Entenda verdadeiramente o que é a metodologia 5w2h e como aplicar em uma empresa
A sigla 5W2H tem sido bastante utilizada no meio corporativo como um checklist que permite avaliar a viabilidade de uma ideia de produto ou de atividade que se pretende realizar. Quando estiver em dúvidas sobre o potencial de um projeto, você pode se valer dessa ferramenta para uma compreensão mais ampla de suas chances de êxito. Continue lendo para entender o que é 5W2H e como aplicar na realidade da sua empresa.
Afinal, o que significa 5W2H?
Esses quatro caracteres compõem uma sigla de sete diretrizes (em inglês) que são cruciais para a execução assertiva de projetos de naturezas distintas. Em outras palavras, 5W2H nada mais é do que uma lista de 7 questões que precisam ser respondidas com clareza para colocar um projeto em prática. Veja o que significa a sigla!
Os 5 W
- What (O que será feito?)
- Why (Por que será feito?)
- Where (Onde será feito?)
- When (Quando será feito?)
- Who (Por quem será feito?)
Os 2 H
- How (Como será feito?)
- How much (Quanto custará?)
Essa metodologia consiste em desenvolver um planejamento com foco nas respostas para essas sete questões. Ao listar essas respostas, é mais fácil compreender a viabilidade dos projetos, ou seja, se existe chances efetivas de darem certo. Um checklist que permite organizar as ideias e avaliar sua eficácia.
Substitua dúvidas por produtividade
O uso da metodologia 5W2H permite substituir dúvidas por mais produtividade, ou seja, ter maior controle sobre as atividades que precisam ser realizadas para que um projeto se efetive. Com todo o planejamento estruturado, é mais fácil distribuir as atividades dentre os participantes do projeto, bem como mensurar os recursos empregados.
Todos os envolvidos em projetos baseados nessa metodologia têm maior conhecimento do que fazer, como fazer, quando fazer, enfim, o trabalho é executado com mais clareza. No decorrer do processo, há uma sinergia maior entre os participantes, algo que se reflete em resultados mais palpáveis e um posicionamento estratégico diferenciado.
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Como aplicar a metodologia 5W2H?
A aplicação do método 5W2H demanda bastante clareza em relação à atividade a ser analisada, ou seja, você deve conhecer todos os pormenores para responder as 7 questões cruciais contidas na sigla. Para exemplificar, imagine que a empresa X pretende lançar uma nova linha de produtos, sua análise ficaria dessa forma:
Os 5 W
- What (O que?) – Nova linha de produtos.
- Whay (Por que?) – Para diversificar a linha de produtos.
- Where (Onde?) – Na fábrica da matriz.
- When (Quando?) – O início da produção será daqui a seis meses.
- Who (Por quem?) – Equipe de desenvolvimento de produtos.
Os 2 H
- How (Como?) – A partir de respostas de pesquisas dos consumidores atuais.
- How much (Quanto?) – 20% do orçamento (a empresa X fez um estudo de custos para que o produto seja desenvolvido e chegue ao mercado para determinar essa resposta).
Observe que, a partir dessas respostas, é possível analisar o quanto o desenvolvimento de uma nova linha de produtos pode impactar na saúde financeira e estrutural da companhia. O gestor pode usar essas respostas para verificar a viabilidade de seguir com esse plano com os recursos que a organização possui atualmente. Essa análise de viabilidade faz toda a diferença para o bom andamento do projeto.
Caso identifique que a companhia não comporta esse lançamento com as condições atuais, pode estabelecer linhas de ação para torná-la adequada. Estando tudo certo para dar início ao projeto, é possível usar essas respostas para elaborar uma planilha de atividades necessárias para chegar ao resultado esperado. A partir das respostas, já se sabe como o projeto será colocado em prática e quais são as necessidades para que se torne uma realidade.
Atenção às respostas para as 7 questões
Anteriormente você pode ver de forma genérica como aplicar a metodologia 5W2H. Vale ressaltar que é essencial que as respostas sejam coerentes e correspondam à realidade da sua organização. Busque por dados atualizados para determinar respostas como custo e local de execução. A necessidade de verificação das respostas corrobora para fazer análises constantes de viabilidade.
Em muitos casos, não é necessário suspender projetos, apenas adaptá-los ou realocá-los em outros momentos para que sejam mais bem-sucedidos. Aplicar o método não é difícil, apenas demanda ter respostas assertivas em mãos. Com um planejamento bem feito, os processos ficarão mais ágeis e a equipe mais integrada.
Quando aplicar a metodologia 5W2H?
A ferramenta 5W2H pode ser aplicada em contextos corporativos e pessoais, afinal, trata-se de uma metodologia de análise e estruturação. Tudo o que demanda um planejamento pode ficar mais simples com as respostas para essas questões.
Imagine, por exemplo, que você quer organizar uma festa de aniversário para um dos seus filhos. Usando as 7 questões essenciais, conseguirá delinear o escopo do evento sem dificuldade.
Inclusive, é válido usar ferramentas do âmbito corporativo em seu dia a dia para torná-las mais presentes e facilmente assimiladas. O uso da lógica de gestão em sua vida cotidiana torna mais simples pensar sob esse viés no trabalho.
O método 5W2H pode ser bastante útil em situações diversas que demandam avaliação de viabilidade e organização, como o lançamento de novos produtos, início de novas atividades, abertura de unidades franqueadas, entre outros.
É possível impulsionar a lucratividade de uma companhia através do uso da ferramenta 5W2H no planejamento estratégico, potencializar a capacidade de manutenção do maquinário, definir um processo de seleção de pessoal mais assertivo, aumentar e diversificar a cartela de clientes, entre outros. Esse mecanismo de validação por respostas e posterior organização de atividades torna essa metodologia amplamente aplicável em vários contextos distintos.
5W2H: alternativa para empresas de todos os portes
É muito comum ouvir gestores de empresas de pequeno porte se questionando sobre a aplicabilidade de determinadas ferramentas corporativas em seu negócio. O método 5W2H não faz distinção de tamanho do empreendimento, podendo ser aplicado com sucesso em companhias de todos os portes. Por ser aplicado com base em perguntas e respostas, basta responder de acordo a estrutura da sua organização.
Com essas dicas você já pode começar a aplicar o método 5W2H em sua companhia!
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Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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