Conheça os níveis administrativos

Conheça os níveis administrativos – Veja as principais características de cada um.

Em toda organização são necessários três níveis de administração, decisão e operação para que tudo flua com êxito. O objetivo é alcançado através de um planejamento, ou seja, se preparar para alcançar o sucesso, o que  otimizaria recursos e tornaria sua aplicabilidade mais eficiente.

Apesar de possuir vários significados, a organização se diferencia no seu conceito como entidade social e como função da administração, sendo que, mesmo distintos, ambos os critérios estão inter-relacionados. De certo modo uma organização como empresa também possui seu papel social e faz uso da organização como função para alcançar objetivos de maneira eficaz.

Nas empresas, os administradores, gerentes e líderes são responsáveis pelos demais colaboradores e pelo desempenho da organização como um todo. Neste sentido, os níveis administrativos foram criados para melhorar a execução das funções dos gestores, permitindo um melhor direcionamento das tarefas e operações organizacionais.

Para entender melhor e em detalhes como funcionam e quais são estes níveis administrativos que existem no contexto empresarial, convido você a me acompanhar e conferir ao longo deste conteúdo. 

Os níveis de planejamento empresarial

Antes de falarmos especificamente sobre o tema deste artigo, acredito ser importante falar primeiro sobre os níveis de planejamento empresarial, para que, dessa maneira, todos os assuntos fiquem claros em sua mente. 

Um planejamento empresarial é essencial por vários motivos, como por exemplo, a redução de impactos ambientais, senso de direção, potencialização do autoconhecimento entre outros. Em geral, os administradores são classificados em três níveis de planejamento dentro de uma organização. A diferenciação entre eles ocorre em termos relativos e se fundamenta em quatro aspectos, onde se apresentam o nível de decisão, o horizonte temporal, a especificidade e a amplitude de efeitos. Estes aspectos definem os três níveis de planejamento empresarial. São eles:

• Alta administração: esta estabelece os objetivos (que serão desmembrados em metas) e os repassam aos níveis hierárquicos mais baixos, até os níveis operacionais da organização. A alta administração encontra-se no topo da pirâmide administrativa representada pelos presidentes, vice-presidentes e diretores.
• Média administração:  é conhecida como gerência de departamento, ou gerência de setor. Ela é responsável pela direção e coordenação das atividades dos administradores de primeiro nível e outras pessoas não-gerentes, como recepcionistas, assistentes administrativos, entre outros.
• Administração operacional: é diretamente responsável pela produção de bens ou serviços. Ela é constituída de gerentes de vendas, chefes de seção ou supervisores de produção. Este nível de administração é a ligação entre a produção ou operações de cada departamento e o resto da empresa.

A organização, presente em cada nível estrutural, influencia os seus administradores, mesmo estes as comandando como um todo, tendo um campo de atuação dentro de sua esfera de trabalho, devendo organizar suas tarefas no âmbito de suas responsabilidades.

Os níveis administrativos

Agora, chegamos aos níveis organizacionais, onde, primeiramente, encontra-se o nível Estratégico, ou seja, os administradores de topo, diretores e presidentes, que definem as estruturas e organizações de modo geral. 

Em seguida, encontram-se os administradores de nível Tático, os gerentes, que têm a função de definir as estratégias e organizar a departamentalização da estrutura em que são responsáveis. 

Por fim, os administradores do nível Operacional, mais comumente conhecidos como supervisores. Estes definem os cargos e tarefas de cada função na organização. 

Todos buscam estruturar as diferentes atividades, de forma a gerar melhores e maiores resultados à organização. Conheça as especificidades de cada um a seguir:

Estratégico 

O nível estratégico pode ser definido como aquele que determina as estratégias da empresa. Este tipo de planejamento auxilia na obtenção da visão, missão, bem como dos valores da mesma. Além de colaborar com a concepção dos objetivos e análise de fatores internos e externos. 

É o nível mais elevado da hierarquia, compreendendo, conforme afirmei acima, presidentes, diretores e demais gestores da alta cúpula, que compõem a alta administração, o que faz com que este nível administrativo seja o mais elevado da organização, uma vez que são eles que tomam as principais decisões da empresa e determinam os objetivos de médio e longo prazo. É o mais amplo dos três níveis e abrange toda a organização.

