Confira para que serve o Gráfico de Gantt.
A gestão de projetos pode ser muito mais simples quando se conta com uma ferramenta como o gráfico de Gantt. O diferencial está no seu layout que torna mais fácil visualizar as atividades que precisam ser realizadas. Inclusive, é reconhecida como uma ótima ferramenta para aplicar no chão de fábrica.
No artigo a seguir explicaremos com mais detalhes o que é o gráfico de Gantt, também chamado de diagrama de Gantt. Conheça melhor esse recurso e como ele pode te ajudar a gerenciar suas atividades de forma otimizada.
Afinal, o que é gráfico de Gantt?
Resumidamente, o gráfico de Gantt consiste em uma ferramenta de gestão de projetos que auxilia no planejamento e programação de tarefas. Pode ser usado independentemente da complexidade que os projetos possuem.
Como o próprio nome sugere, o gráfico de Gantt converte o cronograma e as tarefas de gestão em um gráfico de barras horizontais. Assim, mostra datas de começo e término assim como as pendências, agendamentos e prazos.
Os participantes do projeto podem conferir quanto da tarefa foi concluída a cada estágio e quem é o responsável por cada etapa. Trata-se de um sistema muito eficiente para utilizar em ordens de produção, quando uma tarefa só pode ser iniciada quando a anterior é concluída.
Para que serve o Gráfico de Gantt?
Esse diagrama permite manter as tarefas sob controle, particularmente em projetos que envolvem muitas pessoas e até mesmo equipes de setores distintos. Confira a seguir para que serve essa ferramenta.
1. Divisão de tarefas
Essa ferramenta tem como principal benefício a possibilidade de segmentar as atividades. Dessa forma, é possível desmembrar um projeto complexo em diferentes tarefas isoladas. A partir dessa sistematização, dá para visualizar melhor o fluxo de produção e controle de entregas.
2. Apresentar a relação entre as atividades
Projetos longos podem criar um fluxo de tarefas que impede as pessoas de compreenderem o todo. Essa perda de direcionamento pode prejudicar o projeto, uma vez que os atrasos podem se transformar em uma verdadeira bola de neve.
O layout visual do gráfico de Gantt impede que isso aconteça porque gera um entendimento melhor a respeito da relação entre as atividades. Permite que todo mundo entenda o que precisa fazer para que o colega possa fazer a sua parte também.
3. Definição de prazos de entrega
A gestão dos projetos se torna muito mais fácil com uma ferramenta como o diagrama de Gantt. As atividades, os responsáveis e suas entregas são mais facilmente observados no layout visual. A gestão dos prazos fica bem mais simples.
4. Atribuição de responsáveis pelas atividades
Essa ferramenta possibilita que o gestor do projeto desmembre objetivos em tarefas isoladas. Sendo assim, é possível definir responsáveis para cada atividade. Os envolvidos ficam a par de suas responsabilidades, se sentindo mais integrados ao projeto.
5. Acompanhamento do andamento das tarefas
Esse diagrama contribui para uma visualização mais fácil do andamento das entregas. A operação é centralizada, garantindo que cada estágio seja melhor resolvido. Dessa forma, as necessidades de cada etapa são devidamente resolvidas.
Como entender o Gráfico de Gantt?
O gráfico de Gantt permite fazer o mapeamento de todas as tarefas que fazem parte de um projeto. Essa visão panorâmica permite identificar as atividades que podem ser realizadas separadamente.
Também ajuda a entender quais são as tarefas que estão ligadas por uma lógica sequencial. Trata-se de uma visão interessante que pode ser usada como base para distribuir melhor os recursos dependendo da necessidade.
Esse gráfico possibilita que o gestor compreenda a relação existente entre o escopo, o custo e a escala de trabalho. A partir dessa visão mais completa é possível chegar a algumas conclusões como a de adotar custos menores, por exemplo.
Por que o Gráfico de Gantt é importante?
Os gestores que adotam o gráfico de Gantt como ferramenta têm mais visibilidade sobre o todo dos projetos. Com esse panorama se tem a possibilidade de entender melhor os recursos disponíveis no presente e no futuro. A programação se torna mais precisa com o conhecimento do todo.
O planejamento com antecedência é essencial para compreender os custos futuros, assim como para negociar prazos e preços. Trata-se de uma forma de impactar positivamente o caixa da companhia.
Gráfico de Gantt: como fazer?
Embora pareça complexo, o gráfico de Gantt não é tão difícil de fazer. Porém, é necessário conhecer profundamente as especificações do projeto para entender como as tarefas se relacionam. Confira a seguir os passos para fazer esse diagrama.
1. Lista das atividades
O primeiro passo é listar todas as atividades que fazem parte do projeto. É importante buscar desmembrar cada atividade ao máximo. Tenha diante de si um panorama expandido do processo como um todo, com todas as tarefas relevantes e os responsáveis por cada uma delas.
2. Eixo vertical: identifique as relações entre as atividades
Esse gráfico possui duas interpretações: uma pelo eixo vertical e outra pelo horizontal. É necessário definir as relações entre as atividades, separe-as em blocos, dividindo assim em tarefas sequenciais. Assinale as tarefas que só podem ser iniciadas quando outras forem concluídas.
3. Eixo horizontal: defina o prazo e os responsáveis
No eixo horizontal devem ser indicados os prazos (na forma de linha do tempo), assim como os responsáveis por cada entrega.
4. Defina onde o gráfico será mantido
O gráfico de Gantt deve ser mantido em uma localização de fácil acesso por todos os membros da equipe. Os envolvidos devem ter como interagir com esse gráfico. O mais indicado é manter em um local centralizado. Quando a ferramenta é utilizada no chão de fábrica, pode ser mantida perto do setor de planejamento e controle de produção.
Gráfico de Gantt: uma excelente ferramenta!
O gráfico de Gantt é uma ótima ferramenta para a organização e gerenciamento dos seus projetos. Muitas empresas a utilizam para manter o acompanhamento visual do andamento dos projetos. Possibilita a visualização do todo a partir das partes de forma a entender qual é a melhor maneira de organizar as atividades.
O gráfico de Gantt é uma ferramenta muito prática para a gestão de projetos. Vale a pena experimentá-la na sua empresa!
Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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