Entenda o que é Gestão de Contratos e como aplicar na sua empresa

A gestão de contratos é uma metodologia que analisa e controla os contratos da sua empresa, evitando imprevistos.

Imagine duas situações:

  • Situação 1: Você recebe a informação de que um fornecedor não vai renovar o contrato com sua empresa. Você talvez tenha dificuldade para lembrar que fornecedor é esse, lembrar o tempo de vigor deste contrato se torna um verdadeiro martírio.
  • Situação 2: Um prestador de serviços não atendeu uma solicitação feita pela sua empresa. Você resolve cobrá-lo e ele alega que a solicitação não faz parte do contrato. Você reafirma que sim e ele insiste em dizer que não. Onde está a verdade? No contrato.

Em ambos os casos, o problema poderia ter sido resolvido com a organização dos contratos da empresa. Podem parecer exemplos bobos, mas muitas empresas se prejudicam em situações assim. Além dos desgastes com longas e tensas conversas, há também prejuízos financeiros que podem resultar em processos judiciais. Por esses e outros motivos, a organização e gestão de contratos é de extrema importância em sua empresa.

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O que é a Contract Lifecycle Management (CLM)

O Contract Lifecycle Management (termo em inglês que significa Gerenciamento do ciclo de vida do contrato) é um método prático e eficiente para organizar os contratos de sua empresa e evitar transtornos como os que foram citados acima. A gestão dos contratos através do CLM é dividida em 8 etapas. São elas:

  • Captura: esta etapa consiste em listar quantos contratos existem na empresa. É aqui que os contratos são colocados em local de destaque, em local visível;
  • Pista: depois de ter uma noção clara do volume de contratos, é hora de buscar as informações importantes presentes nos contratos. É nesta etapa que fica claro quais são os contratos novos e os mais antigos;
  • Autoria: o CLM também mostra que é preciso entender como estes contratos foram redigidos (não assinados) e por quem;
  • Criar: esta etapa é dividida em duas outras etapas. A primeira é a capacitação de colaboradores para a redação destes contratos com base em modelos inteligentes. A segunda etapa garante que esses contratos estejam em concordância com o departamento jurídico da empresa;
  • Aprovar: para o CLM é importante definir também como será o fluxo de trabalho para garantir que os contratos sejam revistos no tempo correto e pela pessoa capacitada para tal tarefa;
  • Negociar: nesta etapa é hora de listar quais as características de cada negócio que devem ser incluídas nos contratos e verificar se elas são contempladas nos contratos vigentes. É a hora em que o contrato será assinado;
  • Sinalizar: com o contrato finalizado e assinado pelas partes envolvidas na negociação, é hora de armazenar as cópias e validar as versões finais assinadas. Este também é o momento para verificar se não houve alterações nas versões assinadas e sinalizar se os papéis estão prontos para serem arquivados;
  • Analisar: o CLM recomenda que empresas com mais de 100 contratos analisem os contratos com maior frequência para evitar riscos e cenários inesperados. Analise as cláusulas contratuais para verificar se aquele contrato tem sido respeitado pelas partes envolvidas.

Para a sua empresa, o CLM é uma forma eficiente de gerenciar contratos? Conte-nos sua experiência no espaço abaixo. Como você faz essa gestão? Se este conteúdo te ajudou de forma positiva, curta e compartilhe em suas redes sociais.

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Imagem: Yellowj / Shutterstock

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