Por ser responsável pela definição do futuro do negócio como um todo, este nível administrativo também é conhecido como nível institucional. A competência básica é traduzir as incertezas do ambiente externo, altamente dinâmico, que visa a determinação de objetivos e metas. Através das atividades de planejamento, organização e controle, de forma coordenada, tem-se em vista atingir os objetivos macros da organização.

As tendências do mercado, a situação financeira e a influência que exerce sobre a empresa, investigam as mudanças de comportamento do consumidor e a partir daí definem quais serão as estratégias políticas e financeiras, para adaptar-se aos cenários e também às adversidades encontradas. 

O importante aqui é levar em conta todos os fatores internos e externos à organização, como, o cenário econômico global e a situação do mercado em que a empresa atua. Uma excelente ferramenta nesta hora é a análise SWOT, que ajuda a mapear todas as Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças e fornece uma ótima base para a estruturação dos demais planos estratégicos.

As decisões estratégicas são normalmente estabelecidas em longo prazo e tomadas no alto escalão da empresa. Fato este que costuma gerar atos cujos efeitos são duradouros e um pouco mais complicados de realizar uma intervenção. Na Administração Pública, esse nível administrativo abrange, por exemplo, as atividades do prefeito municipal de uma cidade, com projetos que envolvem toda a estrutura, e que, por isso, deve considerar as mudanças de ambientes como o social e o econômico do município, para desenvolver as ações necessárias.

É um processo permanente e continuado, que sempre tem visão para o futuro. Está voltado para a tomada de decisão e destinação dos recursos de forma racional e eficiente, que consequentemente gera mudanças na empresa. No geral, as decisões estratégicas são definidas pelos proprietários, CEO, presidente, diretoria, entretanto, depende bastante de como esta organização se instala. Os profissionais que ocupam cargos estratégicos devem evitar ao máximo as atividades administrativas de nível tático e atividades que sejam de nível operacional. 

Aqui listo alguns exemplos de objetivos estratégicos:

• Aumentar a satisfação dos clientes em XX%;
• Reduzir os custos produtivos em XX%;
• Elevar o índice de capacitação dos colaboradores em XX%;

Para simplificar, segue algumas questões essenciais, que podem ajudar na hora da execução do Planejamento Estratégico:

• Quem somos?
• O que fazemos?
• Por que fazemos?
• Onde estamos?
• Onde queremos chegar?
• O que valorizamos?

É importante evidenciar que apesar de o Planejamento Estratégico ser estabelecido para um horizonte de até dez anos, é extremamente necessário que seja revisado e atualizado constantemente. Se isto não ocorrer, os planos sofrem sérias ameaças de ficarem obsoletos e por fim serem abandonados dentro da organização.

Tático

Aqui se encontram os planos com foco no médio prazo e com um pouco mais de detalhes que o Planejamento Estratégico, mais ainda se mantendo enxutos e com certa visão holística. Este nível administrativo articula internamente o nível estratégico e operacional da empresa, sendo composto pelos chefes e gerentes de cada setor. Também conhecido como nível gerencial ou intermediário, sua função é amortecer os impactos ambientais e transformar os objetivos em programas de ação para o nível operacional.

No nível tático estão inclusos os superiores de cada sessão, bem como os gerentes. Nessa posição as tarefas a serem desempenhadas são todas da área organizacional (financeiro, recursos humanos, linhas diferenciadas de produtos e etc). Também é responsável pela implementação das decisões estratégicas tomadas pelo nível acima. Temos os planos e projetos de setores, áreas ou departamentos, a serem realizados pelo nível operacional. 

O tempo de planejamento no nível tático é o de médio prazo. Neste nível há menos dúvidas para a tomada de decisões, por isso são mais facilmente revistas, quando necessário, e de menos impacto no funcionamento estratégico da empresa. O imperativo aqui é que cada área ou função tenha seus planos específicos, os quais estejam interligados umbilicalmente às ações estratégicas da companhia como um todo. 

No contexto da Administração Pública, se enquadram nesse nível as secretarias municipais, como, por exemplo, a secretaria de saúde de um município, que desenvolve um projeto de combate à dengue ou um programa de saúde da família.

