Veja algumas dicas para gerenciar melhor seu tempo e produzir mais.
O tempo parece que se tornou um “bem” escasso nos dias de hoje. As 24 horas parecem insuficientes para resolver todas nossas questões e ainda descansar. E o pior, não há como aumentar o dia. Será?
Saber gerenciar seu tempo é maximizá-lo. Óbvio que o dia ainda terá 24 horas, mas se você administrar melhor seu tempo, consequentemente, sua produtividade aumentará. E com uma maior produtividade, é possível aproveitar melhor sua jornada de trabalho e ainda ter tempo para outras atividades.
Segundo pesquisas da Organização Internacional do Trabalho (OIT) e da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE), no Brasil, se trabalha mais horas do que em vários países ricos do mundo. Porém, a produtividade em nosso país ainda não é a ideal.
Na Alemanha, por exemplo, a média semanal de trabalho é de 38 horas. No Brasil são 44 horas. Tudo bem, trabalhamos mais que os alemães, mas isso quer dizer que produzimos mais que eles? Na verdade, não.
O trabalhador alemão com uma jornada semanal 6 horas menor do que a do brasileiro, quase a média de um dia de trabalho aqui, consegue ser quatro vezes mais produtivo do que nós. Está mais do que claro que precisamos administrar melhor nosso tempo.
A produtividade não está essencialmente ligada à quantidade de horas trabalhadas, mas sim à qualidade do que fazemos nas horas dedicadas às atividades profissionais. No artigo a seguir reunimos algumas dicas para te ajudar a gerenciar melhor seu tempo e assim se tornar mais produtivo.
Dicas para gerenciar melhor seu tempo e produzir mais
Gerenciamento do tempo diz respeito à busca pela otimização das horas para produzir mais e com mais qualidade. Em outras palavras, diz respeito a usar o tempo disponível mais estrategicamente.
Para chegar ao fim do dia com a sensação de dever cumprido é interessante pensar em formas práticas para organizar tudo o que precisa ser feito. A ideia é que todas as tarefas sejam realizadas nos períodos disponíveis para elas.
Um bom gerenciamento do tempo é essencial para ascender na carreira profissional. Então é importante dedicar-se a encontrar uma forma de ser mais produtivo no tempo de que dispõe. Portanto, vamos te dar dicas para você se tornar mais produtivo em seu trabalho:
1. Evite conversas “paralelas”
Lembra-se do seu “tempo de escola”? Os professores sempre advertiam sobre “conversas paralelas”. Porém, o excesso destas no ambiente de trabalho também é prejudicial. Quando você se desconcentra da atividade que está realizando, demora em média 15 minutos para se concentrar novamente.
Dados da consultoria Track Via, coletados em pesquisa feita nos Estados Unidos, apontam que um dos grandes vilões da produtividade no trabalho é aquele “inofensivo” bate-papo entre colegas. Significa que não pode conversar eventualmente com os colegas? Não!
O que estamos dizendo é que você deve dosar o tanto que conversa com seus colegas. Reserve determinados momentos, como aquela pausa para o cafezinho, para colocar o papo em dia. Quando estiver realizando uma tarefa, avise que prefere não ser interrompido naquele momento.
2. Saiba o que você tem que fazer na semana
É necessário se organizar. Não confie apenas em sua mente. Monte uma agenda ou planilha com suas demandas. Determine tempo. E, principalmente, tente melhorá-los com o passar dos dias. Se você demora 1h30 em uma atividade, tente fazê-la com 1h15.
Porém, sempre mantenha o nível de qualidade. Uma busca por um menor tempo para a realização de uma atividade jamais pode prejudicar a qualidade do resultado. Conforme se dedicar com foco a realização de uma determinada tarefa, você perceberá que se tornará mais ágil para concluí-la.
Um cronograma de tarefas para o dia e para a semana também te ajudará a visualizar o panorama do que tem para fazer. Assim você saberá mais claramente que não pode parar as atividades para conversar com seus colegas. Essa organização torna seu dia a dia de trabalho mais palpável.
3. Evite as distrações
As distrações estão à nossa volta constantemente, seja através de conversas com colegas, mensagens nas redes sociais ou e-mails. Para ser mais produtivo é essencial gerenciar essas distrações para que elas impactem o mínimo possível a sua capacidade de foco.
Sendo assim, evite manter seu celular próximo do seu campo de visão enquanto trabalha. Se possível deixe-o na sua bolsa ou pasta. Em relação aos e-mails é interessante reservar um tempo específico para conferir essas mensagens. Não abra seu e-mail pessoal durante o expediente.
Algo importante para ser mais produtivo é separar os assuntos pessoais dos profissionais. Então, enquanto estiver na empresa evite pensar em temas da vida pessoal e vice-versa. Cada coisa deve ter seu tempo em sua vida para poder ser realizada com excelência.
4. Tenha tempo livre previsto em seu cronograma
Sim, você deve ter tempo livre em sua agenda de trabalho. Isso não quer dizer que ficará sem produzir, mas que novas atividades além das planejadas, podem aparecer. E esses tempos livres em sua jornada de trabalho são justamente para que possa fazer ajustes para encaixar as novas demandas emergenciais que aparecem no dia.
Os imprevistos são responsáveis em grande parte pela sensação de sobrecarga. O profissional tem dificuldade de realizar todas as tarefas previstas para o dia porque não imaginou que teria que resolver um assunto paralelo. Estar preparado para o inesperado é essencial para quem deseja gerenciar melhor seu tempo.
5. Tenha tempo livre para si mesmo
Fora da jornada de trabalho também é essencial que você aproveite o seu tempo livre para melhorar sua qualidade de vida: curta a sua família, reveja os amigos, leia um livro, veja um filme! Se divirta! A sua qualidade de vida reflete diretamente em sua produtividade profissional.
Uma pessoa que não se desliga nunca do trabalho dificilmente se sentirá com energia para enfrentar mais um longo dia de desafios. Mais do que ter tempo livre, é essencial ter tempo de qualidade para realizar suas atividades pessoais e de diversão.
Gostou de saber mais sobre gerenciamento do tempo? Aplique essas dicas e produza mais!
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Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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