está ficando muito grande e que você pode ficar sobrecarregado com ela, converse imediatamente com os seus supervisores e explique o seu ponto de vista.
Dizer “não” não é um sinal de preguiça ou de egoísmo, mas sim de alguém que sabe que dedicar-se a muitas coisas ao mesmo tempo pode prejudicar a qualidade da execução, o que tende a causar problemas ainda maiores. Assim, dê esse feedback aos seus chefes para que eles conduzam a delegação das tarefas com mais equilíbrio, sem sobrecarregar ninguém.
Organizar-se no ambiente de trabalho não é uma tarefa complexa. Tudo é uma questão de adquirir os hábitos acima, incluindo-os à sua rotina. Isso pode ser um pouco trabalhoso no início, mas certamente não é tão trabalhoso quanto ter que lidar com as consequências de ser desorganizado. Faça a sua parte e veja as melhorias que ocorrerão na sua vida profissional!
E você, ser de luz, consegue se organizar no trabalho? Há mais alguma dica que você acrescentaria à nossa lista? Então, deixe o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!
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Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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