Uma das principais diferenças do Planejamento Estratégico para o Planejamento Tático é que o primeiro é voltado para a organização com um todo, já o segundo é orientado às áreas e departamentos da empresa, o que compreende o detalhamento através de meios para atingir os objetivos e metas da organização. Ou seja, podemos dizer que o Planejamento Tático é a decomposição do Planejamento Estratégico para cada setor, para cada área da empresa.

No Planejamento tático as projeções são realizadas para um período, que vai, geralmente, de 1 a 3 anos. Aqui teremos os planos de marketing, os de produção, planejamento de pessoal, sendo que tudo isto  resultará no planejamento financeiro empresarial, com a visão geral de entradas e saídas da companhia para o período que está sendo planejado.

Para facilitar o entendimento, segue algumas questões a serem abordadas:

• O que fazer?
• Dá para fazer?
• Vale a pena fazer?
• Vai funcionar?
• Quando vamos fazer?

A partir do desenvolvimento do planejamento tático, é necessária a determinação de Objetivos Táticos para cada unidade específica da organização. Estes, devem ser criados de forma a garantir que os Objetivos Estratégicos sejam alcançados. 

Alguns exemplos de Objetivos Táticos:

• Assegurar que os pedidos feitos pelos clientes sejam entregues em no máximo 01 dia;
• Assegurar que nenhum produto com defeito seja comercializado;
• Assegurar que todos os colaboradores da empresa tenham algum tipo de  graduação;

Operacional

Esse é o nível que constitui a base da empresa. Os profissionais que o ocupam são responsáveis por administrar a execução e realização das tarefas e atividades do dia a dia. São planos bem mais detalhados que as etapas anteriores, que especifica as pessoas envolvidas, cada uma de suas responsabilidades, atividades, funções, além dos equipamentos e recursos financeiros necessários para colocar os planos em prática.

Em cada um dos níveis administrativos é importante reconhecer o papel estratégico de cada colaborador. Caso não hajam competências correlacionadas entre os setores, aumentam as chances de que as decisões tomadas não sejam repassadas ou cumpridas de forma eficiente. Tanto os níveis hierárquicos quanto os administrativos são essenciais para o contexto organizacional de uma empresa.

Nesse nível os administradores devem extrair o máximo das potencialidades de cada colaborador, para isto utilizar as ferramentas administrativas que possui, sua função é aperfeiçoar a produção de bens e serviços de maneiras satisfatórias em curto prazo, sempre seguindo as diretrizes estabelecidas no nível tático. Dentre os cargos inerentes a essa posição podemos citar os chefes de equipe e supervisores.

No nível operacional, ou força de frente de trabalho da organização, os administradores executam os projetos, sendo que aqui as decisões operacionais estão ligadas ao controle e às atividades operacionais da empresa, eminentemente técnicas. O tempo do planejamento neste contexto é o de curto prazo. 

Com relação à organização pública, um exemplo é a operacionalização dos projetos elaborados pela Secretaria de Saúde, com as visitas dos agentes de saúde às residências dos munícipes, a fim de combater doenças ou conscientizar as pessoas para enfrentarem o problema.

Como resultado desta etapa de Planejamento geralmente é obtido o plano de ações e cronogramas das atividades que precisam ser desenvolvidas dentro do período de tempo que já vem sendo planejado. 

Aqui segue uma lista de alguns exemplos de Objetivos Operacionais:

• Implementar um sistema que ajude no processo de separação e rastreamento dos pedidos;
• Implementar um programa que vise a qualidade total dentro da;
• Estabelecer parceria com alguma universidade ou profissional específico, com o objetivo de capacitar os colaboradores e potencializar a performance destes.

Para a execução deste plano de ação, algumas questões que podem ajudar são:

• O que fazer?
• Como fazer?
• Quem vai fazer?
• Qual o prazo necessária?
• Quais as ferramentas e recursos necessários?
• Quanto vai custar?
• Quais as alternativas?

Para que haja êxito em todas as etapas deste processo é essencial que seja realizada uma avaliação de todos os riscos de cada atividade planejada, além  da definição de planos de contingência para caso um desses problemas previstos venham de fato a acontecer
Enquanto empresário, líder, gestor e profissional das mais diferentes áreas, é essencial conhecer os níveis administrativos de uma empresa, pois isso contribui para que as ações organizacionais sejam melhor direcionadas e tragam os resultados esperados por todos. 

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Copyright: winui / Shutterstock

Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.

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